Un enfoque de cuatro pasos que hará que su negocio sea rentable

Para que esta estrategia funcione, necesita conocer los números detrás de su negocio.

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Lo que se mide se hace. Sin embargo, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas ignoran las métricas de sus negocios. Intuitivamente saben qué hacer, por lo que pasan por alto la herramienta más crucial para ayudar a tomar las decisiones correctas para mantener el negocio próspero.

Es fácil improvisar. Es fácil tomar decisiones rápidas basadas en su instinto mientras se dice a sí mismo que no puede medir nada que valga la pena en su empresa.

Este es un gran error.

Importancia del seguimiento

He supervisado las operaciones de varias empresas en crecimiento. Uno de los puntos en común de los más exitosos fue que dedicamos tiempo a medir nuestros indicadores clave de rendimiento (KPI).

No dimos por sentado el crecimiento. Necesitábamos asegurarnos de conocer el ritmo al que crecíamos. Necesitábamos hacer un seguimiento de todo para asegurarnos de continuar mejorando nuestra eficiencia y eficacia. Esto nos permitió escalar y nos dio la base para tomar decisiones importantes. Podríamos hacer referencia a los KPI para confirmar nuestros instintos y desafiarnos cuando estaban equivocados. También nos dio la capacidad de mejorar continuamente sin arriesgar lo que ya construimos.

Planificar, hacer, estudiar, actuar

El Dr. W. Edwards Deming fue un famoso estadístico conocido como uno de los grandes líderes en la mejora de la calidad. Creó un enfoque para mejorar los negocios conocido como el Ciclo Deming, y los líderes empresariales lo han utilizado en casi todos los aspectos de los negocios desde que se hizo popular.

El ciclo de Deming se compone de cuatro partes:

  1. La primera parte es planificar. Aquí es donde establecemos resultados de referencia y desarrollamos la estrategia para el cambio propuesto.
  2. El siguiente paso es hacer. Aquí es donde implementamos la estrategia. Cuando hacíamos esto, a menudo segmentábamos parte del proceso para probar nuestras ideas. Podría ser usar un pequeño subconjunto o una prueba A/B de la idea.
  3. Luego estudiamos los resultados. Medimos los resultados de este proceso. Los comparamos con nuestros datos de referencia de los resultados que observamos siguiendo el proceso estándar. ¿Hubo una mejora? ¿Hubo una regresión? Comparar los resultados del proceso anterior con los resultados del nuevo proceso nos dijo si nos hizo mejores.
  4. El último paso es actuar. Esto significa que decidimos si este nuevo proceso es mejor o peor que nuestro antiguo estándar. Si es mejor, se convierte en el nuevo proceso estándar que todos usan. Si es peor, volvemos al proceso anterior que veníamos usando.

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Mejora continua a través del Ciclo Deming

El proceso de cuatro pasos de Deming nos permite mejorar constantemente todos los aspectos del negocio. Podemos aplicar esta metodología una y otra vez. Podemos tomar sugerencias de nuestro equipo y probarlas.

No nos preocupamos de que una idea sea defectuosa. No ignoramos las grandes sugerencias porque tenemos miedo de cambiar. En lugar de confiar en el mantra, "Así es como siempre lo hemos hecho", tomamos retroalimentación y vemos si funciona o no.

Esta es una gran estrategia para seguir mejorando en lugar de estancarnos en nuestros procesos. Pero la clave es que tenemos que tener datos de referencia para saber dónde estamos parados.

El Ciclo Deming de Planificar, Hacer, Estudiar, Actuar, funciona cuando usted se enfoca en las métricas de su negocio. Sin un enfoque centrado en las métricas, probará diferentes ideas sin saber si mejoraron las cosas. Necesitamos saber que si continuamos siguiendo nuestro proceso, obtendremos un cierto rango de resultados. Luego, cuando aplicamos una nueva idea, medimos el resultado para ver si es mejor o peor.

En lugar de la mejora continua, cambiarás por cambiar. Obtendrá resultados aleatorios y oscilará hacia arriba y hacia abajo.

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¿Qué medir primero?

Ahora que puede ver el valor de medir aspectos del negocio, ¿qué debe medir?

Cada negocio es diferente. Cada departamento y tarea requiere un enfoque único. Pero casi todo se puede medir.

Podemos medir aspectos como el volumen de llamadas de ventas, los ingresos, el tiempo de realización de una tarea y el número de entrevistas establecidas. También podemos realizar un seguimiento de la resolución en la primera llamada, el costo por unidad, el rendimiento, la cantidad de errores por lote, la puntuación neta del promotor y los gastos.

Cuando configuro KPI para una empresa, siempre quiero pensar en el valor para la empresa. ¿Qué valora el negocio? ¿Cuál es la propuesta de valor? Esos se convirtieron en el punto de partida.

Si el diferenciador para el negocio fuera la calidad y la eficiencia, mediría la precisión de cada departamento y qué tan rápido completaron una tarea. Si el diferenciador era brindar una alternativa de bajo costo, entonces todo se encaminaba a medir costos para reducir el gasto.

Una vez que establezca algunos aspectos clave que desea medir, decida cómo va a medir esas cosas. A veces esto es fácil. Con la tecnología actual, es una apuesta segura que las herramientas que está utilizando ya tengan paneles integrados. O contienen funciones de generación de informes para brindarle lo que necesita.

La mayoría de los sistemas ERP y CRM le brindan una gran cantidad de opciones de informes listas para usar. Decida qué es importante para su negocio y luego encuentre el informe que le brinda esa información. Luego, rastree esas áreas a lo largo del tiempo.

Cuanto más hagas, más tendencia comenzarás a ver. El análisis de tendencias le brinda una excelente perspectiva de hacia dónde se dirige cada área. ¿El departamento se está volviendo más eficiente o más lento? ¿La calidad está mejorando o empeorando? Estudiar las tendencias te da esa información.

Algunos sistemas comerciales carecen de su capacidad para proporcionar métricas de calidad. A veces el ERP no puede reportar lo que necesitamos. O hay artefactos en los datos.

A menudo, recurro a descargar datos del sistema y hacer mi propio análisis en Excel con tablas dinámicas, BUSCARV y buenas fórmulas antiguas.

En ocasiones, incluso omitía el programa de software por completo y hacía que el personal escribiera a mano sus registros de tiempo. Estos luego se transferirían a Excel en un momento posterior. Esto puede ser ineficiente y engorroso en los entornos tecnológicos actuales, pero la clave es que necesitábamos ver los números para confirmar nuestro desempeño.

La medición conduce a la mejora

Una vez que comienzas a medir algo, esa área comienza a mejorar.

Los números destacan el rendimiento. La gente quiere hacer un buen trabajo, así que cuando les das objetivos claros en torno a métricas importantes, cambian su enfoque y trabajan para alcanzar un nivel superior. Y aquellos que se resisten, si tienen un bajo desempeño, pueden ser asesorados o expulsados de la organización.

Incluso tu enfoque cambiará. Verás los artefactos de tus decisiones en blanco y negro. En lugar de asumir que cada decisión que tomó fue correcta, verá cómo afecta el rendimiento del negocio, para bien o para mal.

Muchos grandes negocios corporativos llevan las métricas y los KPI al extremo y crean una pesadilla burocrática. La mayoría de las pequeñas empresas se basan en estas estructuras y sistemas para mantenerse flexibles. En cualquier caso, el enfoque óptimo es más equilibrado y centrado. Necesitamos usar métricas para ayudar a mejorar el negocio sin dejar que se interpongan en el camino del progreso.

Por lo tanto, si su empresa se basa únicamente en decisiones y observaciones viscerales, comprenda el poder de las métricas. Comprenda que el tiempo dedicado a desarrollar los KPI correctos acelerará el crecimiento de su negocio y le brindará el enfoque sistemático necesario para seguir creciendo y mejorando.

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