Cómo un presupuesto de solo efectivo podría ser el gran avance que necesita su pequeña empresa

Si ha intentado presupuestar sin éxito, es hora de probar el enfoque de solo efectivo.

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Las pequeñas empresas no presupuestan, o al menos ese es el consenso general que obtengo de la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas. Fuera de lo vago, "Necesito seis mil para cubrir los costos operativos" o "Seguro que tenemos un presupuesto, está en algún lugar del archivador", no hay mucho presupuesto en el mundo de las pequeñas empresas.

Es probable que no exista un presupuesto efectivo porque el propietario de la empresa carece de supervisión. Establecer un presupuesto y luego ignorarlo puede ser peor que no establecerlo en absoluto. Hacer un presupuesto es tan infructuoso para las pequeñas empresas porque no utilizan la estrategia correcta. Muchas pequeñas empresas se detienen después de establecer un presupuesto y no desarrollan una estrategia completa para implementar y reforzar el presupuesto.

A lo largo de los años, he experimentado con una variedad de sistemas para administrar las finanzas de las pequeñas empresas desde cero. En todas las empresas, el departamento de tesorería se ocupa de la gestión de fondos. Las grandes empresas tienen muchas personas con muchos controles y contrapesos para inhibir la malversación de fondos. Para la mayoría de las pequeñas empresas, todo el departamento de tesorería comienza y termina con el propietario deslizando una tarjeta de débito.

Dependiendo de qué tan definido esté su proceso de tesorería, existen diferentes sistemas a considerar, cada uno con sus pros y sus contras. Entonces, ¿cómo pueden los propietarios de pequeñas empresas presupuestar sin paralizar sus operaciones al tener que esperar días para la aprobación del contador? La mejor estrategia presupuestaria para pequeñas empresas es utilizar un presupuesto solo en efectivo basado en cuentas corrientes.

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Si bien este sistema es fácil de implementar, requiere algo de efectivo para flotar. La implementación requiere la creación de cuentas corrientes para cada uno de sus principales presupuestos. Divide las operaciones en tres a cinco presupuestos distintos con cuentas bancarias independientes. Para ahorrar en la financiación constante de las cuentas, acumula todos sus depósitos en una cuenta y financia sus presupuestos cada dos semanas o preferiblemente una vez al mes.

Los beneficios de un presupuesto solo en efectivo

  • Retroalimentacion instantanea. Si se excede del presupuesto, sobregira su cuenta, por lo que lo sabrá de inmediato. Esto le permite detectar rápidamente cualquier presupuesto fuera de control y lo obliga a tomar medidas en lugar de ignorar el problema. Por el contrario, si se acumula un gran saldo, sabrá que su presupuesto es demasiado generoso.
  • Mayor enfoque. Si bien puede tener un presupuesto de hoja de cálculo con 20 cuentas, es poco probable que tenga 20 cuentas de cheques comerciales; esto lo obliga de manera única a ceñirse a tres o cinco cuentas principales y le brinda un mayor enfoque para mantener sus líneas presupuestarias relevantes para su negocio.
  • Dinero duro . A diferencia de una hoja de cálculo nebulosa con "dinero" que rastrea y concilia periódicamente, un presupuesto basado en efectivo en las cuentas bancarias tiene una sensación claramente de peso. Si el dinero de su cuenta de presupuesto de marketing ya está allí, sabe que puede gastarlo sin preguntarse si está destinado a otros gastos.
  • Acción forzada. Cuando hace un seguimiento de un presupuesto en papel, periódicamente lo reevalúa y decide cómo ajustarlo, pero no hay ninguna acción urgente que tomar si lo pasa. Con un presupuesto de efectivo, si se encuentra transfiriendo dinero entre cuentas con frecuencia por sobrepasar el presupuesto, estará mucho más inclinado a solucionar el problema antes de que se salga de control.

Por supuesto, ningún sistema es perfecto y existen algunos inconvenientes. Afortunadamente, se pueden superar algunas de las limitaciones de este sistema. Dependerá de usted decidir si los beneficios superan los costos.

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Los desafíos de un presupuesto solo en efectivo

  • Ajustes constantes. Si desde el principio no logra que sus números se acerquen lo suficiente a la realidad, puede tener un comienzo difícil con ajustes constantes. Esto es tanto una molestia como un rudo despertar que muestra cuán fuera de lugar podemos estar cuando se trata de lo que pensamos que gastamos en comparación con lo que realmente gastamos.
  • Pérdida de detalle. El uso de cuentas corrientes restringe la cantidad de categorías presupuestarias que, en comparación con un presupuesto en papel, limita la cantidad de detalles disponibles. Esto tendrá que ser una compensación a menos que desee hacer un mini presupuesto para cada una de sus cuentas corrientes.
  • Efectivo pesado. Para configurar este sistema de manera eficiente, necesitará de dos a cuatro semanas de efectivo para financiar sus cuentas. Puede hacerlo con una cantidad menor, pero requerirá un financiamiento más frecuente y disminuye la eficiencia general de esta estrategia.
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Si ha intentado hacer un presupuesto en el pasado sin éxito, le animo a que pruebe este sistema. Con tantos bancos en línea, configurar varias cuentas es rápido y fácil de administrar. Como propietario de una pequeña empresa, siempre debe esforzarse por hacer que su negocio sea más eficiente, y esta es la mejor estrategia de presupuesto para que eso suceda.