Cómo dominar el arte de las reuniones híbridas

Como líderes empresariales, ¿por dónde empezamos?

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Reuniones virtuales, reuniones en persona, reuniones híbridas: la lista continúa. Como líderes empresariales, ¿qué debemos aprender a dominar? Cuando teníamos reuniones en persona, era fácil saber si alguien no estaba prestando atención o si era un gran colaborador. En el mundo virtual, las cosas se vuelven un poco más difíciles de medir.

Con las reuniones híbridas, ¿cómo satisface a las personas en persona y a las personas en línea? Todos estos son desafíos a los que hay que enfrentarse en el entorno empresarial actual. Es justo suponer que el negocio, tal como lo conocemos, ha cambiado de forma permanente. Por ejemplo, muchas áreas metropolitanas importantes han visto un éxodo máximo de personas que quieren vivir en áreas más deseables donde hay una mejor calidad de vida, ya que ahora pueden trabajar de forma remota. Además, para las personas que no pueden viajar o que pueden tener movilidad limitada, lo que puede dificultarles mucho maniobrar hasta una oficina, ¿cree que no se les permitirá trabajar de forma remota cuando las cosas vuelvan a la "normalidad"?

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El entorno "híbrido" está aquí para quedarse a largo plazo y los líderes empresariales deben aprender el arte de dominar estas reuniones híbridas para maximizar su eficacia como líderes. Para entender esto, echemos un vistazo a las tendencias de los últimos 2 años:

  • Reuniones físicas: esta era la norma para reuniones más grandes, reuniones de directorio, reuniones con clientes y otras reuniones en las que se requería una intensa lluvia de ideas y colaboración.
  • Reuniones virtuales: esto se impuso a todos para todas las reuniones. Las plataformas comunes para estos incluyen Zoom, Microsoft Teams y Google Meet. Esto es ideal para grupos más pequeños, pero comienza a resultar ineficaz para la colaboración con más de 10 a 15 participantes. Aunque estas plataformas han comenzado a incluir salas de reuniones, todavía están en su etapa inicial y requieren mucha intervención / coordinación por parte del anfitrión.

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Recientemente estuve en un evento organizado por David Cogan, quien es el socio gerente y fundador de un grupo líder en redes de comunidades de emprendedores. Estaba asombrado por lo que presencié y aprendí al ver este evento. La combinación de audio de alta calidad, visual, tecnología, sesiones interactivas, descansos (en realidad, descansos de estiramiento) y una sólida coordinación del facilitador fue asombrosa.

Para Cogan, dice que las personas deben "comenzar con el final en mente". Explicó que trata cada evento como una producción completa. Necesita mantener la atención de la gente teniendo un evento bien coreografiado que sea interactivo, en lugar de estructurado como una conferencia. Continuamos hablando de los principales factores a considerar para las reuniones virtuales:

  1. Calidad de audio: tienes que mejorar tu juego de audio. Debe tener un solo micrófono, frente a un telón de fondo profesional, que los participantes en persona deben usar cuando están hablando. Esto asegura que sus participantes en línea tengan una buena experiencia visual y de audio.
  2. Tecnología: solo Zoom o Slack no es suficiente. Explore otras plataformas, como las que pueden crear un entorno de conferencia virtual o una experiencia de red de velocidad agradable.
  3. Prueba, prueba y prueba previa: una vez que las cosas no funcionen, perderás tu audiencia virtual. Asegúrese de preparar y probar correctamente todos los componentes para minimizar los fallos técnicos o de audio que pueden dañar la experiencia.
  4. Diseñe reuniones para todos los asistentes: piense en un programa de juegos en el que los concursantes de la audiencia suben al escenario para jugar o el locutor se acerca a ellos con un micrófono: el mismo concepto para las reuniones virtuales. Tener un telón de fondo profesional con un ángulo de cámara donde los participantes en persona se levantan para hablar equilibra la experiencia de todos los usuarios.
  5. Proporcione una facilitación sólida: el líder de la reunión es como un entrenador de fútbol que necesita administrar a los jugadores, los fanáticos y la liga de fantasía. Esta no es una tarea fácil y requiere un equipo fuerte. Los líderes deben trabajar aún más para planificar y orquestar el evento a fin de garantizar una gran experiencia para todos.

Estamos en un nuevo paradigma de la pandemia. Puede adaptarse y prosperar o resistir el cambio, o quejarse y esperar que vuelva a ser como solía ser.

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