Cómo hacer que las reuniones sean menos tediosas y más atractivas

Los profesionales pasan una cantidad excesiva de tiempo en las reuniones, y con el trabajo remoto convirtiéndose en una parte necesaria del lugar de trabajo, estamos pasando más tiempo que nunca en ellas. Aquí le mostramos cómo aprovechar al máximo sus reuniones y decidir cuáles necesita en primer lugar.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

¿Cuántas personas realmente esperan otra invitación a una reunión en su bandeja de entrada? Reducen su tiempo para trabajar en entregas y aumentan la probabilidad de que tenga que extender su jornada laboral hasta la noche. Sin embargo , las reuniones aumentaron un 13% y los gerentes están especialmente empantanados por ellas. Un estudio de Harvard Business Review de 2020 encontró que los gerentes de las grandes empresas pasan 22 minutos más por día en reuniones hoy que en 2019.

Nos guste o no, las reuniones relacionadas con el trabajo, incluidas las reuniones de todos, departamentos, proyectos, equipos y uno a uno, son vitales para la comunicación y la formación de equipos.

¿El problema? No siempre son eficientes, estructurados, adecuadamente interactivos o inclusivos. Con el tiempo, las reuniones se vuelven más tediosas hasta el punto de que los asistentes simplemente se desconectan. Esto sucede en las reuniones en persona, pero es aún más fácil para los asistentes virtuales cuando están fuera de cámara. Y, si bien reunirse en persona puede ser más atractivo en algunos aspectos, los entornos de trabajo híbridos actuales significan que al menos algunos asistentes no estarán en la misma sala. De cualquier manera, el desafío permanece.

Veamos por qué sucede esto y qué podemos hacer para revertir esta tendencia.

Las reuniones virtuales disminuyen las conexiones humanas

Ya realizamos la mayor parte de nuestro trabajo frente a la computadora, pero los humanos están naturalmente conectados para las interacciones en persona. Con el auge del trabajo remoto y las reuniones virtuales, estas interacciones están disminuyendo. Mientras que las reuniones en persona le brindan la oportunidad de alejarse de su escritorio y descansar la vista, las reuniones virtuales solo prolongan el tiempo que pasa mirando la pantalla.

Las reuniones virtuales también disminuyen nuestra capacidad de captar señales no verbales como el contacto visual y la postura. Y es imposible entablar una pequeña charla o tener interacciones sociales rápidas con sus colegas. Estas cosas aparentemente menores pueden afectar significativamente qué tan bien entiendes a tus colegas y tu capacidad para construir camaradería con ellos.

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Las reuniones suelen ser obligatorias y no estructuradas

La falta de interacción cara a cara no es el único problema. ¿Cuántas reuniones semanales o diarias tenemos, independientemente de si alguien tiene alguna actualización para compartir? Eso no quiere decir que las reuniones permanentes sean algo malo. Por ejemplo, los procesos ágiles se basan en breves reuniones diarias, donde los colaboradores comparten actualizaciones de estado e información crítica que los miembros del equipo necesitan saber. Pero muchas reuniones permanentes se programan “porque sí” y los organizadores esperan que los invitados asistan sin importar si son necesarios.

No invitar a las personas adecuadas también es un problema. Digamos que está planeando implementar una nueva herramienta para el equipo de ventas. ¿Necesita que todo el departamento esté presente solo para anunciar que se acerca el nuevo sistema? Por otro lado, excluir a los capacitadores de ventas de dicha reunión sería un error, ya que estarán presentando y capacitando al equipo en la nueva herramienta.

Quizás el peor error de una reunión es la falta de estructura. Sin una agenda establecida o un resultado esperado, es fácil para los asistentes "revisar" o concentrarse en las tareas que consideran más apremiantes. En una encuesta reciente, descubrimos que casi el 75 % de las personas que realizan varias tareas a la vez realizan otras tareas relacionadas con el trabajo en lugar de participar en la reunión, lo que es aún más probable cuando las reuniones son virtuales.

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Técnicas para hacer las reuniones menos tediosas y más interactivas

Aquí hay algunos consejos para ayudar a combatir el compromiso deficiente y la falta de productividad causada por reuniones innecesarias y sin foco:

  1. Publique metas y una agenda con anticipación. Una agenda le permite diseñar cómo debe desarrollarse la reunión y qué planea lograr (e incluso preguntarse si la reunión es necesaria en primer lugar). Las agendas también les dan a los asistentes la oportunidad de autoseleccionarse. En el ejemplo anterior, un capacitador de ventas que se transfiere a otro departamento puede optar por no participar en la reunión de antemano. No hay nada peor que aparecer y descubrir que el tema no se aplica a ti.
  2. Seguimiento de los resultados de la reunión. Después de la reunión, envíe a los participantes un correo electrónico de seguimiento que describa lo que se discutió. Si tiene acciones para algún participante, inclúyalas (con fechas de vencimiento) en el resumen. Por ejemplo, si los formadores de ventas necesitan programar sesiones de formación de formadores antes de la implementación de la nueva herramienta, infórmeles cuándo espera que completen esta tarea.
  3. Anime a compartir notas entre los participantes. Si bien es imposible capturar cada detalle de una reunión tomando notas, el acto mismo puede hacer que un asistente se pierda puntos esenciales. Sin embargo, si los participantes comparten sus notas, todos se irán con una comprensión más completa de lo que se cubrió. Considere usar herramientas colaborativas como Microsoft Teams y Google Docs para centralizar notas para el consumo de todos.
  4. Involucre a los asistentes con encuestas, trivias y cuestionarios. A veces, las reuniones largas con muchos participantes son inevitables. Una forma de romper la monotonía es con encuestas, trivias o cuestionarios, una táctica que se usa a menudo durante los seminarios web. El patrocinador puede insertar periódicamente una encuesta o un cuestionario para evaluar el compromiso y la comprensión del tema actual y luego narrar los resultados. Un poco de competencia amistosa puede ser el truco para romper la monotonía. Puede aplicar la misma táctica para mejorar la participación en sus reuniones.
  5. Graba y comparte libremente. Una ventaja de las reuniones virtuales es que puede grabar la reunión y compartirla con asistentes y no asistentes por igual. Compartir la grabación y la transcripción hace que la información sea accesible para aquellos que tuvieron conflictos de programación o simplemente no fueron requeridos en persona. Además, los que no asisten pueden hojear rápidamente la transcripción o reproducir la grabación (a mayor velocidad si así lo desean) para una absorción eficiente de la información fuera de línea de la manera que prefieran.

El hilo común a través de estos consejos es la intencionalidad. En un mundo cada vez más virtual, es esencial considerar cómo emplea su propio tiempo y el de sus colegas. Sea intencional sobre lo que cubrirá en las reuniones y por qué, a quién debe invitar y qué espera de ellos durante y después de la reunión. Ser intencional genera impulso y compromiso. Cuantas más reuniones productivas y eficientes organice, más asistentes se mantendrán comprometidos y brindarán contribuciones significativas.

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