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La única resolución que necesita este año En lugar de establecer resoluciones que serán olvidadas, considere un sistema personal para prepararse para el éxito.

Por Peter Gasca

Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.

Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales

Maskot | Getty Images

Es nuevamente la época del año para las resoluciones , también conocidas como metas que casi seguramente se olvidarán a fin de mes.

Nunca he abogado por resoluciones, sino por la creación de objetivos personales continuos en forma de un plan de acción personal que lo aliente y lo motive hacia una mentalidad de mejora continua.

Una forma de lograr esta mentalidad es crear un sistema personal que reduzca los obstáculos y apoye los hábitos efectivos. Un sistema personal no solo lo ayudará a lograr resoluciones, sino que lo preparará para el éxito a lo largo de su carrera. A continuación, se incluyen algunos consejos sencillos que debe tener en cuenta al crear su sistema.

1. Establecer expectativas

No existe un sistema único para todos. A algunos les puede gustar escribir a mano listas de tareas pendientes en un diario todos los días o guardar todos los recibos comerciales en papel. El objetivo es encontrar un conjunto de herramientas y procesos que funcione para usted. Cualquier cosa que emplee debería simplificar su vida y crear más "espacio", en términos de tiempo y energía, para que pueda concentrarse en alcanzar sus metas.

Consejo profesional: si su sistema requiere más tiempo y energía para mantener de lo que crea, entonces no está funcionando.

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2. Cree listas de acciones efectivas

Para avanzar de manera efectiva hacia las metas, primero necesita saber qué acciones son necesarias. La creación de listas de acciones efectivas, o listas de tareas pendientes, es un proceso en sí mismo.

Paso uno : Divida los grandes objetivos en acciones incrementales más pequeñas. Cada acción debe cumplir con los criterios SMART , específicamente que se puede medir y tiene una fecha de vencimiento (para que sepa cuándo se hace). Ordene todas las acciones por fecha de vencimiento e importancia para ayudar a crear un panorama general de sus necesidades.

Paso dos : mantener su lista de acciones es importante, pero escribirla a mano todos los días es ineficaz. Hay muchas aplicaciones de listas de tareas pendientes y he descubierto que Todoist es una forma fácil y asequible de administrar listas personales y comerciales. También puede utilizar Excel o Hojas de cálculo de Google, que le permiten ordenar por fecha y prioridad.

Paso tres : planificar, priorizar y ejecutar. Cada día, dedique 15 minutos a revisar su lista de acciones para ver los ajustes necesarios. Ajuste en consecuencia e identifique las acciones de alta prioridad para el día, luego concéntrese en ellas.

Consejo profesional: priorice tres acciones cada día que podrá realizar sin falta. Estas no deben ser acciones urgentes, que se realizarán independientemente, sino acciones incrementales más pequeñas que lo ayuden a alcanzar o mantener metas a largo plazo. Haga esto primero para que pueda crear una sensación de progreso proactivo .

Consejo profesional: revise su lista de acciones al final del día en lugar de por la mañana. Concilie y reconozca los elementos que se lograron o deben posponerse, luego prepare la lista para el día siguiente. Esto le permite relajarse al final del día, lo mejor que puede un emprendedor , y alivia el estrés a la mañana siguiente.

3. Utilice un sistema de archivos digital

En estos días, realmente no hay razón para conservar documentos en papel. En su lugar, invierta en un servicio de almacenamiento en la nube y asegúrese de guardar sus archivos aquí. Los servicios como Google Drive ofrecen 15 GB de almacenamiento gratis, lo cual es suficiente si solo almacena documentos. Otro buen servicio es DropBox , que ofrece planes asequibles a partir de 2 TB de almacenamiento.

Una parte importante de un sistema de archivos digital es una aplicación de escaneo. La aplicación DropBox ofrece una función de escaneo, al igual que Google Drive (solo capacidades fotográficas). Personalmente, compré una aplicación llamada GeniusScan que ofrece capacidades adicionales, incluido el escaneo de texto, que me permite buscar documentos por contenido.

Consejo profesional: guarde todos los documentos en la carpeta principal de su almacenamiento en la nube, luego concilie y archive todas las copias digitales en sus respectivas carpetas periódicamente durante la semana. Además, guarde los documentos menos importantes en formato PDF en blanco y negro para ahorrar espacio.

5. Administre su correo electrónico

Lo más probable es que viva fuera de la bandeja de entrada de su correo electrónico. Una bandeja de entrada desordenada puede distraer increíblemente, así que configure carpetas y filtros para mover los correos electrónicos entrantes a carpetas que luego puede priorizar y verificar.

Consejo profesional: como mínimo, configure un filtro de correo electrónico que filtre cualquier mensaje con la palabra "Cancelar suscripción" en el correo electrónico. Esto eliminará todos los boletines y el spam de su bandeja de entrada.

6. Aproveche su calendario

Cree bloques de tiempo en su calendario que se centren en completar elementos de acciones. Estos bloques de tiempo no deben ser "gratuitos" o contingentes, lo que significa que no deben usarse para cubrir emergencias o asuntos urgentes inesperados; todo el día de un emprendedor consta de estos. En cambio, dedique un poco de tiempo cada día a no hacer nada más que la tarea que ha identificado.

Consejo profesional: reserve tiempo para revisar y responder correos electrónicos o mensajes directos, una vez por la mañana y otra por la tarde, y solo verifique durante estos horarios. Esto ayuda a evitar ser arrastrado al flujo interminable de respuestas que se necesitan "con urgencia".

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7. Reflexione sobre su sistema

Por último, asegúrese de reservar tiempo periódicamente para reflexionar sobre su progreso, personal y profesionalmente. Utilice este tiempo para comprender qué funciona y qué no, y ajuste su sistema en consecuencia.

Lo más importante es reconocer el progreso y celebrar sus logros. Después de todo, esta es la razón por la que hacemos resoluciones.

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