Nuestra obsesión por las reuniones está perjudicando nuestro trabajo y nuestro bienestar

La sobre indexación del tiempo de colaboración está afectando la productividad y el bienestar de los empleados. Aquí se explica cómo corregir los errores comunes de las reuniones en la era remota.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Recientemente escuché de un colega estresado, cuyo calendario estaba lleno, rebotando de una cita a otra sin apenas descansos para concentrarse en el trabajo.

"No lo entiendo", dijo. "Cuando estaba trabajando en la oficina, no sentía que necesitaba estar en todas las reuniones. Pero ahora, cuando trabajo de forma remota, siento que no puedo faltar a una reunión".

Está lejos de ser el único. La fuerza laboral luchó para adaptarse al trabajo remoto en los últimos dos años. Seguramente, algo necesitaba reemplazar todo el tiempo en persona al que estábamos acostumbrados.

Una encuesta de abril encontró que el 69 % de 1000 trabajadores remotos dijeron que sus reuniones se habían disparado desde la pandemia. Peor aún, la mayoría dijo que estaba perjudicando su desempeño laboral. Las investigaciones que cuantifican el tiempo sugieren que los profesionales pasan un 308,8 % más de tiempo en reuniones individuales.

En pocas palabras, nuestra excesiva dependencia de las reuniones se interpone en el camino. Las cosas nunca volverán a la "normalidad", lo que significa que ya es hora de que los líderes reconozcan que estamos sobrevalorando el tiempo de colaboración a expensas de la productividad y el bienestar de nuestros empleados.

Pero hay una mejor manera. Aquí hay tres errores comunes de reuniones en la era remota y cómo solucionarlos.

Reconocer el costo del cambio de contexto

Nuestras herramientas de productividad pueden ser tanto una maldición como una bendición. A diferencia del correo electrónico y su predecesor, el memorando, Slack y los mensajes de texto conllevan la expectativa de una respuesta inmediata. Esas interrupciones constantes afectan el enfoque; ahora es el momento de reconocer que la mayoría de las reuniones no son diferentes.

Los psicólogos cognitivos han demostrado que se tarda hasta 64 segundos en volver a concentrarse después de responder a un texto. Puedes imaginar las implicaciones de una videollamada innecesaria. Ser interrumpido constantemente tampoco se siente bien. Los estudios muestran que las interrupciones en el lugar de trabajo son una fuente importante de estrés y disminución del bienestar de los empleados.

Este problema tiene un nombre. Cambio de contexto: el salto rápido entre tareas no relacionadas ; y por supuesto tiene un nombre, porque lo hacemos todo el tiempo. El cambio constante de contexto de las reuniones al correo electrónico y la mensajería instantánea nos mantiene trabajando en condiciones subóptimas . Alcanzar ese codiciado estado de flujo se vuelve casi imposible.

Pero los empleadores pueden ayudar a sus trabajadores a evitar este problema. Empiece por fomentar una cultura en el lugar de trabajo en la que los empleados estén facultados para reservar tiempo en sus calendarios. Durante las horas especialmente ocupadas, mi empresa impone un "tiempo de tranquilidad". Por ejemplo, pasaremos dos semanas en las que nadie puede molestar al equipo de desarrollo, lo que significa que no habrá reuniones.

Un enfoque alternativo puede ser establecer horas específicas en las que permita que se reserven reuniones. Al igual que un profesor universitario establece su horario de oficina, todos debemos sentirnos cómodos al establecer los límites del lugar de trabajo que necesitamos.

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Prohibir las invitaciones generales

Todos hemos experimentado una reunión de "esto podría haber sido un correo electrónico". Pero otro problema es darse cuenta de "espera, ¿por qué estoy en esta reunión?"

La investigación ha demostrado que el número de equipo ideal es de cuatro a seis personas. Cualquier cosa mayor a 10 miembros conduce a problemas interpersonales y de rendimiento. Pero las normas del lugar de trabajo que sobrevaloran el tiempo y subestiman la producción han creado el temor de que rechazar una invitación se perciba como una falta de compromiso. Y, a menudo, el miedo a dejar a alguien fuera lleva a listas de invitados demasiado infladas. Es importante que los líderes tengan claro qué reuniones son opcionales y consideren si se puede informar a algunas personas después del hecho.

Curar nuestras invitaciones a reuniones de manera más consciente también puede ser un paso importante en la construcción de lugares de trabajo más inclusivos. Algunas personas que no necesitan estar allí monopolizarán el tiempo, mientras que aquellos de quienes todos deberían escuchar pueden no obtener la plataforma que se merecen. De hecho, la investigación muestra que los hombres hablan más que las mujeres en las reuniones y es más probable que las mujeres sean interrumpidas. Para reducir la probabilidad de que esto suceda, mantenga las reuniones más pequeñas.

Un paso útil para las organizaciones sería rastrear y examinar los datos de sus reuniones. Con solo mirar los números, las empresas pueden saber qué reuniones consumen más tiempo, a quién se invita, a quién se deja fuera y, en última instancia, cuánto cuesta todo el pensamiento grupal.

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Forzar la colaboración en las tareas equivocadas

No digo que todas las reuniones sean malas. Pero en su mayor parte, no los estamos usando donde realmente brillan. Como regla general, debemos reconocer que las reuniones se utilizan mejor para la alineación, no para la estrategia.

Abordar los problemas operativos en una reunión es bastante difícil. Estos problemas requieren un enfoque más gradual: investiga un poco, evalúa alternativas, deja que la información se filtre y solo entonces puedes tomar una decisión realmente informada. Cuando intenta resolver este tipo de problemas con una reunión, es poco probable que obtenga resultados concretos.

Hay un par de cosas que encuentro que pueden ayudar a perfeccionar el enfoque de una reunión. Para empezar, las agendas son tus amigas . Demasiadas reuniones no tienen objetivos. También encuentro que vale la pena pedir a los asistentes que hagan su tarea antes de venir a la reunión. Envíe un informe de antecedentes en lugar de que una persona se queme la hora completando a todos los demás.

Las reuniones pueden ser una herramienta fantástica para la lluvia de ideas creativa o la colaboración eficiente que ofrece diferentes perspectivas. Pero se utilizan mejor para la alineación. Son una parte importante de la construcción de relaciones interpersonales saludables y pueden ayudar a fomentar sentimientos de pertenencia.

En un entorno de trabajo remoto, este tiempo juntos es particularmente importante para construir la conexión que es más difícil de lograr cuando todos trabajan desde un lugar diferente. Pero si está utilizando las reuniones para mirar por encima de los hombros de las personas, tiene un problema. Si los últimos casi dos años nos han enseñado algo, es que la flexibilidad radical puede ser algo maravilloso; de hecho, la productividad de nuestro lugar de trabajo está alcanzando máximos históricos . Sin embargo, ahora la gente se está agotando por las demandas en competencia.

Como líderes, si queremos empresas eficientes, debemos dejar que los empleados hagan su trabajo y utilizar el tiempo de colaboración para su mejor aplicación: recordarnos por qué hacemos lo que hacemos, encontrar conexiones y la gran cantidad de recursos que pueden proporcionar diferentes perspectivas. .

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