Esta es la estrategia de los CEOs para controlar sus correos y mantener la bandeja vacía Aunque hay varias formas de gestionar correos electrónicos, un proceso constante y bien diseñado es clave para que los líderes sistematicen y respondan eficazmente a sus correos.

Aunque existen muchas metodologías distintas que un líder puede practicar para gestionar sus correos electrónicos de manera eficaz, un proceso constante y bien pensado es la forma más efectiva de sistematizar y responder a los correos electrónicos y constituye un paso importante en la administración para un líder efectivo.

He trabajado con CEOs durante dos décadas, y casi todos ellos reciben una cantidad abrumadora de correos y luchan por gestionarlos de manera eficaz. En una encuesta que realicé entre más de 1,000 directores ejecutivos y propietarios de negocios, el 93% afirmó tener dificultades para manejar sus correos electrónicos. A través de mi experiencia como fundador de CEO Experience y colaborador con CEOs de grandes y pequeñas empresas, he descubierto que una gestión efectiva del correo electrónico puede ser sinónimo de una gestión general eficaz.

En el mundo actual, el correo electrónico es una herramienta fundamental para que los líderes se comuniquen efectivamente. Desafortunadamente, muchos líderes descuidan su correspondencia por correo electrónico o carecen de un método eficiente para gestionar su bandeja de entrada.

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1. Divide tus correos electrónicos por años fiscales de la empresa

En los negocios, los comienzos y finales son esenciales para el éxito. Muchas áreas del negocio están estructuradas por años fiscales. Uno de los mayores errores que cometen los CEOs con respecto a sus correos electrónicos es no dividirlos en años fiscales. Esto hace que los correos se acumulen año tras año. Dividir tus correos electrónicos por cada año fiscal te permite reiniciar tu bandeja de entrada.

Por ejemplo, si tu año fiscal termina en septiembre, deberías archivar los correos del año anterior y crear una nueva carpeta principal para el nuevo año fiscal. Una gestión efectiva del correo electrónico comienza entendiendo los puntos de inicio y finalización de tu información.

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2. Crea carpetas para tus temas principales

Un paso importante en la gestión efectiva de correos es organizarlos en carpetas. Estas permiten al líder categorizar áreas clave de enfoque que pueden tratarse repetidamente. Las carpetas deben crearse para temas clave y personas relevantes de la organización. Mientras más claras sean tus carpetas, más fácil será gestionar tu correo electrónico.

3. Los CEOs necesitan carpetas para estas nueve áreas clave del negocio

Todo negocio, sin importar su tamaño, lidia con temas relacionados con: estrategia y visión, contabilidad y finanzas, ventas y marketing, recursos humanos, operaciones, clientes, liderazgo personal, impacto social y desarrollo de equipos y cultura. Saber dónde archivar cada correo hace que sea más fácil gestionarlos. Muchos correos permanecen en la bandeja de entrada porque no tienen un lugar asignado.

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4. Crea subcarpetas bajo tus carpetas principales

Después de crear las carpetas principales, añade subcarpetas para organizar mejor tus correos electrónicos. Por ejemplo, podrías crear una subcarpeta para cada empleado en la carpeta de recursos humanos. Esto te permitirá guardar información crítica de manera que sea fácil de buscar y encontrar. Las subcarpetas son esenciales para una buena gestión del correo electrónico.

Solo deben guardarse correos útiles para referencia futura o registro. No olvides que la carpeta de enviados también puede ser una fuente de información útil que puede buscarse cuando sea necesario.

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5. Crea plantillas para correos frecuentes

Un liderazgo eficaz implica consistencia. Cuando los líderes realizan tareas repetitivas, el éxito se alcanza al realizarlas bien. La correspondencia por correo electrónico suele ser repetitiva. Usar correos ya redactados como plantillas para otros puede ahorrar horas de trabajo y fomentar una buena administración del tiempo.

6. Usa banderas o un sistema para identificar correos críticos

Una manera de organizar rápidamente los correos en tu bandeja de entrada es marcarlos con banderas para su seguimiento. Puedes usar colores para identificar prioridades o programar recordatorios para trabajar en ciertos correos más tarde.

En mi experiencia, los correos electrónicos se dividen en cuatro categorías:

• No esenciales: eliminarlos.
• Informativos: leer y eliminar.
• De acción diferida: necesitan acción, pero más adelante.
• Urgentes: requieren atención inmediata.

Los correos de acción diferida son los que más se olvidan si no se marcan para darles posterior seguimiento.

7. Esfuérzate en atender cada correo diariamente

Ser proactivo con la gestión del correo reducirá el estrés y hará al líder más productivo. Establece horarios para revisar correos durante el día. Por ejemplo, podrías dedicar 15 minutos a las 9:00, 11:00, 14:00 y 17:00 para revisar y responder. Los hábitos consistentes mejoran la productividad del líder.

Una alta funcionaria gubernamental con quien he trabajado ha manejado eficazmente su bandeja de entrada, manteniéndola en cero durante dos décadas. Ella afirma:
"La gestión efectiva del correo electrónico reduce el estrés, mejora el rendimiento y ayuda al líder a ganar credibilidad en todas las áreas de liderazgo."

La gestión eficaz del correo electrónico puede no ser la única clave del éxito empresarial, pero es una parte esencial en la que muchos líderes ejecutivos invierten su tiempo y esfuerzo.

El correo electrónico es un componente esencial de todo trabajo en el entorno laboral actual. Gestionarlo correctamente y responder con rapidez puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso empresarial. Cuando los líderes ven el correo electrónico como una herramienta, no como una carga, pueden convertirlo en un aspecto técnico clave de su trabajo.