3 formas de crear equipos cohesivos remotos e híbridos

Forme y mantenga un equipo cohesionado en un momento en que algunos (o todos) los miembros del equipo trabajan de forma remota.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

La pandemia de Covid-19 alteró el panorama mundial de innumerables formas. Cómo viajamos y conversamos con amigos. Cómo compramos, cenamos y buscamos entretenimiento. Cómo nos cuidamos, tanto física como mentalmente .

Uno de los cambios más significativos se produjo en la forma en que trabajamos. A lo largo de 2020, en el punto álgido de la primera y la segunda ola de la pandemia, casi un tercio de todos los trabajadores se retiraron a las oficinas en casa . El experimento forzado del trabajo remoto reveló una verdad sorprendente (al menos para algunos). Las empresas descubrieron que no solo podían sobrevivir a la transformación en la dinámica del lugar de trabajo, sino que también podían prosperar.

Las empresas de todo el mundo descubrieron que la productividad y la eficiencia no tienen que sufrir con una fuerza laboral remota. En algunos casos, hacer que los empleados trabajen de forma remota puede incluso mejorar estos intangibles y al mismo tiempo ahorrar dinero a la empresa.

A medida que evoluciona esta nueva era de negocios, muchas organizaciones están adoptando un enfoque híbrido para sus operaciones. Ya sea a través de horarios adaptables dentro y fuera de la oficina, una división porcentual de miembros del equipo en el lugar y remotos o empleando una fuerza laboral nacional o global, está claro que las situaciones de empleo flexible llegaron para quedarse. En esencia, una oficina es cualquier lugar donde puede sentarse con su teléfono inteligente y computadora portátil.

Un desafío importante de esta nueva realidad es mantener a los miembros del equipo locales, remotos o híbridos trabajando juntos para lograr los objetivos comunes de una organización. La flexibilidad es cada vez más importante, incluso dentro de la misma zona horaria. Las empresas deben trabajar para adaptarse no solo a las diferencias de tiempo y ubicación, sino también a una gran cantidad de situaciones personales de los empleados que requieren un cambio en las horas de trabajo: padres que se ocupan de las escuelas de los niños, cuidadores que atienden a seres queridos enfermos o ancianos o empleados que asisten a una clase para mejorar. , Sólo para nombrar unos pocos.

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Crear cohesión requiere cambiar de una mentalidad sincrónica, donde toda la comunicación ocurre en tiempo real, a una que combine en buena medida tanto la comunicación sincrónica como la asincrónica . Aquí le mostramos cómo hacer que suceda.

1. Adoptar nuevas estrategias para fomentar el compromiso

Contrariamente a la creencia popular, el trabajo remoto o híbrido no tiene por qué ser perjudicial para el compromiso y la colaboración. Sin embargo, es fundamental mantener conectados a los miembros individuales del equipo, tanto con la empresa como entre ellos. Durante la pandemia, muchas empresas confiaron en herramientas de videoconferencia como Zoom para mantener a los miembros del equipo conectados y comprometidos. Y si bien el uso de tales herramientas ahora es crítico desde el punto de vista operativo, crean su propio conjunto de problemas. La " fatiga del zoom " es real. Quizás incluso más que con las reuniones en persona, tener demasiados chats de video puede agotar la energía y la productividad de los empleados debido a la falta de señales sociales y la impersonalidad de mirar las pantallas todo el día.

Para fomentar el compromiso y evitar el costo de las videoconferencias constantes, las empresas deben buscar cada vez más métodos asincrónicos de comunicación. Las interacciones directas uno a uno ciertamente todavía tienen su lugar, pero comunicarse con empleados remotos con demasiada frecuencia a través de llamadas telefónicas, videoconferencias o correos electrónicos puede ser más perturbador que útil. Además, estos requieren coordinación entre zonas horarias y el conjunto de horas de trabajo de cada empleado remoto. Una solución mucho más efectiva es aprovechar las herramientas y métodos de comunicación que no requieren atención y respuesta inmediatas.

Por ejemplo, las herramientas de captura de video como Loom le permiten enviar grabaciones cortas a los empleados, que pueden ver y responder en un momento posterior. Slack introdujo recientemente una función llamada "Clips", que permite a los usuarios crear y enviar breves clips de audio o video a otros usuarios. Estos clips se transcriben automáticamente y se pueden buscar como cualquier otro chat de Slack.

El nuevo entorno laboral creado por la pandemia requiere nuevas herramientas y métodos de comunicación. El correo electrónico, las llamadas telefónicas y las videoconferencias no desaparecerán, pero tampoco son suficientes para mantener a los empleados remotos e híbridos comprometidos y productivos. Herramientas como Loom y Clips no eliminarán por completo la necesidad de reuniones por videoconferencia o chats uno a uno, pero pueden reducir la cantidad de interrupciones que experimentan los empleados remotos e híbridos.

2. Establecer pautas de comunicación claras

Crear cohesión en remoto e híbrido también requiere estándares de comunicación claramente definidos. Cuando se trabaja en un espacio de oficina físico, es mucho más fácil saber cuándo una persona está ocupada o fuera de la oficina. Una puerta de oficina cerrada le indica que una persona está trabajando en algo importante y no quiere que la molesten.

Los equipos remotos e híbridos no pueden confiar en estas señales visuales, por lo que es esencial definir claramente las pautas y los protocolos de comunicación. Los miembros de equipos remotos e híbridos necesitan formas de saber si un colega tiene su "puerta" virtual cerrada o no está "en el trabajo" en un día en particular. Esto se puede lograr usando cosas como la configuración de "No molestar" en las aplicaciones de chat y bloqueando los tiempos para el trabajo concentrado y los días libres en los calendarios compartidos. Si un mensaje es urgente y requiere una respuesta oportuna, usar una señal dedicada antes del mensaje, como un signo de exclamación, le dice al destinatario que el mensaje es importante. Este tipo de procedimientos deben estandarizarse y codificarse en las pautas de comunicación de toda la empresa.

Las pautas de comunicación y colaboración del proyecto también deben estar claramente definidas. La mayoría de las herramientas de colaboración ahora brindan funciones que admiten mejor la interacción de trabajo asíncrono, y nuestras pautas deberían alentar su uso. Esto incluye cosas como la creación de canales específicos de proyectos en aplicaciones de chat, la creación de recordatorios de tareas y el etiquetado de personas específicas cuando se requiere una acción.

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3. Reducir las reuniones tanto como sea posible

Las reuniones innecesarias son una gran carga para los equipos remotos e híbridos, y obstaculizan en lugar de ayudar al desarrollo de la cohesión. Para fomentar el compromiso asíncrono, las organizaciones deben reducir cuidadosamente la cantidad de reuniones. Si una reunión es principalmente para obtener aportes o aprobación sin mucha discusión, en su lugar, use una plataforma de comentarios para recopilar la mayor cantidad de información posible antes de la reunión. Hacer esto puede reducir la duración de la reunión o incluso eliminar la necesidad por completo.

Tenga en cuenta qué miembros del equipo (locales o remotos) realmente necesitan asistir a su próxima reunión. Para aquellos cuyo aporte no es necesario pero cuyo trabajo puede verse afectado por el resultado de la reunión, tome notas y publíquelas para su lectura en un momento posterior adecuado.

A primera vista, puede parecer que la realidad del trabajo remoto está causando que las organizaciones se dividan más y estén menos unidas. Desde un punto de vista físico, hay algo de verdad en eso. En lugar de una oficina central a la que todos se desplazan, las organizaciones ahora se encuentran conectando equipos que operan desde docenas o más oficinas, o cientos o incluso miles de oficinas en el hogar , repartidas por un estado, país o el planeta.

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Sin embargo, esto no significa que las empresas no puedan seguir creando la cohesión entre equipos remotos e híbridos que es tan fundamental para su éxito. Crear una cultura de inclusión y colaboración que dependa menos de la interacción "en vivo" y adopte la comunicación asincrónica permite que todos los miembros del equipo se mantengan comprometidos y productivos, y también los libera de la fatiga de Zoom .