Cómo los pagos diarios pueden simplificar su contabilidad y sus impuestos

Aproveche estas medidas de ahorro de impuestos para su pequeña empresa.

Por
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Debido a la pandemia actual, los viajes de negocios han disminuido drásticamente. No más grandes conferencias, ferias comerciales o retiros de empresa. Pero aunque los viajes han disminuido, no se han detenido, y algunas industrias como el transporte y el envío incluso han visto un aumento en la demanda debido al aumento masivo de las compras en línea.

Zoe regresó recientemente de un viaje de negocios y, en un esfuerzo por estar lo más sin contacto posible, se suponía que los proveedores enviaban los recibos por correo electrónico. Los correos electrónicos nunca llegaron y Zoe tuvo problemas para completar sus informes de gastos. Al discutir su complicación con un colega de otra empresa, le sorprendió que utilizara un informe de gastos; se le paga una cantidad diaria y no está obligado a entregar los recibos.

No solo es una pesadilla para el mantenimiento de registros, los informes de gastos de viajes de negocios tampoco incentivan a los empleados a ser frugales con el dinero de la empresa. Además, los informes de gastos pueden distraer a los empleados de su trabajo al tener que concentrarse en documentar cada gasto. Y, si los empleados no proporcionan informes de gastos, son responsables de pagar impuestos sobre el dinero.

Existe un sistema alternativo que puede beneficiar a todos los involucrados cuando se implementa correctamente. Cuando los empleados están de viaje, las empresas tienen la opción de pagarles una dieta diaria o una tarifa diaria. Este enfoque elimina la necesidad tanto de informes de gastos como de supervisión de los gastos de viaje. A continuación, se incluyen algunos consejos y estrategias para ayudar a implementar los pagos de viáticos en su negocio:

Relacionado: Deducciones de impuestos 2018: 42 cancelaciones de impuestos que quizás no conozca

Tarifa máxima por día

La GSA establece las tarifas de viáticos federales. Estas son las tarifas máximas que el IRS le permitirá deducir a su empresa. Si sus viajes de negocios habituales están por encima de esta línea, los viáticos no beneficiarán a su empresa. Una empresa no está obligada a pagar esta tarifa; si su viaje es menos extravagante, su empresa puede establecer tarifas más bajas.

Pagos libres de impuestos

Cuando una empresa le paga a un empleado una tarifa fija por el viaje, el monto total es deducible de impuestos para la empresa y no está sujeto a impuestos para el empleado, suponiendo que no exceda las tarifas de la GSA. Esta es una excelente manera libre de impuestos de compensar a los empleados mientras les brinda una compensación adicional libre de impuestos si son económicos con los gastos de viaje.

Salarios libres de impuestos

Para los empleados que viajan con frecuencia o por períodos prolongados, esta es una excelente manera de obtener ingresos libres de impuestos. Específicamente, las enfermeras que viajan y los conductores de camiones pueden ganar una cantidad significativa en salarios libres de impuestos si se les paga por día junto con su salario regular.

Sin informes de gastos

A diferencia del reembolso de los gastos de viaje, el pago de las tarifas diarias no requiere ningún informe de gastos. Esto simplifica el proceso de contabilidad para todos. La empresa paga una tarifa fija por día y el empleado recibe una cantidad fija que elige cómo gastar. Sin papeleo tedioso para completar y contabilizar.

Relacionado: Una guía para emprendedores para reducir los costos de viaje

Después del viaje reciente, Zoe se acercó a su gerente de contabilidad para obtener una tarifa fija de viáticos en su lugar. Por supuesto, esto se había discutido antes pero nunca se implementó. Zoe pudo llegar a un acuerdo para obtener una tarifa plana. Está bastante contenta, ya que normalmente gasta menos de su presupuesto, y de esta manera puede ganar algo de dinero extra libre de impuestos durante sus viajes de negocios.

La caída actual de los viajes es un buen momento para reevaluar sus políticas de viajes de negocios y decidir cómo implementar los viáticos en su estrategia de reembolso / compensación de viajes. Hay muchos factores a considerar, entre ellos está la reacción de los empleados a los cambios en la política. Los viáticos son una herramienta más que tienen las empresas para optimizar su sistema contable y maximizar las ganancias.

Relacionado: La estructura de compensación de los empleados asegura el crecimiento del negocio, dice este CEO