Axen Talks - რა იცვლება კომპანიაში ტასკ მენეჯმენტის დანერგვიდან 30 დღეში?
Opinions expressed by Entrepreneur contributors are their own.
You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.
როდესაც კომპანია იზრდება, კომუნიკაციის ტრადიციული არხები (ელ.ფოსტა, მესენჯერები, ზეპირი დავალებები) არაეფექტური ხდება. ინფორმაცია იკარგება, პასუხისმგებლობები ბუნდოვანია, ხოლო პროექტის სტატუსის გაგებას საათები სჭირდება.
სწორედ ამ დროს დგება დღის წესრიგში აქტუალური ტასკ მენეჯმენტის სისტემის დანერგვა. თუმცა, პროგრამული უზრუნველყოფის შეძენა მხოლოდ პირველი ნაბიჯია. მთავარი ცვლილება, როგორც წესი მენტალური და ოპერაციულია.
ამ სტატიაში განვიხილავთ, რეალურად რა ხდება კომპანიაში სისტემის დანერგვიდან პირველი 30 დღის განმავლობაში: მენეჯმენტის მოლოდინების, გამოწვევებისა და შედეგების ჭრილში.
როდის არის სისტემა საჭირო?
სანამ გადაწყვეტილებას მიიღებთ, უნდა იცოდეთ, რა პრობლემას ჭრით. ტასკ მენეჯმენტის სისტემა აუცილებლობაა, თუ:
- სტატუსის გასაგებად მიკრომენეჯმენტი გჭირდებათ: თქვენ არ იცით, რა ეტაპზეა პროექტი, სანამ უშუალოდ შემსრულებელს არ დაურეკავთ.
- "დამავიწყდა" ან "ვერ ვნახე": დავალებები იკარგება ჩატებში ან მეილებში, რაც ვადების დარღვევას იწვევს.
- რესურსების გადანაწილების პრობლემა: არ გაქვთ ზუსტი სურათი, ვინ არის გადატვირთული და ვის აქვს თავისუფალი დრო.
- ინსტიტუციური მეხსიერების არარსებობა: თანამშრომლის წასვლის შემდეგ, მასთან ერთად მიდის ინფორმაცია მიმდინარე პროცესებზეც.
პლატფორმის შერჩევა და დანერგვის თანმხლები გამოწვევები
სწორი სისტემის (იქნება ეს ClickUp, Monday, Asana თუ Jira) შერჩევა უნდა ეფუძნებოდეს თქვენს ბიზნეს პროცესებს. მარკეტინგულ სააგენტოს სხვა ფუნქციონალი სჭირდება, პროგრამისტების გუნდს, სრულიად სხვა.
მთავარი გამოწვევა ფაქტობრივად ყვლეგნა ერთნაირია: წინააღმდეგობა ცვლილებების მიმართ. მზად იყავით, რომ პირველი რეაქცია გუნდის მხრიდან იქნება უარყოფითი. აუცილებლად მოისმენთ სტანდარტულ ფრაზებს: "კიდევ ერთი ადგილი, სადაც რაღაც უნდა ვწეროთ", "ეს დროს მართმევს". კულტურული ცვლილება ტექნიკურ დანერგვაზე რთულია.
მოლოდინი vs რეალობა
აღმასრულებლებს ხშირად აქვთ მცდარი მოლოდინები, რაც იმედგაცრუებას იწვევს.
- მცდარი მოლოდინია, რომ სისტემა თავად მართავს პროცესებს. რეალობა კი ასეთია: სისტემა არის ინსტრუმენტი; მას სჭირდება დისციპლინირებული თანამშრომლები და გამოყენების მკაფიო წესები
- მცდარი მოლოდინია, რომ დანერგვისთანავე ყველა პრობლემა გაქრება. რეალობა კი ასეთია: პირველი კვირა შესაძლოა უფრო ქაოსური იყოს, რადგან ძველი და ახალი მეთოდები პარალელურად მუშაობს.
- მცდარი მოლოდინია, რომ თანამშრომლები ენთუზიაზმით შეხვდებიან სიახლეს. რეალობა კი ასეთია: საჭიროა მკაცრი პოლიტიკა "თუ არ არის სისტემაში, არ არსებობს".
რა იცვლება პირველ 30 დღეში? ტრანსფორმაციის ქრონოლოგია
თუ პროცესი სწორად წარიმართა, 30 დღის თავზე თქვენ მიიღებთ შემდეგ სურათს:
1. ოპერაციული გამჭვირვალობა (დღე 1-10)
პირველი, რასაც შეამჩნევთ, არის "შიშველი სიმართლე". როდესაც ყველა დავალება ერთ სივრცეში იყრის თავს, გამოჩნდება ის, რაც აქამდე იმალებოდა:
- რამდენი დავალებაა ვადაგადაცილებული
- სად არის შეფერხების ადგილები
- რომელი დეპარტამენტი ვერ აწვდის ინფორმაციას დროულად. ეს შეიძლება არ იყოს სასიამოვნო სანახავი, მაგრამ ეს არის რეალობა
2. კომუნიკაციის არხებში კომუნიკაციის შემცირება(დღე 11-20)
მეილზე და მესენჯერებში კომუნიკაცია იკლებს. აღარ არის საჭირო კითხვები: "გააკეთე?", "ფაილი სად არის?" და ა.შ
- კომენტარები იწერება კონკრეტული ამოცანის ქვეშ.
- ფაილები მიბმულია შესაბამის თასქებზე.
- ისტორია ინახება კონტექსტთან ერთად.
3. პასუხისმგებლობის პერსონალიზაცია (დღე 21-30)
გაქრება კოლექტიური პასუხისმგებლობის (რაც რეალურად უპასუხისმგებლობას ნიშნავს) სინდრომი. სისტემა არ იძლევა საშუალებას, დავალება იყოს "ჰაერში". მას ჰყავს კონკრეტული Assignee (შემსრულებელი) და აქვს Due Date (ვადა).
4. მონაცემებზე დაფუძნებული გადაწყვეტილებები (დღე 30+)
თვის ბოლოს თქვენ უკვე გაქვთ პირველადი მონაცემები რეპორტინგისთვის:
- ვინ ასრულებს გეგმას და ვინ ვერა?
- რა დრო სჭირდება ტიპურ დავალებებს რეალურად?
- რომელი პროექტებია რენტაბელური და რომელი მოითხოვს ზედმეტ რესურსს?
ტასკ მენეჯმენტის სისტემის დანერგვა IT პროექტზე მეტად არის მენეჯმენტის სტილის ცვლილება. პირველი 30 დღე არის გარდამტეხი პერიოდი ქაოსიდან სტრუქტურირებულ მართვაზე გადასასვლელად. სისტემა გაძლევთ კონტროლს, გამჭვირვალობას და რაც მთავარია სიმშვიდეს, რომ არაფერი გამოგრჩებათ.
თუ თქვენს ორგანიზაციაშიც დგას ოპერაციული პროცესების გამართვისა და სწორი სისტემის შერჩევის საკითხი, Axen მზად არის დაგეხმაროთ.
როგორც ClickUp-ისა და Monday.com-ის ოფიციალური პარტნიორი კომპანია, ჩვენ ვუზრუნველყოფთ არა მხოლოდ ლიცენზირებას, არამედ თქვენს ბიზნეს მოდელზე მორგებული არქიტექტურის აწყობას და გუნდის ტრენინგს, რათა დანერგვის პროცესი იყოს უმტკივნეულო, ხოლო შედეგი, მომენტალური.
დაგვიკავშირდით კონსულტაციისთვის.
