8 trucos de eficiencia para aumentar la productividad y ahorrar tiempo Utiliza estos trucos para optimizar tu flujo de trabajo y maximizar tu productividad.

Como emprendedor que gestiona múltiples negocios, he llegado a comprender el valor del tiempo y la necesidad de trabajar de manera eficiente. A lo largo de los años, he perfeccionado algunas técnicas útiles que me han ayudado a optimizar en gran medida mi flujo de trabajo, minimizar las distracciones y maximizar mi productividad.

Aquí tienes mis ocho trucos favoritos para trabajar de manera eficiente, que estoy seguro de que pueden ayudar a empoderar a cualquier empresario para tomar el control de su tiempo y lograr más con menos. Utilizo estos métodos todos los días mientras gestiono mi marca de productos para gatos, tuft + paw, y nos han funcionado excepcionalmente bien.

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1. Agrupa los correos electrónicos para recuperar el enfoque

Los correos electrónicos pueden convertirse fácilmente en una fuente constante de interrupciones, robando tiempo valioso de trabajo enfocado. Para combatir esto, adopta el hábito de agrupar los correos electrónicos. Utiliza herramientas como la "bandeja de entrada agrupada" para establecer horarios específicos de entrega de correos electrónicos, limitándolos a dos veces al día. Me gusta dedicar tiempo enfocado por la mañana y al final del día para la gestión de correos electrónicos, lo que me libera el resto del día para concentrarme en tareas y proyectos esenciales.

2. Crea filtros de correo electrónico para "darse de baja"

Mantener una bandeja de entrada organizada es muy importante para el pensamiento claro. Configura filtros de correo electrónico que dirijan cualquier correo electrónico que contenga la palabra "darse de baja" a una carpeta separada de "newsletters". Esto despeja tu bandeja de entrada principal y tu espacio mental, lo que te permite priorizar y abordar correos electrónicos críticos de manera más eficiente. Cuando tengas tiempo, puedes revisar tus boletines y elegir lo que deseas leer.

3. Agrupa tareas similares

Cambiar de contexto entre diferentes tipos de tareas puede ser mentalmente agotador e ineficiente. Acepta la agrupación de tareas al reunir tareas similares en tu lista de cosas por hacer o en tu herramienta de gestión de proyectos. Por ejemplo, en Asana, programo todas las tareas de marketing por correo electrónico para los miércoles y todas mis tareas de compra de medios para los lunes. Este enfoque puede ahorrarte una cantidad significativa de capacidad mental y te ayudará a mantener la concentración en actividades específicas a lo largo del día.

4. Silencia las notificaciones de Slack y del teléfono

Las distracciones del teléfono pueden ser las mayores asesinas de la productividad, así que por amor a Dios, desactiva las notificaciones de Slack y del teléfono mientras trabajas; no hay nada como el sonido de un mensaje de Slack para romper tu concentración y tu impulso. Al silenciar estas notificaciones, creas un entorno propicio para el trabajo profundo. Si puedes mantener un estado de trabajo profundo, digamos, un 40% más de tiempo todos los días, puedes ver grandes beneficios para tu negocio conforme avanzan las semanas.

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5. Prioriza la comunicación y evita ser un obstáculo

La comunicación rápida y efectiva resulta vital para el funcionamiento fluido de un negocio. Estructura tu día de manera que no seas un obstáculo para que otros realicen su trabajo. En mi caso, priorizo atender correos electrónicos, chats y mensajes de mi equipo al comienzo de la jornada laboral. Al responder de inmediato a las necesidades de tu equipo, eliminas obstáculos potenciales que podrían obstaculizar su progreso. Una vez que hayas manejado las comunicaciones inmediatas, puedes sumergirte en el trabajo profundo e ininterrumpido.

6. Limita las reuniones y opta por alternativas eficientes

La fatiga de las reuniones es una realidad, así que trata de programar la menor cantidad posible de reuniones. Las reuniones a menudo consumen mucho tiempo y, con la misma frecuencia, dan resultados mínimos. Además, a la mayoría de las personas les desagradan las juntas de trabajo, pero las sugieren porque se sienten obligadas. Si alguien me propone una reunión que parece innecesaria, suelo responder: 'He estado tratando de reducir las reuniones, ¿hay alguna posibilidad de que podamos hacerlo por correo electrónico en su lugar?' Por lo general, la gente está más que dispuesta a aceptar, ya que tampoco querían una reunión. Es un ganar-ganar.

7. Acepta la comunicación asincrónica

El mundo laboral actual está tan interconectado, pero con demasiada frecuencia, estas conexiones terminan siendo distracciones. Para llevar el consejo #6 un paso más allá, te recomiendo implementar una plataforma de comunicación asincrónica siempre que sea apropiado. Herramientas como Loom, donde puedes reproducir mensajes de video a doble velocidad, o discusiones enhebradas en plataformas de gestión de proyectos, son mucho más eficientes que las llamadas en vivo de Zoom o las conversaciones incesantes en Slack. Esto permite a los destinatarios procesar y responder a la información a su conveniencia, fomentando un flujo de trabajo más flexible y productivo.

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8. Reserva Slack solo para asuntos urgentes

Slack puede ser una herramienta fantástica para la comunicación en tiempo real, pero también puede llevar a constantes interrupciones. Utiliza Slack solo para asuntos urgentes y anima a tu equipo a hacer lo mismo. Al establecer esta norma dentro de la cultura de tu empresa, creas un entorno en el que todos pueden concentrarse en sus tareas sin sentirse abrumados por notificaciones constantes. Si cada mensaje es urgente, entonces nada es urgente.

Como emprendedores, el tiempo es uno de nuestros activos más valiosos y debemos tratarlo como tal.

Al implementar prácticas que ahorren tiempo, puedes recuperar el enfoque, minimizar las distracciones y alcanzar niveles más altos de productividad. Recuerda, la eficiencia no se trata solo de hacer más trabajo en menos tiempo, sino de lograr mejores resultados con el tiempo que tienes. Al incorporar estas estrategias en tu rutina diaria, puedes desbloquear tu verdadero potencial como empresario y, por extensión, desbloquear el potencial de tu equipo.