Evolución del lugar de trabajo para una demografía cambiante

Cambiar las prioridades de los trabajadores acelera la adopción por parte de las empresas de tecnología fácil de usar para el lugar de trabajo híbrido.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Impacto de los cambios demográficos

Se proyecta que la cantidad de estadounidenses de 65 años o más casi se duplique de 52 millones en 2018 a 95 millones para 2060. La participación del grupo de 65 años o más en la población total aumentará del 16 % al 23 %. Esta tendencia demográfica afectará a la generación más joven que tendrá que cuidar de sus padres ancianos. Esto necesariamente obligará a la población trabajadora a buscar arreglos de trabajo más flexibles. Existía la expectativa de que, si bien este cambio era inevitable, todavía había tiempo para prepararse. Desafortunadamente, la pandemia única en un siglo aceleró este cambio.

Cambios inducidos por la pandemia

En lugar de tardar 15 años, la pandemia obligó a las empresas a trasladar toda su plantilla a un modelo remoto en 15 meses. A medida que la pandemia retrocede lentamente, las empresas están experimentando con varios modelos de trabajo para ver qué funciona mejor para ellos y sus empleados. Habiendo experimentado la flexibilidad de trabajar desde casa, los empleados son reacios a regresar a la oficina. Sin embargo, muchos empleadores creen que la eficiencia y la colaboración se pueden lograr mejor cuando todos están en la oficina. Los empleadores deben tener una visión a largo plazo para equilibrar las necesidades de sus empleados y sus propias necesidades comerciales.

La gran resignación

Según la Oficina de Estadísticas Laborales, más de 4,5 millones de estadounidenses dejaron sus trabajos en noviembre de 2021. Esto se ha denominado la Gran Renuncia. Muchos empleados renunciaron por temor a contraer el virus. Pero muchos más se fueron porque tenían que cuidar a los niños ya que las escuelas y las guarderías aún estaban cerradas. Algunos necesitaban cuidar de parientes mayores que necesitaban ayuda para lidiar con la pandemia. Los empleadores están lidiando con el problema pagando más salarios, obligando a los empleados a trabajar horas extras y, en algunos casos, utilizando una costosa automatización. Pero esta no es una solución sostenible a largo plazo.

Evolución del lugar de trabajo.

Si bien es doloroso, este cambio que se desarrolla rápidamente brinda a los empleadores la oportunidad de comprender y adaptarse a la evolución del lugar de trabajo. Ya no es aceptable forzar las formas existentes de trabajar en la nueva normalidad. Los empleadores deben tener empatía por sus empleados y adoptar un enfoque personalizado para las necesidades de cada empleado. Las empresas deberán considerar modelos de trabajo creativos y flexibles en los que cada empleado tenga un lugar de trabajo o un horario de trabajo diferente. Tendrán que apoyarse en la tecnología para mantener a todos en sintonía.

Enfoque de trabajo híbrido

El enfoque de trabajo híbrido está ganando terreno rápidamente como un compromiso entre los empleados que trabajan desde casa a tiempo completo y los que trabajan desde la oficina. Los empleadores están proporcionando a los empleados horarios flexibles en los que los empleados van a la oficina algunos días de la semana y trabajan desde casa el resto. Este horario de trabajo permite reuniones de equipo en la oficina al menos una o dos veces por semana para que todos estén en sintonía. También brinda libertad para trabajar desde casa parte del tiempo, que es lo que los empleados ahora esperan.

Este enfoque da como resultado un ahorro de costos, ya que las empresas necesitan gastar menos en espacio de oficina y otros gastos de oficina. Sin embargo, sin la tecnología adecuada, el enfoque híbrido puede convertirse rápidamente en caos, plazos incumplidos, trabajo duplicado y empleados y empleadores insatisfechos.

Tecnología para hacer que el enfoque híbrido funcione

Cuando el equipo está disperso geográficamente y, a veces, incluso en diferentes zonas horarias, las comunicaciones se convierten en un gran problema. Los empleados deben estar en contacto con sus gerentes y otros miembros del equipo con regularidad, y esto no se puede lograr sin utilizar la tecnología adecuada.

Algunas de las tecnologías que se volvieron imprescindibles para trabajar durante la pandemia mientras se mantenía la distancia social incluyeron conferencias de audio y video, uso compartido de pantalla, chat en línea, documentos en la nube y el correo electrónico de confianza. Herramientas como Zoom, Skype, Slack y Dropbox se hicieron muy populares.

Desde entonces, muchas otras herramientas han llegado al mercado para facilitar el trabajo remoto. Si bien de alguna manera han facilitado la comunicación, también han creado silos de comunicación. Estos silos aumentan el estrés de los empleados, ya que tienen que conectar toda la información de varias fuentes en su cabeza para mantenerse al tanto de su trabajo.

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Problemas con los silos de comunicación

Imagina que un vendedor recibe un correo electrónico de un cliente solicitando una propuesta. El vendedor llama a su jefe para discutir la oportunidad. Luego conversa con su equipo técnico para elaborar un plan de implementación. Crea una propuesta y la almacena como un documento en la nube. Luego comparte el documento con su jefe para su revisión y aprobación. Ambos discuten la propuesta a través de llamadas telefónicas y comparten la pantalla antes de finalizarla. Luego le envía un correo electrónico a su cliente con la propuesta final y hace una tarea en su calendario para hacer un seguimiento después de un par de días.

Puede ver que en este flujo de trabajo, que es muy común, usó varias aplicaciones. Usó correos electrónicos, llamadas, chats, documentos en la nube, pantalla compartida y calendario para hacer su trabajo. Cada aplicación creaba un silo de información, aunque todas las acciones estaban relacionadas con la elaboración y difusión de la propuesta solicitada por el cliente. Ahora tiene que recordar en su cabeza quién dijo qué, cuándo y por qué, y consultar aplicaciones separadas cada vez para unir la historia. Muy estresante.

Comunicaciones Unificadas

Para aliviar los problemas que surgen de los silos de comunicación, es importante invertir en una herramienta de comunicación unificada. Esta herramienta combina todos los diferentes modos de comunicación en una sola aplicación. No hay necesidad de perder el tiempo cambiando entre diferentes aplicaciones o pestañas del navegador. No hay curva de aprendizaje para acostumbrarse a interfaces de usuario dispares. No hay necesidad de incurrir en altos costos por licenciar múltiples aplicaciones. Lo que es más importante, una vez que todas las comunicaciones están en un solo lugar, es fácil ver el contexto detrás de cada acción. En lugar de intentar recrear el hilo de información en la memoria conectando todos los puntos.

Elemento humano

La evolución del lugar de trabajo no se trata solo de tecnología. No es encontrar la manera de recrear la oficina en el espacio virtual. Se trata de tener empatía por las personas y encontrar formas de hacerles sentir que siempre son parte del equipo sin importar dónde se encuentren.

Los empleados remotos experimentan aislamiento, soledad y se sienten excluidos de las conversaciones informales. Las conversaciones que ocurren espontáneamente en el pasillo de la oficina deben compartirse con los empleados remotos para evitar dejar a las personas fuera de las comunicaciones importantes.

Los empleadores deben adoptar un enfoque basado en el ser humano para administrar a los empleados a fin de retenerlos en este mercado competitivo.

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Pensando por adelantado

Si bien la pandemia está retrocediendo lentamente y pronto será cosa del pasado, el impacto en la fuerza laboral debido a los cambios demográficos es a largo plazo. Los empleados necesitarán cada vez más arreglos de trabajo flexibles, tanto en términos de tiempo como de lugar de trabajo para lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal. Un lugar de trabajo verdaderamente evolutivo está guiado por una combinación de tecnología fácil de usar, flexibilidad y un interés genuino en el bienestar de las personas en la organización.

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