5 lecciones de capacitación que las empresas han aprendido de la pandemia

Los procesos, programas y tecnologías de mejora de habilidades han cambiado desde mediados de 2020: algunas lecciones aprendidas y áreas a tener en cuenta.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

¿Recuerdas cuando los empleados solían estar en el mismo edificio y podías capacitar en persona o seguir a alguien uno a uno? Y cuando alguien nuevo se unía a la empresa, se les presentaba a sus colegas, se les mostraba la oficina y se les ponía al día, a menudo por compañeros en cubículos cercanos.

Las cosas son ciertamente diferentes ahora. La pandemia no solo ha acelerado las aplicaciones digitales y el trabajo remoto, sino también la necesidad de estrategias efectivas de capacitación remota. Estos van desde satisfacer las necesidades de las fuerzas de trabajo confinadas en el hogar y geográficamente dispersas, hasta capacitar a los nuevos empleados que nunca han estado en el lugar, hasta la incorporación, la mejora de las habilidades y la actualización de habilidades. Es más, todo esto hay que hacerlo a un ritmo más rápido, presionados como están los empresarios por la Gran Renuncia, los efectos del cansancio de Zoom, etc.

Es mucho para mantenerse al día. Sin embargo, más de dos años después del Covid-19, las empresas han aprendido muchas lecciones importantes y pueden aplicarlas para satisfacer las necesidades de capacitación en evolución.

1. Prepárese para capacitar a una fuerza laboral distribuida

No hay duda de que la flexibilidad del trabajo desde casa llegó para quedarse, a medida que más empresas se mueven para hacer que los sitios remotos sean una opción permanente. Esto también amplía el grupo de talentos disponibles para ellos, ya que los candidatos ya no necesitan residir en un lugar específico.

Por supuesto, los trabajadores remotos y distribuidos no son nada nuevo, en particular para las empresas de tecnología. El mío, CYPHER LEARNING, tiene oficinas en 23 países, pero los empleados siempre han tenido la opción de trabajar en cualquier lugar, incluso fuera de sus hogares, y la productividad sigue siendo alta.

Hoy en día, dado que muchas más empresas emplean a trabajadores que abarcan distintas geografías y zonas horarias, es importante brindar capacitación que se adapte a ellos. Esto presenta una oportunidad para ir más allá de las temidas sesiones en persona de "muerte por PowerPoint" a formatos que realmente se mantendrán.

Para brindar capacitación de manera efectiva a los trabajadores remotos distribuidos, las empresas primero deben hacerse algunas preguntas:

¿Es necesario que la capacitación sea en vivo (lo que implica algunos cambios de horario o sesiones en múltiples ocasiones), o es adecuado para la entrega a pedido?

¿Qué herramientas se necesitan para entregarlo? (Como plataformas de videoconferencia, herramientas de colaboración y sistemas de gestión del aprendizaje).

¿Cómo puede la gerencia impulsar el compromiso con el material y simular una experiencia de aprendizaje en la oficina? (Algunas posibilidades son las salas de reuniones durante las sesiones en vivo y la introducción de la gamificación en los cursos).

¿Cómo se entregará la retroalimentación (por correo electrónico, a través de los gerentes, en video, dentro del sistema de aprendizaje) y cómo se rastreará el desempeño?

Preguntar y responder ayudará a optimizar el entrenamiento y maximizar los resultados.

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2. Agilice los procesos

Una fuerza laboral más dispersa también trae otros cambios a los procesos de capacitación. Por ejemplo, cuando incorpora nuevos empleados, podrían adelantarse seis horas con respecto al horario comercial oficial, por lo que es más difícil programar videollamadas con Recursos Humanos.

La automatización puede ayudar a resolver problemas de programación, reducir el papeleo y brindar una experiencia de capacitación más fluida. Por ejemplo, en mi empresa, el proceso de incorporación está completamente automatizado. Los nuevos miembros del equipo se inscriben automáticamente en la plataforma de capacitación (no es necesario agregarlos manualmente), y los nuevos empleados pueden iniciar sesión de inmediato, ver su ruta de aprendizaje, lo que se requiere de ellos y ponerse al día rápidamente.

La automatización también tiene beneficios fuera de la incorporación. Por ejemplo, la inteligencia artificial ya está comenzando a cambiar muchas áreas de capacitación, analizando rápidamente grandes cantidades de datos para evaluar las brechas de aprendizaje, recomendar los próximos pasos y personalizar los viajes de aprendizaje.

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3. Aproveche el entrenamiento asíncrono

A veces tiene sentido aprender sincrónicamente (todos juntos, en vivo y en tiempo real), pero muchas empresas también han incorporado formatos asincrónicos (disponibles para los estudiantes en cualquier momento), generalmente por razones financieras, ya que es costoso trasladar a las personas.

También está el factor de la conveniencia: durante la pandemia, con más personas haciendo malabarismos con la vida laboral y el hogar, poder aprender a su conveniencia ha sido especialmente beneficioso. A través de la automatización, el aprendizaje adaptativo, las capacidades de seguimiento y más, las plataformas de aprendizaje han evolucionado para mejorar el aprendizaje asíncrono. Y aunque muchas personas ven ese entrenamiento como una experiencia solitaria, no tiene por qué serlo. Los empleados pueden interactuar a través de grupos o foros, trabajar juntos en proyectos de capacitación, emparejarse con mentores y mantenerse al día con las actualizaciones de la empresa.

4. Prepárese para la mejora de las competencias y el desarrollo profesional

A medida que más empresas adaptan el trabajo remoto, personas capacitadas de todo el mundo compiten por los mismos trabajos. Los candidatos de alto rendimiento tienden a estar orientados a objetivos y enfocados en el crecimiento, por lo que para atraer a los mejores empleados posibles, las empresas deben brindar oportunidades de desarrollo profesional y de capacitación.

Con e-learning, las personas pueden establecer sus objetivos profesionales, recibir recomendaciones personalizadas y ver su progreso. Es el momento adecuado para centrarse en el crecimiento profesional, utilizando la formación para impulsar la motivación y la retención de los empleados.

5. Haga que la capacitación esté fácilmente disponible

Imagine este escenario: un empleado remoto está trabajando en una nueva tarea, pero se queda atascado en la mitad. ¿Qué hacer? ¿Pedirle ayuda a un colega? Esa persona podría estar demasiado ocupada para responder de inmediato. ¿Buscalo en Google? Se necesita tiempo para examinar docenas de resultados. Este escenario ocurre con más frecuencia de lo que las empresas quieren admitir.

Los empleados necesitan respuestas rápidas, también conocidas como "aprendizaje justo a tiempo". Aqui hay algunas ideas:

Proporcionar respuestas a preguntas comunes a través de bases de conocimiento en línea y videos instructivos. (Asegúrese de consultar a los empleados y sus gerentes para averiguar cuáles son esas preguntas comunes).

Ofrecer cursos de "microaprendizaje" hechos de fragmentos de contenido digeribles. El mejor formato es un video corto que los alumnos pueden ver durante un descanso de cinco minutos. Centrarse en lo esencial; la información innecesaria no debería hacer el corte.

Anime a los empleados a ser expertos en la materia, compartiendo su experiencia sobre varios temas en videos cortos que son accesibles y organizados centralmente.

El microaprendizaje siempre debe estar disponible para los empleados cuando se encuentran con un obstáculo. Créeme, te lo agradecerán.

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Aplicando lecciones aprendidas

La pandemia ha obligado a las empresas a ver la capacitación y otros procesos esenciales a través de una lente diferente, incluso cuando también impulsan/responden a la rápida innovación digital y se vuelven creativos para cumplir con las circunstancias cambiantes de los empleados y clientes. Y las expectativas de los empleados también han cambiado. Un lado positivo es que durante este tiempo algunos procesos han cambiado para mejor.

Hay ventajas importantes para las empresas que aplican las lecciones anteriores: menores costos de capacitación, procesos simplificados y mayor compromiso y retención, por nombrar algunos. A medida que más de ellos piensen fuera de la caja con respecto a cómo, cuándo y por qué los empleados aprenden, brindarán experiencias de capacitación que seguramente lo harán.