3 poderosos consejos de comunicaciones internas para convertirse en un mejor negocio

Cada error en los negocios se debe a una falla en la comunicación. Afortunadamente, las habilidades de comunicación son fáciles de adquirir con alguna intención. Aquí es donde puede comenzar.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Cuando le digo a la gente que trabajo en comunicaciones, a menudo se da por sentado que mi disciplina es una habilidad blanda. No busque más allá de cada trama de películas navideñas de Hallmark para demostrar mi punto. Una cantidad desproporcionada de protagonistas femeninas en estas historias de amor con temática navideña tienen un papel en las comunicaciones: está la periodista que es enviada para cubrir unas vacaciones en un castillo extranjero; el bloguero de citas que se arriesga con el amor; el ejecutivo de marketing de alto poder que se queda varado en una pequeña ciudad de Ohio; la presentadora de televisión que admite que odia la Navidad en directo (¡jadeo!); y las dos emisoras rivales que (alerta de spoiler) se dan cuenta de que son almas gemelas.

Culturalmente, no representamos exactamente un perfil astuto de profesionales de la comunicación.

Pero esta descripción de las comunicaciones como una disciplina es un flaco favor para los líderes empresariales, especialmente cuando se trata de comunicaciones internas. De hecho, todos los errores en los negocios se deben a una falla en la comunicación. Usamos la comunicación para estructurar reuniones productivas, construir la cultura que informa nuestras marcas, reforzar la eficiencia organizacional, fomentar la inclusión y la pertenencia, aumentar el compromiso de los empleados, inspirar equipos, hacer avanzar proyectos, vender nuestros productos y servicios, generar confianza, resolver problemas, hacer decisiones informadas, desarrollar nuestros equipos y enseñar habilidades importantes.

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Con tanto en juego, es una maravilla que las organizaciones no dediquen más tiempo y recursos a fomentar estas competencias cruciales. El 60% de las organizaciones no tiene una estrategia de comunicación interna a largo plazo, y más del 70% de los empleados se están dando cuenta de los escollos: temen que se pierdan las noticias de la organización y no comprenden la estrategia de la empresa. Esto hace que sea difícil para los empleados darse cuenta de su impacto organizacional o participar de manera significativa en la estrategia.

Afortunadamente, las habilidades de comunicación son fáciles de adquirir con alguna intención. Aquí es donde puede comenzar.

Construya una infraestructura de comunicaciones bien pensada

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Cuando los líderes empresariales piensan en definir cómo se comunican los equipos, el enfoque típico es evaluar las plataformas de comunicaciones digitales disponibles. Por ejemplo, ¿debería su empresa adoptar Microsoft Teams o Slack? ¿Utilizará Mailchimp para comunicaciones por correo electrónico o Dotdigital? A menudo, una decisión sobre nuestra infraestructura de comunicaciones internas se reduce a las características y el costo con poca atención a cómo funcionarán los canales de comunicación para su negocio en la práctica.

Un mejor enfoque es alinearse primero con RR.HH. y los jefes de departamento para comprender los diversos canales de comunicación necesarios para adaptarse a la composición y cultura de sus empleados en particular y el propósito previsto de cada uno de los canales respectivos. ¿Tiene la intención de que la colaboración del proyecto se realice a través del chat? ¿En video? ¿Vía correo electrónico? ¿Qué formatos utilizará para temas delicados? Cuando usted es intencional sobre los canales y sus propósitos, define los procesos de comunicación en su empresa que facilitan la claridad, la coherencia y la eficiencia organizacional, lo que tiene el beneficio adicional de fomentar la confianza.

Sea intencional sobre sus procesos y normas de comunicación

Tener una política de comunicación explícita es una excelente manera de establecer expectativas claras. La política de comunicaciones debe abarcar todo, desde las mejores prácticas de las redes sociales hasta la realización de presentaciones y reuniones orientadas a los resultados.

También es importante considerar las normas de comunicación que desea establecer en su empresa. ¿Está bien que los miembros del equipo estén fuera de cámara en el chat de video? ¿Existen ciertos formatos y plantillas de comunicación aceptables para comunicarse con los clientes? ¿Hay cosas que no se dicen en absoluto, como tener tolerancia cero para comunicar prejuicios? Puede parecer de sentido común, pero trazar líneas claras entre lo que se tolera y lo que no comunicará que valora la equidad y la inclusión, al tiempo que establece límites que mantendrán a todos a salvo.

Adopta conversaciones poderosas

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Cuando aborda cada comunicación con intención, cada conversación se convierte en una oportunidad para impulsar un resultado esperado. En Powerful Conversations de Phil Harkins, Harkins sugiere un modelo que encontré inminentemente efectivo para lograr la aceptación de nuevos proyectos, evitar costosos errores de comunicación, resolver problemas, fomentar la confianza y hacer avanzar asignaciones importantes.

Harkins sugiere un proceso de 4 pasos para obtener resultados positivos en las conversaciones: "qué pasa, qué es, qué es posible y vamos". En resumen, sus pasos permiten a los líderes establecer un terreno común emocional en torno a una agenda, fomentar la comprensión de la situación a través de la búsqueda de hechos, discutir posibilidades y asignar tareas y responsabilidades.

Ese último paso, la asignación de entregables, puede parecer obvio, pero es crucial para hacer avanzar los proyectos y, a menudo, falta en la estructura de reuniones tradicional.

Cuando se trata de fomentar una cultura empresarial saludable y productiva, no existe un medio más poderoso que la comunicación efectiva. Establecer una infraestructura consciente y expectativas claras sentará un precedente para conversaciones orientadas a resultados que generen confianza, resuelvan problemas e inviten a la innovación.

Tina Mulqueen

Escrito por

Entrepreneur Leadership Network Contributor

Tina Mulqueen writes and speaks about sustainable entrepreneurship, highlighting the increasing need for brand accountability to consumers, commitment to social justice, the platforming of marginalized voices and dedication to environmental sustainability.