El secreto oculto para completar su lista de tareas pendientes

Un examen más profundo de su lista de tareas diarias puede convertirlo en un mejor empresario.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Recientemente fui a Amazon y pasé más de dos horas buscando el regalo de cumpleaños perfecto para mí. Sabía el tipo que quería... solo tenía que encontrar el que más me convenía. Estaba a la caza del perfecto... diario. Sí, diario (aunque algunos pueden llamarlo "planificador" o "agenda"). Entonces, busqué, leí reseñas y acerqué páginas de muestra. Cada vez que me encontraba con uno que me gustaba, me desplazaba hacia abajo hasta la lista de productos similares... escaneaba las reseñas y miraba muestras de cómo se veían las páginas interiores.

Puede pensar para sí mismo: "¿Cuál es el problema de encontrar un diario?" Mi respuesta es simple: encontrar el adecuado para incluir listas de tareas diarias, entre otras cosas, puede ayudarlo a mantenerse organizado y enfocado; no solo lo ayudará a convertirse en un mejor empresario, sino que también impulsará una mejor comprensión de sí mismo como un persona.

Dicho esto, absolutamente no tienes que hacerte con algo elegante: un teléfono, almohadillas adhesivas o incluso hojas de papel aleatorias serán suficientes. El punto es tener un lugar centralizado para las tareas diarias, de modo que puedas analizarlas para encontrar algunos secretos ocultos.

Tu lista de tareas diarias

Aprendí muy temprano en la vida que me gustaban las cosas de cierta manera y que también me gustaba ser organizada. Disfruto escribiendo cosas en forma de lista, y disfruto aún más poder marcar cosas de esa lista. Más recientemente, descubrí que había mucho que aprender al revisar periódicamente lo que puse en ellos, incluido lo que está marcado y lo que no. Entre otras cosas, mis listas muestran dónde tiendo a concentrar las energías y los tipos de tareas que me causan más ansiedad, junto con las que me están quitando más tiempo y energía de lo que quizás necesiten.

Relacionado: Encuentre una estrategia de lista de tareas pendientes que funcione para usted

Proceso de análisis

• Reúna listas de los últimos 30 días: puede revisar las listas que abarcan menos tiempo, por supuesto, pero creo que un mes completo brinda la mejor instantánea para el análisis. Tome fotos o capturas de pantalla para imprimir si eso facilita la navegación a través de ellos.

• Revisión: obtenga una idea general del tipo de elementos incluidos. ¿Son típicamente personales, relacionados con el trabajo o una combinación de ambos? ¿Tiene un elemento o tarea que surge regularmente? ¿Este artículo es un remanente de un día anterior o uno recurrente que debe abordarse regularmente?

El objetivo de este paso no es juzgar lo que hay en la lista, sino simplemente señalar tendencias o temas.

• Analice lo que ha completado: ahora que sabe lo que está en su lista, evalúe lo que está y lo que no está marcado. De los elementos que lo son, ¿los clasificaría como personales o relacionados con el trabajo? ¿Estos artículos requieren un poco de tiempo o mucho? Por último, ¿dejas en su mayoría elementos sin marcar o realmente los estás abordando?

• Busque secretos ocultos: siguiendo los pasos anteriores, debería tener una buena idea de lo que ha estado colocando entre las tareas diarias, junto con cuáles se están haciendo y cuáles no. También debe tener una idea de si está adelantando tareas para el comienzo de la semana y si dedica demasiado tiempo a cosas que se pueden delegar o subcontratar a otras personas. Por último, es posible que pueda determinar qué elementos le provocan ansiedad, así como aquellos que tiende a postergar. (Por ejemplo, si tiene una tarea grande que constantemente se traslada al día siguiente, entonces el día siguiente, es una señal de que debe tratar de dividirla en partes más pequeñas).

Relacionado: 5 diarios de establecimiento de objetivos que lo llevarán desde la intención hasta la línea de meta

Usar los secretos de la lista para mejorar como emprendedor

• Haga versiones diarias, semanales y mensuales: en lugar de incluir todos sus elementos de acción en una lista diaria, coloque aquellos que no necesitan abordarse de inmediato en una lista semanal o mensual que revise periódicamente.

• Identifique con una notación especial las tareas que requieran cinco minutos o menos para completarse: pueden ser tareas muy rápidas que se pueden realizar entre reuniones, mientras está en la fila para comprar comida o incluso mientras viaja en el metro. Por lo tanto, siga adelante y use este tiempo perdido para marcar algunos elementos de "pocos minutos".

• Elementos del delegado: comuníquese con los miembros del equipo para obtener ayuda en tareas relacionadas con el trabajo que no requieren su participación personal. Una de las mejores lecciones que puedes aprender como emprendedor es que no puedes hacerlo todo, así que no lo intentes. La subcontratación lo ayudará a mantenerse enfocado y, de lo contrario, liberará espacio mental.

• Divida algunas tareas grandes en pasos más pequeños: por ejemplo, si debe crear una presentación de PowerPoint considerable que vence el viernes, comience a abordarla el lunes. En ese primer día, elija quizás el diseño del diseño, luego, el martes, describa lo que cree que desea cubrir y luego continúe con cada paso adicional durante la semana. Dividir las cosas en partes más pequeñas lo ayudará a evitar sentirse abrumado.

• Quítese un poco la presión: concédase un poco de gracia y no se presione de manera poco realista para marcar todo en una lista de cosas por hacer todos los días. La mayoría de nosotros, si no todos, no tenemos el tiempo o la energía para abordar todo, y eso está bien: el objetivo es mantenerse enfocado y organizado y abrazar el progreso, ¡no la perfección!

Relacionado: 9 maneras en que los empresarios organizan y administran sus calendarios correctamente