5 consideraciones esenciales que debe hacer antes de invertir en nueva tecnología

Al hacer las preguntas correctas antes de actualizar su tecnología, creará un sistema de soporte digital que ayudará a su negocio a salir adelante.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Si está listo para introducir o actualizar algunas herramientas tecnológicas, está en camino de ver grandes beneficios. Pero comprar las tecnologías que necesita puede ser tedioso. Hoy en día, hay más opciones para elegir que nunca. ¿Cómo sabrá qué dispositivos móviles, de escaneo o de impresión son adecuados para las operaciones específicas de su empresa? ¿Y vendrán precargados con el software que necesita para facilitar las tareas o los informes, o tendrá que buscarlos por separado?

Antes de elegir la tecnología que cree que se adaptará bien a su empresa, es fundamental reconocer que una computadora móvil o una impresora son solo una "solución" si no crean más trabajo para su equipo. En muchos casos, los dueños de negocios y los compradores de TI no se toman el tiempo para considerar cómo deben funcionar sus dispositivos antes de comprarlos. A su vez, experimentan desafíos a largo plazo en el futuro que conducen a más ineficiencias, confusión y costos.

Recuerda, estás en una fase de descubrimiento. Estás abriendo una puerta que puede resultar en una gran mejora para tus operaciones. Sin embargo, es fundamental establecer una base que sea lo suficientemente sólida para respaldar su negocio en crecimiento, y su infraestructura tecnológica, a largo plazo.

Antes de comprar cualquier dispositivo, tenga en cuenta estos puntos.

1. Flujos de trabajo existentes

Su flujo de trabajo es el combustible que mantiene todas las piezas móviles de su empresa funcionando como una máquina bien engrasada. Por eso es importante considerar cuánto está dispuesto a adaptar sus flujos de trabajo existentes para encajar en el molde de las nuevas tecnologías. ¿Se tendrán que reconfigurar los flujos de trabajo con la implementación de estos nuevos dispositivos, o se puede integrar el nuevo hardware y software sin muchos cambios? Si se necesitan cambios, ¿tiene el tiempo, la energía, el dinero y los recursos disponibles para adaptarse en consecuencia?

Las herramientas que crean la menor cantidad de alteraciones en su flujo de trabajo existente pueden ser el punto de partida ideal. La implementación de tecnologías que hagan una transición fluida de su personal de dispositivos antiguos (o sin dispositivos) a dispositivos modernos con interfaces familiares y fáciles de usar le ahorrará tiempo a su equipo y muchas molestias.

2. La experiencia del usuario

Si los dispositivos no ayudan a los empleados, sus soluciones de movilidad solo causarán más frustración a largo plazo. Sus empleados quieren sentirse bien respaldados por los dispositivos sin preocuparse por la interferencia con sus tareas diarias. ¿Cómo afectará esta pieza de tecnología la experiencia laboral del empleado mientras la usa? ¿Es práctico para el usuario? ¿Es ponible? ¿Podría interferir con la comodidad de un empleado si, por ejemplo, tiene manos pequeñas? ¿Es económico para usted, personalmente, y su negocio? ¿El sistema es intuitivo o tomará un tiempo capacitar al personal e incorporar al nuevo personal? Estas son las preguntas clave que deberían influir en las decisiones sobre su dispositivo. La comodidad y la practicidad duradera no siempre están en la parte superior de las listas de compras tecnológicas de las personas, pero son tan importantes como tener un escáner de calidad que haga el trabajo.

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3. La flexibilidad y seguridad de los diferentes sistemas operativos (SO)

Busque un sistema operativo creado pensando en un usuario comercial. Necesitará flexibilidad en la forma en que puede administrar sus soluciones móviles y de impresión, y probablemente querrá ayuda para monitorear y enviar actualizaciones de seguridad y mantenimiento.

Como empresa más pequeña, es posible que no vea la necesidad de dispositivos móviles que ejecuten versiones del sistema operativo Android de nivel empresarial o impresoras empresariales con plataformas de sistema operativo especializadas. Sin embargo, usted tiene los mismos requisitos de privacidad y seguridad de datos que cualquier otra empresa, y sus clientes confían en usted para entregarlos a tiempo, al igual que sus competidores más grandes. Por lo tanto, debe nivelar el campo de juego e incluso darse una ventaja cuando se trata de administración y seguridad de dispositivos. Si opta por dispositivos de nivel empresarial, podrá configurar fácilmente sus dispositivos en su propio marco de tiempo, agregar o escalar nuevas aplicaciones e incluso brindar soporte remoto a los empleados que pueden estar haciendo entregas cuando informan problemas con los dispositivos. Tienen muchas herramientas de administración de dispositivos de autoservicio incorporadas, herramientas que también facilitan la aplicación de parches y actualizaciones de seguridad y protegen tanto los dispositivos como los datos. Además, están diseñados para durar años y crecer con su negocio.

No desea tener que obtener nuevos dispositivos cada uno o dos años, ya que se necesitan nuevas aplicaciones o se requiere una actualización del sistema operativo. Incluso si debe gastar un poco más de dinero por adelantado para obtener un dispositivo de nivel empresarial, ahorrará mucho dinero durante cinco años, principalmente porque sus dispositivos durarán ese tiempo, sin importar cuántas veces necesite actualizar el sistema operativo. o software de flujo de trabajo.

4. Conectividad y visibilidad

Considere cómo sus sistemas back-end se sincronizan o se conectan con los dispositivos "de borde" que se usan dentro y fuera de sus cuatro paredes. ¿Pueden los trabajadores en tiendas, almacenes o en el campo establecer conexiones confiables en tiempo real con las personas y los datos que necesitan para completar tareas o ayudar a los clientes? La comunicación siempre debe estar a la vanguardia de las operaciones. Si las señales se cruzan y la información se pierde, no estará satisfecho con su nueva tecnología. Debe asegurarse de que los dispositivos que le da a su equipo les brinden una visibilidad comercial completa y los mantengan sincronizados entre sí, socios y clientes. Busque tecnologías con las siguientes capacidades de conectividad para garantizar comunicaciones efectivas:

  • En interiores: querrás una red Wi-Fi segura. Solo asegúrese de que el rendimiento de Wi-Fi de cada dispositivo se haya optimizado para voz sobre IP (VoIP) y tenga un cliente de VoIP para habilitar pulsar para hablar (PTT) y llamadas de voz sobre Wi-Fi.

  • Exteriores: necesitará dispositivos con conectividad celular 4G/5G que admitan un cliente de voz PTT para exteriores. Además, confirme que el dispositivo tiene las mejores funciones de audio de su clase, como algoritmos de cancelación de ruido, varios micrófonos y un altavoz frontal potente.

¿Está moviendo artículos alrededor de una tienda o espacio de almacén? Varias tecnologías valiosas de seguimiento y rastreo pueden reflejar de manera precisa y automática esos cambios en los sistemas de back-end para que el personal, los socios y los clientes tengan visibilidad del estado actual del inventario o los pedidos. Por ejemplo, los trineos portátiles RFID se pueden conectar a las computadoras móviles para ayudar a los asociados a ubicar o dar cuenta de los artículos rápidamente.

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5. Valor a largo plazo

No podrá aprovechar mucho sus nuevos dispositivos si se rompen la primera vez que se caen, no se pueden usar bajo la lluvia o no serán compatibles con futuras redes inalámbricas. Encuentre soluciones que se construyen con el propósito de su negocio. ¿Los dispositivos que le interesan son adecuados para el entorno en el que se utilizarán? ¿Serán capaces de ejecutar los tipos de aplicaciones que necesita en el futuro? ¿Sincronizar con redes y sistemas de información?

Existen diferentes dispositivos diseñados para necesidades operativas específicas. Si su lugar de trabajo va a generar un gran impacto físico en los dispositivos portátiles, impresoras o escáneres, necesitará una tecnología de diseño resistente que pueda sobrevivir a los peligros diarios que enfrentarán a lo largo de los años. También deberá poder agregar funciones o desbloquear ciertas funciones a medida que evolucionan los flujos de trabajo. Una inversión de calidad está destinada a durar y rendir a la altura de los estándares de su negocio.

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Al hacer las preguntas correctas antes de actualizar su tecnología, usted, sus empleados y sus clientes estarán felices gracias a su liderazgo reflexivo. Por mucho que disfruto ver a las empresas saltar a su primera gran actualización tecnológica con dos pies, nunca es divertido ver todos los desafíos que conlleva moverse demasiado rápido. Es importante hacer una pausa para considerar el verdadero propósito detrás de cada decisión tecnológica. Descubra el papel que debe desempeñar su inversión en movilidad y sepa que, al prestar atención a los detalles, el tiempo y el dinero que gaste hoy se verán recompensados de forma duradera e impactante.