"Esta junta pudo haber sido un correo electrónico": cómo saber si una reunión es realmente necesaria En lugar de hacer que tus empleados les teman a las juntas de trabajo, crea una sesión dinámica para que ellos sientan que su tiempo está siendo valorado al aprender las cinco P's de las reuniones productivas.

Todos hemos estado ahí. Ya sea como asistentes o líderes, todos hemos tenido el pensamiento, "¿podría esto haber sido simplemente un correo electrónico en lugar de desperdiciar nuestro valioso tiempo?" La mayoría de los empleados les temen a las reuniones de trabajo y no es de extrañar; un sorprendente 92% de los empleados creen que las reuniones son improductivas y costosas.

¿Por qué razón podrías querer llevar a cabo una junta de trabajo? Tal vez quieras generar nuevas ideas, resolver problemas, tomar decisiones, planificar cambios en la empresa, presentar a nuevos miembros del equipo o clientes, o capacitar a nuevos empleados. Hay muchas razones válidas para tener reuniones de trabajo. Pero para darle a tus reuniones la mejor oportunidad de ser consideradas productivas y exitosas, comienza por implementar las cinco P´s de las reuniones productivas. Sigue estas sencillas pautas que personalmente utilizo y tendrás reuniones excepcionales.

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Las 5 P's de las reuniones productivas

1. Propósito

Resulta confuso entrar a una reunión sin que se te diga cuál es su propósito. Sé claro en torno a esto para que todos estén en la misma página desde el principio. Indica la cantidad de tiempo asignada para la reunión y lo que se debe decidir al final de ese tiempo. Además, no es necesario esperar hasta que comience la reunión para compartir el propósito. Cuando mis socios o yo dirigimos una junta de trabajo, nos aseguramos de que los participantes sepan de antemano por qué se está llevando a cabo. Para la mayoría de los empleados resulta inquietante tener que asistir a una reunión de la que no saben nada.

2. Participantes

Cuando empecé a dirigir reuniones de equipo, pensaba que era importante que estuvieran todos presentes en lugar de invitar solo a un puñado de personas. Desde entonces, he aprendido que más no siempre es mejor, y cuando las personas sienten que no necesitan estar en la sala de juntas para una reunión determinada, la moral disminuye. Nadie quiere sentir que su tiempo está siendo desperdiciado, especialmente cuando podrían estar trabajando en lugar de tenerse que quedarse al finalizar la jornada para terminar su trabajo. Asegúrate de que las personas a las que invites a tus reuniones puedan tomar decisiones y/o contribuir con información sobre el tema en cuestión.

3. Preparación

Una de las mayores molestias que sienten los empleados sobre las reuniones es la falta de preparación. Para estar lo más preparados posible, envía una agenda por adelantado a todas las partes involucradas. En la agenda, incluye los roles específicos que los empleados tendrán en la reunión, el horario y los objetivos. Además, siéntete libre de asignar tareas a los empleados con anticipación para que puedan prepararse mejor para la reunión.

En mi empresa, tenemos una reunión para mejorar la satisfacción y el ánimo de los empleados, y les pedimos a ellos que pensaran de antemano en formas de mejorar su experiencia laboral. Esto creó una reunión productiva con muchas ideas geniales, en lugar de que los participantes tuvieran que pensar sobre la marcha, tal vez sin poder dar las mejores respuestas. Darles una semana para pensar en cómo les iba en sus días de trabajo y qué se podría cambiar, les permitió suficiente tiempo para brainstorming.

Además, en términos de preparación, asegúrate de que no existan dificultades técnicas el día de la reunión. A nadie le gusta esperar a que comience una junta debido a la falta de preparación de tu tecnología. Asegúrate de que uno o dos días antes tengas el equipo necesario. Ya sea un proyector, una pizarra o altavoces, asegúrate de que todo esté allí y funcionando. Luego, entra en la reunión 20-30 minutos antes y asegúrate de que todo esté conectado correctamente.

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4. Proceso

Como quieres que tu reunión se desarrolle de la manear más fluida posible, es el momento de centrarse en el proceso. El proceso tiene lugar durante la reunión e incluye cosas como asegurarse de que todos sigan la agenda y que las tangentes se mantengan al mínimo. Asegúrate de que cada punto en la agenda tenga un tiempo claro establecido para que no pases demasiado tiempo en una sección y no haya espacio para los demás temas de la agenda. Puedes asignar a alguien específicamente para esta tarea. Además, asegúrate de que alguien de tu equipo tome notas de manera confiable. Una minuta bien documentada puede ser de gran ayuda cuando necesites volver a abordar ciertos temas o recordar las decisiones que se tomaron.

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5. Progreso

Nadie quiere sentir que su tiempo ha sido desperdiciado. Deja que los participantes sepan qué se ha logrado y qué tareas deben realizarse a continuación. Si es necesario tener una reunión de seguimiento, cada participante debe salir de la reunión sabiendo cuáles son sus pasos exactos para la próxima reunión. Asegúrate de compartir la minuta de la reunión al final para que todos puedan estar actualizados y se hagan responsables de las tareas que se les asignaron.

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Proporciona almuerzo gratuito en tus reuniones. Algunos incluso consideran que la sexta P de las reuniones productivas es la pizza. Asegúrate de mantener tus reuniones cortas. Siempre que sea posible, mantenlas de 15 a 20 minutos, ya que esta es la duración óptima de una reunión regular; para reuniones de toma de decisiones, es posible que necesites que sean más largas. Las reuniones por la mañana son las mejores para la toma de decisiones y las reuniones por la tarde son las mejores para la asistencia. Prueba ambas y ve cuáles funcionan mejor para tu equipo.

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Cuando tu reunión debería ser un correo electrónico

• Necesitas actualizar a tu equipo sobre el estado de algún tema.
• Si es un problema sencillo.
• Si no requiere la presencia de todo el equipo y solo de algunas personas.
• Si un gran grupo de personas necesita ser informado de una vez.

Las reuniones improductivas y aburridas llevan a los empleados a soñar despiertos, perder energía y desperdiciar tiempo que podría emplearse en tareas de trabajo relevantes. Todavía hay un lugar para las reuniones en el entorno laboral actual, pero deben realizarse utilizando una estructura y siendo conscientes del tiempo de todos. Considera propósito, participantes, preparación, proceso y progreso para garantizar el éxito de tu próxima reunión de equipo.