Detenga los errores: establezca un proceso de revisión que funcione

Los errores te hacen ver poco profesional y dañan tu crecimiento. arreglarlos hoy.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Correos electrónicos con errores tipográficos. Anuncios con errores gramaticales. Titulares de sitios web con casos de títulos mezclados. Entradas de blog que simplemente no tienen sentido. Decks de ventas con logotipos de clientes agitados. Todos estos errores cotidianos hacen que su equipo de crecimiento se parezca más a un equipo B.

Al construir una startup , es fácil descartar los errores como parte del curso. Pero la verdad es que estos errores te hacen ver poco profesional y dañan tu crecimiento . Los prospectos se preguntarán si estos errores significan que su producto también es imperfecto.

Entonces, ¿cómo evitas que parezca que no puedes apartarte de tu propio camino, pero aun así creces lo más rápido que puedes ? Cree e implemente un proceso de revisión para su equipo de crecimiento que funcione y luego apéguese a él.

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Antes de comenzar: determine si necesita o no un proceso

Confieso que no soy un gran fanático de los procesos; pueden interponerse en el camino con la misma frecuencia que pueden ayudar. Entonces, por supuesto, mi primera recomendación es averiguar si realmente necesita un proceso o no.

En el equipo de crecimiento, es posible que necesite un proceso si:

  • Las campañas (o anuncios, correos electrónicos, etc.) han salido con errores.

  • Nadie sabe cuándo algo está listo para funcionar; parece que tienes que intervenir para que se publique algo.

  • Como ejecutivo o jefe de equipo, ha visto algo varias veces, pero sus cambios no se están implementando.

  • No tienes idea de lo que está pasando; todo se siente como un desastre gigante.

Mi equipo se encontró teniendo todos los síntomas anteriores a principios de este año, y yo no era un fanático. Después de algunas pruebas y errores, se nos ocurrió un proceso de revisión que continúa funcionando, incluso cuando el equipo se triplicó.

Paso 1: instaurar una política de "dos pares de ojos"

Instaurar una política de "Nada sale sin que al menos dos personas lo revisen" fue el primer paso, y el más importante, en nuestro nuevo proceso de revisión. Incluso si eres bueno editando tu propio trabajo , es probable que cometas errores y luego los pases por alto en la revisión. En nuestro equipo, no importa a quién pertenezca el segundo par de ojos, siempre que sea alguien que no sea el autor original.

Paso 2: Establecer un proceso de revisión ejecutiva

Si "dos pares de ojos" es la línea de base, la siguiente pieza a abordar es establecer un proceso de revisión ejecutiva claro y repetible.

Al principio, simplemente dijimos: "Si no es una revisión de un anuncio o una publicación de blog , el jefe de marketing debe revisarlo antes de que se publique". Desafortunadamente, eso generó una gran confusión: mi Slack estaba lleno de mensajes directos, diferentes canales y cosas para revisar en todas partes. Las revisiones ocuparon demasiado de mi tiempo, y nadie sabía el estado de nada, en ningún momento.

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Lo arreglamos con este proceso:

  • Cualquier cosa programada para revisión ejecutiva se coloca en un canal de Slack dedicado exclusivamente a las revisiones. Trabajamos casi al 100 % desde Slack, pero esta idea se traslada a otras plataformas. Tal vez sea un tablero de Asana separado, un canal de Teams o una nueva lista de correo electrónico. Lo importante es asegurarse de que el proceso de revisión viva dondequiera que su ejecutivo realice la mayor parte de su trabajo a diario.

  • El ejecutivo (yo, en este caso) tiene dos días de revisión específicos con una o dos horas bloqueadas en el calendario para hacerlo todo. Mis horarios de revisión son los martes por la tarde y los viernes por la mañana.

  • Las conversaciones sobre el elemento que se va a revisar ocurren dentro de los hilos en el canal de revisión dedicado de Slack.

  • Cuando algo está o no está listo, el ejecutivo lo marca con un emoji apropiado para indicar su estado. Uso una marca de verificación si está aprobado, un cuadrado verde si debe ir a otra persona o una X si no está aprobado. Diviértete, pero sé consistente con el uso de emojis. Durante mis días de revisión, puedo averiguar fácilmente dónde comenzar mi revisión, ya que simplemente me desplazo hacia atrás en el canal de Slack hasta donde terminan las marcas de emoji.

Paso 3: Establecer un proceso de emergencia

Por supuesto, no todo encaja perfectamente en un ciclo de revisión de martes y viernes. Algunas cosas necesitan ser revisadas o tomadas en cuenta antes del final del día. Para manejar esto, configuramos un proceso de emergencia, nuevamente en Slack, porque estamos completamente remotos y vivimos allí.

  • Configuramos un canal separado de "código rojo". Cualquier cosa que sea una emergencia se publica allí.

  • Cualquier persona necesaria en el proceso es etiquetada.

  • Acordamos como equipo que este canal es solo para trabajos urgentes, y dejamos todo para manejar las cosas allí.

Paso 4: Establecer un proceso de equipo

Esos primeros pasos nos mantuvieron en marcha durante un tiempo, pero luego descubrimos que el canal de nuestro equipo de marketing estaba completamente repleto de solicitudes de revisión no ejecutivas. Configuramos un canal de revisión del equipo con las mismas convenciones de emoji que el canal ejecutivo. Cada miembro del equipo revisa cómo funciona mejor para él o ella, y mantenemos el canal del equipo libre de preguntas, conversaciones y memes extraños.

Paso 5: revisar, recordar y modificar

Ningún proceso es perfecto para siempre (y si lo es, quiero saberlo). Revisamos el proceso cuando se siente roto, le recordamos al equipo cuando uno o más de nosotros rompe el proceso (¡confieso que generalmente soy yo!) y lo modificamos según sea necesario.

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El TLDR

Primero, decida si su equipo necesita o no un proceso. Si tienes errores, necesitas uno. ¡Si no tiene errores, entonces necesita escribir un libro y mostrarnos cómo se hace!

Luego, traiga el proceso al equipo en lugar de pedirle al equipo que vaya al proceso. En nuestro caso, esto significó mantener el flujo de revisión dentro de Slack, pero su equipo podría reunirse virtualmente en otro lugar.

Manténgalo limpio y sea consistente . Las reseñas viven dentro de su canal de reseñas designado, ejecutivo o de otro tipo, y las revisará a una hora determinada en un día determinado.

Finalmente, suponga que habrá incendios. No podemos procesar nuestra salida de las solicitudes de última hora, al menos no del todo. Así que asegúrese de designar un canal de urgencia y establezca un sistema de alerta para artículos calientes.

¡Eso es todo! Vaya y procese.