¿Estás batallando para ser productivo? Solo necesitas reducir tus opciones Cómo reducir las opciones de decisión puede llevar a una programación más eficiente y a un mejor rendimiento.

Era hora de planear nuestras vacaciones en familia.

Mi esposa ya había elegido el destino. Habíamos comprado los boletos de avión, y nuestros hijos estaban emocionados. Lo único que quedaba era reservar un hotel y hacer las maletas. Me asignaron la primera tarea, así que reservé una hora al final del día para cumplir con el cometido.

La búsqueda comenzó con una idea bastante sólida de lo que queríamos (vista al mar, camas cómodas, un buen desayuno y no muy caro), pero una vez que comencé a navegar por el sitio de reservas, las opciones parecían multiplicarse exponencialmente. ¿Queríamos algo contemporáneo y moderno o tradicional y acogedor? ¿Queríamos un gimnasio? ¿Restaurantes en el lugar? ¿Un programa diario para los niños? ¿Una alberca?

De pronto, me encontré una hora y media perdido en un agujero negro y sin estar más cerca de hacer una reservación. Cuando finalmente tomé la decisión, era difícil no preguntarme: ¿había una opción mejor que pasé por alto?

Es posible que estés familiarizado con este síndrome, también conocido como "la paradoja de la elección", en el que tener demasiadas opciones paraliza efectivamente la toma de decisiones. Esto puede ocurrir al considerar asuntos grandes y pequeños, desde el tipo correcto de crema de cacahuate hasta cuál diseñador es el más adecuado para gestionar el lanzamiento crítico de un producto.

Esta paradoja no solo detiene el progreso; también tiene un costo emocional. Puede dejarnos estresados en el proceso de hacer cosas que normalmente disfrutaríamos, como reservar un hotel para unas muy necesarias vacaciones o trabajar en un proyecto que realmente nos apasiona. Después, puede hacer que dudemos de una decisión. Ya sabes lo que dicen: el pasto siempre es más verde, y cuando hay 3,000 tonos de verde, el pasto que elegimos puede empezar a verse marrón.

Cuando se trata del trabajo, tener demasiadas opciones puede ser el punto débil de la productividad. El año pasado, cuando empecé a escribir Automate Your Busywork: Do Less, Achieve More, and Save Your Brain for the Big Stuff (Wiley, 2023), me di cuenta de que representaba un proyecto importante adicional en una agenda ya ocupada como CEO de Jotform. Por lo tanto, era imperativo que fuera muy agudo al economizar las decisiones diarias. Con eso en mente, aquí hay algunas estrategias que practiqué para navegar y superar mi paradoja de elección.

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Abrazar lo suficiente

Para algunos, comprar comida es un placer. Para otros, es una tarea temida, especialmente en muchos de los supermercados de hoy en día, donde las opciones parecen ser interminables.

Escribiendo para The Atlantic, Adam Fleming Petty describió un momento en el que no podía elegir, de todas las cosas, qué jugo de naranja llevar.

"Me quedé paralizado en el pasillo de una tienda grande", detalla en un artículo de junio de 2023. "Frente a mí se encontraban muchas marcas diferentes: Minute Maid, Simply, Tropicana, Dole, Florida's Natural, Sunny D, por no mencionar las etiquetas orgánicas de nicho. Y cada marca ofrecía jugos con diversas configuraciones de pulpa, vitaminas y concentrado. La abundancia indujo una especie de parálisis: abrumado por las opciones disponibles, simplemente no pude elegir una".

Es por eso que Petty aboga en última instancia por comprar en tiendas con opciones reducidas o de una sola opción, como Trader Joe's o Aldi, donde la mayoría de las ofertas son marcas propias y las opciones menores. Aunque hay un compromiso en forma de tal vez no obtener exactamente lo que estás buscando, argumenta que vale la pena por el estrés evitado y la capacidad de tomar decisiones hábilmente.

Esta estrategia se alinea con el enfoque de toma de decisiones propuesto por el científico estadounidense y premio, Nobel Herbert Simon, quien usa el término satisficing (un juego de palabras en inglés entre satisfacción y ahorros). Significa esforzarse por obtener resultados adecuados en lugar de perfectos y, al hacerlo, ahorrar costos y esfuerzo, sin mencionar la angustia mental.

Supongamos que estás creando un newsletter y te preocupas por qué plantilla elegir. Si sientes que el perfeccionista interno está surgiendo mientras consideras las opciones, trata de imaginar si la perfección es necesaria (o si siquiera existe) y si "lo suficientemente bueno" funcionará.

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Considera tus favoritos

Hay momentos en los que tiene sentido utilizar la satisfacción como una solución simplificada, pero no siempre es el caso. En Jotform, por ejemplo, la contratación es una de mis principales prioridades, y cuando se trata de eso, la satisfacción no es suficiente. Y no soy el único que lo siente así. En un episodio reciente del podcast SmartLess, Mark Cuban contó que una de sus mayores lecciones aprendidas fue contratar lentamente. Cuban dijo que al principio contrataba rápidamente, pensando que, aunque alguien no fuera el candidato perfecto, de alguna manera lo podría hacer funcionar. Pero eso terminó costándole dinero. La lección, para él y para mí, es que vale la pena el esfuerzo adicional de encontrar a la persona perfecta desde el principio o lo más cercano posible.

En casos en los que "lo suficientemente bueno" no es suficiente, tómate un momento para reflexionar sobre tus favoritos. Escribiendo para Print, Tom Guarriello, psicólogo, consultor y miembro fundador del programa de Maestría en Branding en la Escuela de Artes Visuales, explica que, en el contexto de la toma de decisiones, abrazar las cualidades preferidas conocidas (ya sea en una marca de crema de cacahuate, el método de transporte elegido o la cafetería favorita para una taza de café por la mañana) es una manera de evitar tener que tomar nuevas decisiones todos los días. Guarriello también señala que comprender las reglas que rigen estas elecciones puede ayudar a descubrir cómo funcionan tus procesos de toma de decisiones.

Pero volviendo a la contratación: Siempre es útil, por ejemplo, considerar qué empleados han funcionado mejor en el pasado. ¿Qué factores influyeron en la decisión de contratar a cada uno de ellos? ¿Cuáles fueron, finalmente, los factores más importantes? ¿Cuáles resultaron irrelevantes?

Analizar las reglas que rigen las elecciones pasadas también puede ayudar a superar la parálisis de opciones, no solo para tomar una buena decisión, sino una que realmente esté en sintonía con tu psicología.

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Minimiza el volumen de opciones

Barry Schwartz, autor de The Paradox of Choice: Why More Is Less (Harper Collins, 2009), explica que reducir las opciones a unas pocas puede ayudar a ahorrar tiempo, por supuesto, pero también a apreciar mejor las opciones y, quizás lo más importante, a mejorar la tranquilidad (sin rumiar si elegiste la mejor plantilla para ese newsletter).

Este concepto explica, al menos en parte, el razonamiento detrás de Tesco, la empresa multinacional británica de alimentos y mercancías, que redujo 30,000 de sus 90,000 ofertas de productos en 2016. Uno de los factores motivadores fue ayudar a los clientes a disfrutar más de las compras y hacer que estuvieran más satisfechos con sus elecciones.

A nivel micro, me encuentro siempre en una misión para reducir la cantidad de decisiones laborales tomadas a lo largo del día. Es un proceso que examino a detalle en mi libro mencionado anteriormente, que requiere de identificar y trazar flujos de trabajo, la serie de pasos interconectados que producen un resultado determinado, y luego ceñirse a ellos. De esa manera, cuando es hora de actuar, no estás dando vueltas o preguntándote qué hacer a continuación. El plan se pone en marcha y simplemente ejecutas. Las emociones, las preguntas motivacionales y otras debilidades humanas ya no forman parte de la ecuación.

Mapear tales flujos de trabajo también te permite identificar tareas que se pueden automatizar. Por ejemplo, supongamos que estás estableciendo un proceso de contratación. La selección de candidatos puede ser una tarea tediosa y que consume mucho tiempo, sobre todo cuando la mitad probablemente será inadecuada para un puesto determinado. Puedes considerar, entonces, automatizar esa parte del proceso con una herramienta como Ceridian para clasificar y calificar a los candidatos, calificando previamente a quienes son aptos. Luego, puedes avanzar con las entrevistas y la contratación de manera más ágil y con más energía mental.