4 consejos simples para una comunicación virtual A+

Si tiene un negocio virtual, debe considerar estos sencillos consejos y trucos para ayudar y mejorar la comunicación virtual.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Dirigir un negocio virtual viene con muchos beneficios y ventajas. Esto incluye gastos generales más bajos, acceso a un grupo de talentos más amplio y una mayor sensación de flexibilidad y equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Pero también tiene sus desafíos. Si no tienes cuidado, la comunicación puede ser uno de ellos.

4 formas de mejorar la comunicación virtual

Si no se aborda, tratar de cultivar una comunicación sana y sin fricciones entre un equipo virtual puede resultar muy difícil. Sin embargo, si está dispuesto a ser proactivo y planificar con anticipación, puede hacer de esto una fortaleza de su equipo remoto. Aquí hay varias de mis mejores sugerencias:

1. Elige tus canales

El mayor error que veo que cometen los propietarios de negocios remotos es permitir que los empleados usen todos los canales disponibles para ellos. En la superficie, esto puede parecer totalmente correcto. (Después de todo, cuantos más canales permita que usen las personas, más disponibles estarán). Pero esto es solo una ilusión. En realidad, crea confusión y abruma.

Es mejor tener algunos canales específicos y filtrar todo a través de ellos. Esto hace que sea menos probable que las personas se pierdan las notificaciones o no lleguen a la persona adecuada de manera oportuna.

Tendrá que elegir qué canales son los mejores para usted, pero podría valer la pena repensar el correo electrónico. Aunque el correo electrónico es un canal muy eficaz para el marketing saliente y la generación de clientes potenciales, no es tan práctico para la comunicación interna. Las bandejas de entrada de correo electrónico son trampas mortales de distracción y no son ideales para discusiones de ida y vuelta en tiempo real entre compañeros de trabajo. Es mejor usar el teléfono, SMS, una herramienta de gestión de proyectos o una aplicación de chat como Slack.

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2. Establecer expectativas

Una vez que haya seleccionado los canales correctos, debe establecer expectativas en consecuencia. No desea sobrecargar a su equipo con un montón de reglas innecesarias, pero debe haber alguna estructura para garantizar una claridad óptima. Como mínimo, implemente algunas reglas básicas y expectativas en torno a:

  • Qué canales deben usarse cuando (es decir, hacer una pregunta rápida frente a enviar un proyecto para su aprobación)

  • Tiempo de respuesta esperado cuando un miembro del equipo le envía una pregunta o solicitud.

  • Días y horas en que se espera que los empleados estén "disponibles" para ser contactados.

Cuanto más claras sean sus expectativas, menos confusión y fricciones existirán. Esto conduce a procesos fluidos, menos demoras y mayor precisión en los entregables del proyecto.

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3. Definir un lenguaje común

Cuando las personas están cara a cara, pueden usar muchos factores diferentes para interpretar el significado. No son solo las palabras que se pronuncian: es la inflexión, el ritmo, el tono de voz, el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Con la comunicación virtual, solo tienes las palabras escritas. Esto puede llevar fácilmente a malinterpretar lo que se dice.

Una forma de resolver los problemas de comunicación virtual es definir un lenguaje común para su equipo. Esto significa establecer un conjunto estándar de términos que utilice su equipo. Y si se van a usar siglas y otras abreviaturas, todos deben tener una definición clara de lo que significan estos términos.

Si está utilizando un canal como Slack para comunicarse, incluso puede anclar un hilo a un canal específico para que las personas puedan hacer referencia fácilmente a diferentes términos, acrónimos y palabras cuando no entiendan algo.

4. Sea fácil en las reuniones

Las reuniones son a menudo una gran pérdida de recursos. Si desea fomentar la productividad y reducir la frustración entre su equipo, le recomiendo reducir la cantidad de reuniones que realiza. Y cuando tenga uno, hágalo rápido y al grano.

Muchas empresas encuentran éxito al cambiar de reuniones estándar a algo llamado reuniones " de pie". Estas son reuniones rápidas de Zoom de 15 o 20 minutos en las que solo invita a las personas que son absolutamente necesarias. No hay charla trivial y la reunión comienza puntualmente a la hora de inicio. Cada individuo revisa un resumen de (1) tareas completadas desde la última reunión, (2) tareas en las que está trabajando actualmente y (3) cualquier obstáculo que les impida completar estas tareas.

Al final de una reunión de pie, cualquier persona que necesite conversar más sobre un tema específico puede conectarse individualmente. Esto evita una situación en la que dos personas dedican un tiempo valioso a discutir una idea que no es relevante para nadie más en la reunión. El objetivo es la eficiencia total.

Además, es útil usar video en las reuniones siempre que sea posible. Si bien algunas personas ven esto como una molestia, es mucho más fácil desarrollar la camaradería y la confianza cuando pueden verse las caras.

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Conviértete en un mejor líder

Parte de ser un líder empresarial eficaz es adaptarse al cambio. Y en el clima actual, eso significa aprender a cambiar a un modelo de negocio virtual. Cuando se trata de comunicación virtual, debe repensar algunas de sus metodologías tradicionales y adoptar una estrategia única que tenga en cuenta las fortalezas y debilidades de los canales digitales como el correo electrónico, Slack y SMS. Si está dispuesto a adoptar este nuevo "orden mundial", su equipo estará bien posicionado para el futuro.