Cómo pensar en los sistemas de su empresa

Ser capaz de ver su negocio como un sistema ayuda a crear la estructura necesaria para crecer y tener éxito.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Muchos emprendedores inician un negocio y terminan siendo dueños de un trabajo. La diferencia entre ser dueño de su trabajo y ser dueño de un negocio radica en los diversos sistemas utilizados para operar la empresa. Estos sistemas determinan cómo funciona el negocio y su estructura.

Muchos propietarios de pequeñas empresas están contentos con tener un trabajo. Quieren independencia. Quieren la capacidad de trabajar por sí mismos. Pero otros se esfuerzan por convertir su negocio en una entidad que funcione por sí misma, una que les dé más libertad. Pueden alejarse del negocio durante meses, pero cuando regresan descubren que su negocio continúa funcionando como un reloj.

Ya sea que esté trabajando por su cuenta porque quiere libertad o escalar para vender, la clave del éxito está en los sistemas. Estos sistemas ejecutan el negocio. Determinan los pasos necesarios para crear pedidos, vender productos, entregar mercancías y facturar a los clientes. Si tiene procesos y procedimientos consistentes, sus clientes aprenderán a confiar en usted.

La confianza de los clientes proviene de darles lo que quieren y hacerlo para que puedan contar contigo. Pero no puede hacer eso si no tiene procedimientos establecidos a seguir y se despierta todos los días tratando de improvisar.

Aquí hay 3 formas de pensar en los sistemas de su negocio para ayudar a mejorarlo y crecer.

1. Comienza a ver los patrones.

Los patrones nos alertan sobre los sistemas subyacentes. ¿Cuáles son las fases en cada punto del desarrollo del producto? ¿Qué tienden a escribir los clientes en sus reseñas en línea? ¿Cuál es el tiempo promedio para cada paso en su proceso de facturación?

Los patrones son la primera forma de empezar a pensar en los sistemas de su empresa. Esto te ayudará a ver que el proceso de venta no es tan aleatorio como pensabas. Es probable que siga un patrón similar cada vez.

Esta es la base de muchos programas de capacitación en ventas. Tienen mejores pasos para conseguir que alguien compre su oferta. Saben que pueden enseñarle cómo crear una brecha entre lo que su cliente tiene actualmente y lo que quiere. El proceso de ventas resalta esta brecha con un puente fácil hacia lo que quieren (comprar su producto).

Una vez que comience a ver los patrones, puede comenzar a preguntar cuáles son los pasos para cada función comercial específica en su empresa, como ventas, facturación, servicio al cliente y desarrollo de productos.

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2. Si tuviera que explicar lo que hace en cada etapa, ¿cómo lo describiría?

Si estuviera capacitando a una persona nueva, ¿cómo la guiaría a través de lo que hace, para que pueda replicarlo? Esto le ayudará a ver que los pasos que toma forman un patrón y crean su proceso.

Si no piensas en ello, entonces el proceso se desarrolla orgánicamente. Los procesos orgánicos no son tan eficientes y efectivos como los procedimientos bien pensados. Una buena manera de averiguar si está siguiendo los pasos más ideales es preguntar: "¿Por qué?"

Si te preguntas por qué das cada paso, comienzas a ver si se desarrolló porque lo hiciste de esa manera o si tienes una razón sólida para hacerlo. Si la respuesta es “No lo sé, siempre lo he hecho así”, entonces sea más activo en la creación de los procedimientos. No asuma que la forma en que lo hizo es la mejor; la mayoría de las veces no lo es.

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3. Los procesos y procedimientos en tu negocio son como hábitos en tu vida.

Esta perspectiva del hábito explora los matices de la existencia humana y se da cuenta de que vamos por la vida repitiendo mucho más de nuestra vida cotidiana de lo que nos damos cuenta. Queremos pensar que cada día y cada decisión es única.

Pero los psicólogos ven la forma en que vivimos como mucho más sistemática. Estos hábitos impulsan nuestros pensamientos y nuestros comportamientos. Forman patrones que pueden ser útiles o perjudiciales para nosotros con el tiempo.

Los procesos y procedimientos en un negocio son como los hábitos de un individuo. Tienden a formarse decidiendo una vez. Entonces, cuando nos enfrentamos a una decisión similar, hacemos una elección similar. Cuando hacemos esto repetidamente, empezamos a crear hábitos.

La mayoría de las personas no optimizan sus hábitos. Pero las empresas más exitosas optimizan sus procesos y procedimientos. No dan por sentado su éxito ni asumen que un empleado hará todo bien sin capacitación ni estructura. En cambio, optimizan los procesos y luego ayudan a los empleados a hacer lo que funciona mejor.

Las grandes empresas gastan grandes cantidades de dinero en la mejora de los procesos comerciales. No arriesgan su éxito improvisando. Conocen el valor del proceso.

Incluso si desea permanecer pequeño y ser dueño de su trabajo, es de gran valor seguir un proceso. Proporcionará un valor constante para sus clientes. Los clientes pueden aprender a confiar en usted porque saben lo que obtienen al trabajar con usted.

Con los procesos, sabe qué esperar. Sin procesos, esperas lo mejor.

Encontrar formas de pensar en su negocio de manera sistemática ayudará a crear los pasos correctos que conducirán a mejores procesos. Esto conduce a más éxito. Independientemente de cómo vea su negocio, asegúrese de conocer los sistemas para seguir creciendo y mejorando.

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