Tres consejos para aprovechar al máximo sus reuniones

De lo que muchas personas no se dan cuenta es de que una reunión exitosa requiere una preparación previa, así como un seguimiento atento.

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Para los gerentes de cuentas y de éxito, hay pocos sentimientos mejores que tener un cliente satisfecho en sus manos, y eso tiende a suceder más cuando el cliente siente que su tiempo está bien gastado.

El gerente promedio de mi empresa generalmente se reúne con los clientes durante al menos tres horas durante la semana, lo que equivale a más de un mes completo dedicado a reuniones sin parar cada año. Una preparación adecuada podría hacer que este tiempo sea significativamente mejor, sin embargo, muchos no se toman el tiempo para reflexionar y asegurarse de que el tiempo se emplee bien. Pero, si deja espacio para prepararse y reflexionar, la productividad seguirá.

A veces se piensa en las reuniones como una solución para el trabajo en equipo. ¿La dinámica del equipo se siente mal? Lanza una reunión en el calendario. ¿Necesitas conversar sobre algo más a fondo? ¡Tiempo de reunión! Pero las personas a menudo se presentan a las reuniones sin un contexto importante, como cuál es el propósito o quién dirigirá la reunión. A veces, pueden alejarse más confundidos que cuando llegaron allí. En este caso, una reunión puede tener poco o ningún impacto (o incluso negativo).

Lo que mucha gente no se da cuenta es que una reunión exitosa requiere una preparación previa, así como un seguimiento atento. Este enfoque ayuda a que todos estén en la misma página, lo que mejora la experiencia general de la reunión y, en última instancia, cristaliza el resultado. Aquí hay algunas cosas en las que pensar antes de reservar la próxima reunión.

1. Prepárate diligentemente

La gente suele olvidar que la preparación para una reunión puede ser tan importante como la reunión en sí. Independientemente del tema o de los asistentes, las reuniones deben ser intencionales, y esa intención debe demostrarse mediante la preparación, el establecimiento de objetivos y la alineación.

Desde el principio, todos en la reunión deben estar en sintonía, independientemente de si es la primera reunión o una continuación. Es útil poner los objetivos por escrito lo antes posible, lo que podría tomar la forma de un breve correo electrónico que recuerde a los asistentes el enfoque de la reunión o una agenda más formal enviada con anticipación. Esta es una oportunidad para mostrarle al cliente que la reunión es intencional, los objetivos son claros y la relación será productiva.

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2. Trate las invitaciones del calendario como moneda

Una reunión fallida se basa en el miedo a perder el tiempo. Cuando envía una invitación de calendario, solicita acceso a un recurso compartido increíblemente valioso, el tiempo, y perder ese tiempo puede dañar las relaciones internas con su equipo o externamente con los clientes. En esencia, las reuniones se tratan de utilizar el tiempo asignado para el compromiso mutuo. La clave es lograr que todos se involucren en la conversación y mantener el mismo nivel de participación durante toda la reunión.

Para lograr esto, es fundamental que el objetivo se establezca por adelantado y se comparta de antemano. Después de las presentaciones y ponerse al día, comparta lo que entiende que es el objetivo deseado para la sesión. Si se trata de una sesión de grupo, elija una persona de contacto para que lo haga. Si puede lograr que todos estén de acuerdo con el objetivo desde el principio, el camino está despejado para que todos en la mesa, virtuales o no, participen en la conversación.

Las notas o una agenda también pueden ayudar a guiar la conversación al mismo tiempo que le brindan la oportunidad de tomar nota de los puntos que el cliente considera importantes. Sea claro sobre quién toma notas, ya sea haciéndolo usted mismo o delegando. Durante esas reuniones más largas, tener un registro en papel de las conversaciones anteriores y cualquier elemento de acción hará que sea más fácil verificar y evaluar si el equipo está o no encaminado hacia los objetivos que estableció inicialmente.

También es importante dejar suficiente tiempo para las tangentes. La creación de ventanas para preguntas o la oportunidad de sumergirse en algo por lo que el cliente siente curiosidad aumentará su comprensión de lo que es importante para ellos sin sentir la presión del reloj.

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3. Dedique tiempo para realizar un seguimiento

Mientras terminas, asegúrate de tomar la temperatura del grupo. Verifique y vea si todos sienten que han logrado los objetivos acordados o si han logrado un progreso satisfactorio. Es fácil olvidar u omitir este elemento, pero es importante para los siguientes pasos.

El mayor error después de la reunión es decirte a ti mismo que debes dejar marinar la información y hacer el seguimiento más tarde. Siempre bloqueo el tiempo en mi calendario después de una reunión y dedico esa ventana a escribir un borrador de una nota de seguimiento para asegurarme de que se haga mientras el contenido aún está fresco en mi mente.

Después del seguimiento, la documentación también es clave. Analiza tus notas para extraer métricas importantes o elementos de acción y documentarlos en el sistema compartido de tu equipo para que todos los asistentes tengan acceso a ellos después. No permita que esos puntos de datos clave y tareas inmediatas se pierdan en la confusión.

Las reuniones productivas son solo un buen negocio

La mejor serie de reuniones con clientes en las que he estado involucrado fue un éxito en gran parte porque el cliente y yo hicimos nuestra tarea antes y después. Debido a que ambos dedicamos el tiempo fuera de la reunión, nos permitió concentrarnos en tener una conversación divertida y atractiva que cumplió con las expectativas de ambos lados. Para algunos, esto puede parecer un trabajo más ajetreado a corto plazo, pero en el futuro, usted y su equipo estarán agradecidos de haber dedicado el tiempo por adelantado.

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