Los informes de gastos están muertos

Los informes de gastos son innecesarios, costosos y requieren mucho tiempo. Esto es lo que las pequeñas empresas pueden hacer en su lugar.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Los informes de gastos existen desde 1775 (si haces los cálculos, son 246 años) y, sinceramente, no ha cambiado mucho desde entonces. Por ejemplo, todavía son miserables de hacer, toman cantidades excesivas de tiempo y recursos, y la mayoría de las veces, están llenos de errores y desperdicios. Solo las palabras "Informe de gastos" son suficientes para hacerte temblar.

Hay 31 millones de pequeñas empresas en los Estados Unidos. Eso significa que hay 31 millones de oportunidades para brindar a los propietarios de pequeñas empresas, a sus empleados y a sus tenedores de libros una experiencia mejor y más intuitiva creada específicamente para ellos. Lo cual, por cierto, debería ahorrarles tiempo, dinero y dolores de cabeza.

Cuánto le cuestan a su empresa los informes de gastos

De acuerdo con la Asociación Global de Viajes de Negocios , el informe de gastos promedio para un viaje de negocios tarda 20 minutos para que lo complete un profesional de finanzas, con un costo promedio de $58 por informe. Además de eso, el 19 % de los informes de gastos tienen errores, que tardan un promedio de 18 minutos en corregirse a un costo de $52 por cada informe corregido.

Para una pequeña empresa que procesa solo 1000 informes de gastos al año, el costo real de procesar esos informes (incluida la corrección de errores) termina siendo de $67 880 y unas 390 horas de trabajo. Los costos varían mucho según la empresa y, para muchas, esa cifra supera con creces el medio millón de dólares y las miles de horas de procesamiento manual de informes y corrección de errores.

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Cómo la eliminación de informes de gastos puede afectar el control de gastos

Otro problema importante del fiasco del informe de gastos es que las empresas han comenzado a perder el control de cómo se gastan sus dólares. Cuando los empleados usan sus tarjetas personales para gastos comerciales o usan tarjetas de crédito corporativas sin restricciones, las cosas se pueden poner difíciles.

A los gerentes y tenedores de libros no les gusta confrontar a los empleados sobre reembolsos cuestionables, y los empleados se frustran cuando tienen que afrontar los gastos en nombre de la empresa con sus tarjetas personales. Las pequeñas empresas, en particular, son vulnerables a esto.

Hablamos con la propietaria de un estudio de yoga durante nuestra investigación de mercado que dijo que ha tenido problemas para rastrear constantemente los recibos y averiguar qué gerente del estudio gastó cuánto en qué... durante 25 años. Pensó que debía haber alguna aplicación o solución para esto, pero aún no ha encontrado ninguna.

Alternativas viables a los informes de gastos para empresas sin mucho dinero

Existen varias plataformas de gestión de gastos (incluida la nuestra) que pueden eliminar los informes de gastos de varias maneras:

  • Emisión de tarjetas de empresa con presupuestos preestablecidos y funciones de control de gastos

  • Permitir que los empleados carguen imágenes de recibos en el punto de venta, utilizando una aplicación móvil.

  • Reconciliación de recibos y categorización de transacciones automatizadas

Sin embargo, estas características no han estado al alcance de la mayoría de las pequeñas empresas, lo que les ha dejado seguir confiando en informes de gastos manuales obsoletos que les están costando un ojo de la cara. Esto se debe a que la mayoría de las empresas en la industria de gestión de gastos solo se han centrado en empresas más grandes, empresas y nuevas empresas respaldadas por empresas que cuentan con el apoyo de inversores adinerados.

Las soluciones de mercado actuales excluyen a muchas pequeñas empresas con verificaciones de crédito intensivas, requisitos de gasto mínimo, procesos de incorporación largos y confusos y, a veces, tarifas elevadas. Esto ha dejado a los propietarios de pequeñas empresas y sus tenedores de libros en el uso de métodos manuales de informes de gastos o en encontrar una manera de invertir en tecnología empresarial inflada que es costosa y demasiado complicada.

Esta evidente brecha en el mercado es lo que nos motivó a crear ClearSpend , una plataforma de administración de gastos gratuita, simple pero sólida que pone esas funciones de administración de gastos automatizadas en manos de las pequeñas empresas que las necesitan.

Imaginamos a nuestros clientes como aquellos cuyos escritorios, mesas de conferencias e incluso mesas de comedor están cubiertas de montones de recibos arrugados e informes de gastos exhaustivos. Nuestro sueño es despejar ese espacio y devolver un tiempo precioso, para que las pequeñas empresas puedan concentrarse más en hacer lo que aman hacer.

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Las pequeñas empresas necesitan un campeón de gestión de gastos

Los propietarios de pequeñas empresas y sus tenedores de libros tienen todo el derecho de sentirse frustrados con el estado actual del mercado de software de gestión de gastos . Es por eso que ponemos el enfoque de nuestra empresa en ellos, para ayudar a los propietarios de PYMES (y sus tenedores de libros) finalmente a eliminar esos papeles de sus escritorios y volver a concentrarse en lo que más importa.


Tanto para las empresas grandes como para las pequeñas, los informes de gastos deben seguir el camino de la máquina de fax y la máquina de escribir, algo que la gente recuerda, no a menudo con cariño, como el equipo de oficina obsoleto que son.

Jeff White es el director general de ClearSpend . Tiene más de 20 años de experiencia en la industria de pagos y finanzas integradas. Anteriormente, Jeff se desempeñó como vicepresidente y gerente general de pagos en ProfitSolv, donde fue responsable de supervisar la estrategia de finanzas integradas. Antes de eso, se desempeñó como director de ingresos de Rocket Matter, que fue adquirida por Greater Sum Ventures.