SmartCLM — დოკუმენტების მართვის პირველი პლატფორმა საქართველოში, რომელიც ამარტივებს ბიზნეს პროცესებს

თანამედროვე ბიზნეს გარემოში, სადაც შეთანხმებების მიღწევა და დოკუმენტების შექმნა მნიშვნელოვან დროსა და რესურსს მოითხოვს, ხელშეკრულებების მართვის ავტომატიზაცია აღარ არის უბრალოდ მაღალი სტანდარტის დაცვა - ეს აუცილებლობაა. სწორედ ამ გამოწვევას პასუხობს SmartCLM, კონტრაქტების სასიცოცხლო ციკლის მართვის (CLM) პირველი პლატფორმა, რომელიც ბიზნესებს საშუალებას აძლევს სწრაფად, უსაფრთხოდ და ეფექტურად შექმნან და მართონ დოკუმენტები ერთიან სისტემაში.

როგორც ტენდენციები აჩვენებს, მომავალში, დოკუმენტების მართვა უფრო მეტად მოქნილი გახდება მისი ინფორმაციულ ტექნოლოგიებთან ინტეგრაციის გზით. კომპანიები, რომლებიც მალევე ადაპტირდებიან ამ ცვლილებებზე, არა მხოლოდ შეამცირებენ ოპერაციულ რისკს, არამედ შექმნიან ინოვაციურ, სწრაფად რეაგირებად ბიზნეს-სისტემას, რაც მათ კონკურენტულ უპირატესობას განაპირობებს. შესაბამისად, დოკუმენტების მართვა მომავალში აღარ იქნება მხოლოდ ადმინისტრაციული ფუნქცია, ის იქცევა სტრატეგიულ პროცესად, რომელიც კავშირში იქნება კომპანიების ზრდასთან, ეფექტურობასა და სამართლებრივ უსაფრთხოებასთან. ჩვენი ამბიციაა საქართველოს ბაზარზე ვიყოთ პირველი, ვინც ამ სფეროს განავითარებს: ავამაღლებთ კონტრაქტების მართვის სტანდარტებს და შევქმნით ბიზნესებისთვის უსაფრთხო, ეფექტურ და გამჭვირვალე გარემოს.

რა არის SmartCLM და რატომ არის ის მნიშვნელოვანი?

SmartCLM არის ციფრული პლატფორმა, რომელიც შექმნილია დოკუმენტების არასტრუქტურირებული მართვის პროცესების ჩასანაცვლებლად, სტანდარტიზებული და მონაცემებზე დაფუძნებული მიდგომით. ის მოიცავს ხელშეკრულების სასიცოცხლო ციკლის ყველა ეტაპს - შედგენიდან და მოლაპარაკებიდან დაწყებული, მისი მონიტორინგითა და ხელმოწერით დამთავრებული. ეს ორგანიზაციებს ეხმარება ელ. ფოსტებზე, საქაღალდეებსა და ცხრილებში გაფანტული ხელშეკრულებებიდან ცენტრალიზებულ და გამჭვირვალე სისტემაზე გადასავლაში.

ეს ნიშნავს, რომ თითოეული ხელშეკრულების სტატუსი, ცვლილების ისტორია, პასუხისმგებელი პირები და საკვანძო ვადები პლატფორმაზე ნათლად იქნება ასახული. შედეგად, ვიღებთ არამხოლოდ სტატიკურ დოკუმენტებს, არამედ მარტივად მართვად, გამჭვირვალე და სტრატეგიულ ბიზნეს ინსტრუმენტს.

ვისთვის არის SmartCLM?

SmartCLM განკუთვნილია ორგანიზაციების ფართო სპექტრისთვის, როგორებიცაა:

• სტუმარ-მასპინძლობის სექტორი
• განათლების სექტორი (სკოლები, უნივერსიტეტები)
• მომსახურბის სექტორი
• სამშენებლო და დეველოპერული კომპანიები
• ბანკები, სადაზღვევო და სხვა ფინანსური ინსტიტუტები
• HR კომპანიები

პლატფორმა განსაკუთრებით ღირებულია მათთვის, ვინც ბევრ დროს ხარჯავს დიდი რაოდენობის დოკუმენტების მომზადებაში, ვერსიების მართვასა და ვადების კონტროლში. ამ ყველაფერს SmartCLM-ის გამოყენებით ერთ წუთზე ნაკლებ დროში შეძლებთ.

რა არის SmartCLM-ის ძირითადი მახასიათებლები?

• იურიდიულად გამართული დოკუმენტების შექმნა

SmartCLM უზრუნველყოფს ხელშეკრულებების გენერირებას წინასწარ შედგენილი ნიმუშების გამოყენებით. პლატფორმაზე იხილავთ საჭირო დოკუმენტების ფართო ბიბლიოთეკას, თუმცა მომხმარებლებს შესაძლებლობა აქვთ, თავადაც ატვირთონ საკუთარი დოკუმენტის ნიმუშები, რაც უზრუნველყოფს მოქნილობასა და ინდივიდუალურ საჭიროებებზე მორგებული დოკუმენტის შედგენას. ხელოვნური ინტელექტი კი დაგეხმარებათ სამართლებრივად გამართული დოკუმენტების სწრაფად შექმნასა და შეცდომების რისკის შემცირებაში.

• კონტრაქტის სასიცოცხლო ციკლის სრული მართვა

პლატფორმა მოიცავს ხელშეკრულების დადების ყველა ეტაპს: შედგენას, განხილვას, მოლაპარაკებას, დამტკიცებას, ხელმოწერასა და შესრულების მონიტორინგს ერთიან, იურიდიულად კონტროლირებად ციფრულ სივრცეში.

• დოკუმენტების ცენტრალიზებული საცავი

ყველა დოკუმენტი ინახება უსაფრთხო, სტრუქტურირებულ სისტემაში, სრული ვერსიის კონტროლითა და ცვლილებების ისტორიით, რაც უზრუნველყოფს აუდიტისთვის მზადყოფნასა და სამართლებრივ გამჭვირვალობას. შედეგად, კომპანიას აღარ სჭირდება ჰქონდეს ცალკე სერვერი ან სხვა სისტემა, რომელიც საკმაოდ დიდ ხარჯებთან და სხვა სირთულესთან არის დაკავშირებული.

• ელექტრონული ხელმოწერა

პლატფორმა საშუალებას გაძლევთ, ხელშეკრულებებს ხელი მოაწეროთ ელექტრონულად, საქართველოს კანონმდებლობასთან შესაბამისი ავთენტიფიკაციის მექანიზმებით, რაც საგრძნობლად დაგიზოგავთ ხელშეკრულების გაფორმების დროს.

ინდუსტრიის კვლევები აჩვენებს, რომ კომპანიები, რომლებიც ხელოვნურ ინტელექტზე დაფუძნებულ CLM საშულებებს იყენებენ, ხელშესახებ შედეგებს აფიქსირებენ, მათ შორის:

• დოკუმენტების შექმნის დროის 75%-მდე შემცირება
• დაკარგული დოკუმენტების ნულოვანი რაოდენობა
• ელ. ფოსტაზე კომუნიკაციის 10-ჯერ შემცირება

ეფექტურობის გარდა, CLM პლატფორმა აძლიერებს სამართლებრივ შესაბამისობას, ამცირებს ოპერაციულ რისკს და მხარეებს აძლევს კონტრაქტით გათვალისწინებული ვალდებულებების უფრო მკაფიო წარმოდგენას.

• მონაცემთა დაცვა და უსაფრთხოება

პლატფორმის ფუნქციის ძირითადი დანიშნულება არის სტანდარტული დოკუმენტების ან/და ხელშეკრულებების ავტომატური შევსება და გენერირება. აღნიშნული პროცესი მოითხოვს პერსონალურ მონაცემების დამუშავებას საიტის მეშვეობით, რადგან მონაცემთა სუბიექტის მიერ ზუსტი დოკუმენტის შექმნისთვის აუცილებელია საჭირო მონაცემების მიწოდება, რათა შეიქმნას მონაცემთა სუბიექტისთვის სასურველი დოკუმენტი. პლატფორმის მოდელი იყენებს მონაცემთა სუბიექტის მიერ მიწოდებულ მონაცემებს, რომელიც ავტომატურად გადადის წინასწარ დამტკიცებული დოკუმენტის ნიმუშის შესაბამის ადგილებში. დოკუმენტების ავტომატური დრაფტინგის და მართვის შესრულების პროცესში, ჩვენი სისტემა (როგორც მონაცემთა დამმუშავებელი) ამუშავებს იმ ოდენობით პერსონალურ მონაცემებს, რომლებიც კლიენტები/მომხმარებლები აწვდიან პლატფორმას. დოკუმენტების შექმნის პროცესში მუშავდება მხოლოდ ის მონაცემები, რომლებიც საჭიროა სასურველი დოკუმენტის შესაქმნელად. მომხმარებლის/კლიენტის მიერ პლატფორმისთვის მიწოდებული მონაცემები, რომლებიც საჭიროა დოკუმენტების შექმნისთვის და გენერირებისთვის "SmartCLM "- ის პლატფორმის მონაცემთა ბაზაში ინახება ღრუბლოვან სივრცეში დაშიფრული ფორმით, კლიენტთან დადებული აუტოდრაფტის სერვისით სარგებლობის ხელშეკრულების მოქმედების ვადით.