Aumente la eficiencia de su sala de correo con esta solución innovadora

Las salas de correo en las instalaciones son lentas, propensas a errores y requieren demasiada mano de obra y bienes raíces valiosos, sin mencionar que simplemente no pueden soportar el 'nuevo mundo laboral' actual.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

La firma de investigación de mercado IDC proyectó que el gasto en tecnologías y servicios que permiten la transformación digital de las empresas alcanzará los 1,97 billones de dólares en 2022. Uno de los mejores lugares para que una organización inicie su transformación digital es la sala de correo , el principal punto de entrada de documentos. Las salas de correo en las instalaciones son lentas, propensas a errores y requieren demasiado trabajo y bienes raíces valiosos, sin mencionar que simplemente no pueden soportar el " nuevo mundo de trabajo " de hoy.

Las salas de correo físicas son dinosaurios de flujo de trabajo ineficientes

Según IDC, las empresas pierden entre un 20 % y un 30 % de ingresos cada año debido a las ineficiencias. Una sala de correo física obsoleta es uno de los silos operativos más ineficientes para las empresas en la actualidad.

¿En cuestión? El número desmesurado de documentos que llegan en papel. Las empresas, grandes y pequeñas, tienen flujos de correo esenciales para el negocio que llegan a través del Servicio Postal de EE. UU. en formato físico que deben capturarse, extraerse los datos y luego casarse con contrapartes electrónicas. Los flujos de trabajo manuales de la sala de correo convierten este proceso en una pesadilla logística, incluso con un personal administrativo dedicado responsable de abrir, copiar, escanear, enviar y/o cargar documentos en varios otros sistemas.

La forma en que una empresa aborda el procesamiento y la gestión de la información de la sala de correo tiene un impacto directo en las operaciones comerciales centrales de cada departamento. Las facturas, los contratos, las órdenes de compra, las comunicaciones con los clientes y los informes de gastos son solo algunos ejemplos de la gran cantidad de documentos comerciales que se reciben cada día.

Relacionado: Cómo usar la automatización (y evitar las trampas) como emprendedor

Las salas de correo físicas crean numerosos problemas.

Procesamiento de correo prolongado e improductivo

El proceso de entrega de correo tradicional comienza cuando un miembro del personal abre la correspondencia, la registra y determina quién la recibe internamente. Luego, a menudo se entrega en mano a la parte correspondiente, quien luego la lee y la archiva o escanea una copia para compartirla por correo electrónico o, lo que es peor, hace varias copias impresas para distribuirlas internamente.

Atascos de información y cuellos de botella en el flujo de trabajo

Las empresas que confían en estos métodos engorrosos pueden verse atrapadas rápidamente en montones de documentos y cuellos de botella en el flujo de trabajo al tratar de procesar toda esta información manualmente.

Riesgos de más errores humanos

El manejo manual del correo crea un entorno propicio para la aparición de errores humanos . Desde errores de enrutamiento interno y entrada de datos inexacta hasta excepciones de escaneo y archivado incorrecto, los errores pueden ser numerosos y, si no se detectan, a menudo pueden tener impactos operativos negativos aguas abajo.

Demasiadas fuentes y formatos para administrar

El intercambio de información actual proviene de más fuentes que nunca (clientes, prospectos, proveedores y colegas) a través de múltiples canales de comunicación y en varios formatos diferentes, cada uno de los cuales requiere su propio proceso de manejo.

Una sala de correo digital puede ayudar a las empresas a superar estos desafíos y comenzar la transición de sus operaciones para incluir flujos de trabajo más centrados en datos que se han convertido en una necesidad en el mundo empresarial digital actual.

Una sala de correo digital combina la captura y gestión de documentos con tecnología de flujo de trabajo automatizado para digitalizar la entrega segura de correo entrante y saliente, lo que genera un impacto positivo en toda la organización. Las organizaciones con poca o ninguna experiencia previa con la automatización de la sala de correo a menudo se muestran reticentes a embarcarse en lo que puede parecer otro proyecto de TI desalentador. Sin embargo, hay una serie de cosas fundamentales que los líderes empresariales deben comprender acerca de la implementación de una sala de correo digital y los beneficios que deben esperar.

Relacionado: Cómo adoptar el enfoque de Marie Kondo para flujos de trabajo y procesos

Disipando los mitos de la sala de correo digital

Si bien el interés en las salas de correo digital sin duda se ha acelerado por el nuevo mundo laboral, existen percepciones erróneas que podrían impedir que las empresas tomen medidas. A continuación se presentan cuatro mitos de la sala de correo digital desacreditados:

  • Las salas de correo digital no están diseñadas para grandes empresas con varias ubicaciones. Muchas empresas ven las salas de correo digital como un acceso virtual o en línea al correo postal, más orientado a las empresas más pequeñas . No se dan cuenta de que se puede usar un servicio de sala de correo digital para administrar el correo entrante y saliente en toda la empresa, en múltiples ubicaciones, ya sea que la información esté en formato físico o electrónico.
  • Grandes volúmenes de correo físico pueden abrumar un servicio digital. Los equipos de administración de las instalaciones a menudo se encuentran entre los últimos en ver la viabilidad y el beneficio de eliminar una sala de correo física que podría manejar miles de piezas de correo en un mes. Actualmente existen soluciones de sala de correo digital en el mercado que están diseñadas específicamente para escalar fácilmente lo suficiente como para manejar grandes volúmenes de diferentes tipos de correo.
  • El software básico de gestión de documentos realiza las mismas funciones. El escaneo de documentos y la captura de direcciones son solo una parte de la experiencia total de la sala de correo digital. Más allá de esto, la pregunta es qué tan rápido, sin problemas y con precisión se puede incorporar esa información en los flujos de trabajo organizacionales e integrarse con otras aplicaciones empresariales.
  • La implementación es larga y compleja. Anteriormente, las empresas tenían que involucrar a múltiples proveedores que ofrecían tecnologías de pieza y pieza para crear capacidades de sala de correo digital completa. Los modernos servicios de sala de correo digital se basan en una plataforma segura en la nube y no requieren gastos de capital, lo que elimina las transacciones más costosas: los documentos que aún están en papel.

Beneficios de los flujos de trabajo de correo automatizados

Las organizaciones pueden obtener una serie de beneficios en toda la empresa al automatizar sus flujos de trabajo de correo.

Mayor productividad

Tener la capacidad de procesar el correo entrante y saliente en cuestión de segundos y luego cargar rápidamente la información en otros sistemas corporativos mejora enormemente la productividad .

Más responsabilidad

La capacidad de adjuntar "un cronómetro" a cada correo que llega ayuda a mejorar la responsabilidad en toda la organización. Además de saber cuándo se recibe, abre y coloca una pieza de correo en la cola de alguien para ser procesada, las organizaciones pueden obtener información sobre cuánto tiempo le tomó a alguien procesar su correo (esta semana, este mes, este año) en comparación con otros. En la oficina.

Visibilidad más profunda

Las soluciones de sala de correo digital tienen la capacidad de proporcionar una visibilidad adicional de lo que sucede con el correo entrante y saliente a través de una serie de paneles e informes personalizables. Las organizaciones pueden obtener información en tiempo real sobre cuántos correos se están procesando, los diferentes tipos de documentos, la cantidad de páginas y dónde puede estar un documento en un flujo de trabajo.

Cumplimiento reforzado

Este tipo de automatización crea una pista de auditoría detallada para cada correo entrante. Todo el correo entrante, ya sea correo electrónico, fax, servicio postal de EE. UU. o correo urgente, llega a una plataforma de captura común. El correo se procesa de la misma manera, en un formato encriptado, cada vez. Los documentos encriptados pasan por el flujo de trabajo y se cargan en los sistemas corporativos, creando un nuevo nivel de seguridad ya que toda la información se procesa, aloja y comparte de manera compatible (por ejemplo, cumpliendo con las certificaciones PCI, certificaciones SOC 2, etc.).

Relacionado: 4 preguntas transformadoras que su empresa debe hacer

Gartner, Inc. espera que las iniciativas tecnológicas en torno a la digitalización sean las estrategias más importantes para el liderazgo ejecutivo, con un gran enfoque en las soluciones que mejoran la infraestructura de una empresa para adaptarse al nuevo mundo laboral y garantizar que la información sea tan móvil como su personal.