10 მარტივი რჩევა საქმის უკეთ ორგანიზებისთვის შრომის ნაყოფიერება ნაკლებ დროში მეტის მოსწრებას ნიშნავს
Opinions expressed by Entrepreneur contributors are their own.
You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.
ნაყოფიერების მიმართ მოთხოვნა დღეს მეტისმეტად გაიზარდა, ეს საკითხი ასეთი მნიშვნელოვანი არასოდეს ყოფილა. დღის განმავლობაში თქვენი შესაძლებლობების მაქსიმალურად გამოსაყენებლად, სამ სეგმენტზე უნდა გაამახვილოთ ყურადღება: დრო, სივრცე და აზროვნება.
თქვენი ყოველდღიური სამუშაოს ორგანიზებაში შრომის ნაყოფიერების გაზრდის 10 მარტივი რჩევა დაგეხმარებათ, რომელიც ამ სამი სასიცოცხლოდ მნიშვნელოვანი მოთხოვნის გათვალისწინებით არის შედგენილი.
დრო
ცნობილია, რომ ადამიანები ერთდროულად რამდენიმე ამოცანას ვერ ასრულებენ. სწორედ ამიტომ არის მნიშვნელოვანი შრომის ნაყოფიერების გასაუმჯობესებლად დროის გონივრული მართვა. ყველაზე დიდ დროს დაუგეგმავი ამოცანების (და ჩვეულებრივ, არცთუ მნიშვნელოვანი) შესრულება მოითხოვს. ალბათ ყველასთვის ნაცნობია, ახლახან მოსული ელექტრონული წერილის ან ბოლო შეტყობინების წაკითხვის მწველი სურვილი. ეს დაუგეგმავი გადასვლა ამოცანიდან ამოცანაზე იმაზე მეტ დროს მოითხოვს, ვიდრე თქვენ ფიქრობთ. კალიფორნიის უნივერსიტეტის მკვლევარმა გლორია მარკიმ აღმოაჩინა, რომ სიახლეების გადახედვის შემდეგ, საშუალოდ 26 წუთია საჭირო ჩვეულ სამუშაო რიტმში დასაბრუნებლად. დრო ფუჭად რომ არ დაკარგოთ, მთელი სამუშო დღე, შესვენებებიც კი, წინასწარ დაგეგმეთ.
მგზავრობის დრო გამოიყენეთ საკოორდინაციო ამოცანების შესასრულებლად
ნამდვილი უგუნურებაა, განსატვირთად და რთული ამოცანების გასამარტივებლად მგზავრობის დროის არგამოყენება. დილით მგზავრობისას, როგორც წესი, მიმდინარე პროექტებზე კონსულტანტების მოწოდებულ უახლეს ინფორმაციას ვეცნობი და შედეგებს ვაანალიზებ. ვცდილობ დავადგინო, საჭიროა თუ არა ჩემი ჩარევა. ოფისში მისვლისას, ჩემი პროექტების მდგომარეობაზე უკვე სრული ინფორმაცია მაქვს.
შეხვედრების დრო 25%-ით შეამცირეთ
ინტერნეტით საკონფერენციო კავშირის დამყარება და გაჭიანურებული საუბარი ბევრ დროს მოითხოვს. ამ დროს კი, სამუშაო არ იცდის – მას თქვენს გარდა, სხვა ვერავინ შეასრულებს. თვეში დამატებითი 25 საათი სამუშაო დრო გამოგიჩნდებათ, თუ დღეში ერთ შეხვედრას (რომელშიც 5 ადამიანი იღებს მონაწილეობას) ერთი საათიდან 45 წუთამდე შეკვეცავთ. წარმოიდგინეთ, რომ ეს წელიწადში 300 საათია, ანუ ორი თვის სამუშაო დრო!
დაგეგმეთ რეგულარული შესვენებები დღის განმავლობაში
შეხვედრიდან შეხვედრაზე სირბილი ნაყოფიერი სულაც არ არის, დამღლელია და ყურადღების კონცენტრირების უნარსაც ამცირებს. ასეთ დროს თქვენს სამუშაო გრაფიკს ნუღარ შეხედავთ და შეისვენეთ. რომ ამოისუნთქავთ, მარტივად შეძლებთ განსაზღვრას, რა უნდა გააკეთოთ. გეგმის შედგენით კი, თქვენს გონებაში ყველაფერს თავის ადგილს მიუჩენთ. თუ შეძლებთ და საკუთარ თავს ამის უფლებასაც მისცემთ, სადილის შემდეგაც 10-20 წუთი შეისვენეთ.
სივრცე
„სივრცეში" თქვენი გარემო – ოფისის ადგილმდებარეობა და ვირტუალური სივრცე იგულისხმება. მართალია, შესაძლოა სამუშაო ადგილი არ იყოს ყველაზე მნიშვნელოვანი, მაგრამ შრომის ნაყოფიერების გასაზრდელად ის მაინც მნიშვნელოვანი ელემენტია. სივრცესთან დაკავშირებით, შემდეგი რჩევების გათვალისწინება სამუშაოს უკეთ შესრულებაში დაგეხმარებათ:
დისტანციური მუშაობა, როდესაც ეს გონივრულია
მნიშვნელოვანი დოკუმენტის შედგენას ან საკითხის საფუძლიანად გამოკვლევას, ოფისის გარეთ უკეთ მოახერხებთ, რადგან მუშაობას არავინ შეგაწყვეტინებთ და კონცენტრირებასაც უკეთ შეძლებთ. ზოგიერთი კომპანია თანამშრომლებს შინიდან მუშაობის საშუალებას აძლევს. ამას კიდევ სხვა უპირატესობებიც აქვს-მგზავრობის დროის დაზოგვა, სადილობისა და ავადმყოფობის მოკლე დრო. უზომოდ მნიშვნელოვანია ჩინური ტურისტული საიტების – Chinese travel site Ctrip-ის, AIIM-ისა და Wordpress-ის რეკომენდაციები სამუშაო გარემოს თაობაზე. შეგიძლიათ საკუთარს სწორედ ეს სტრატეგიები მოარგოთ.
ინფორმაცია ერთ ადგილას შეკრიბეთ
დღევანდელ ციფრულ სამყაროში ინფორმაციის მოსაპოვებლად დიდი შესაძლებლობები არსებობს: უამრავი აპლიკაცია – ელექტრონული ფოსტა, მიკრობლოგების ხელსაწყო Lync-ი, სოციალური მედიის პლატფორმები: Twitter-ი და LinkedIn-ი, და ოპერაციული სისტემები – SAP-ი, Oracle-ი და Salesforce-ი. ისე გააკეთეთ, რომ თითოეული აპლიკაციის უამრავ შეტყობინებას ერთ ადგილას მოუყაროთ თავი.
გათიშეთ შეტყობინებები მობილურსა და კომპიუტერის ე.წ. სამუშაო მაგიდაზე
აპლიკაციებს ყურადღების გაფანტვის საშუალებას ნუ მისცემთ – დაუყოვნებლივ გათიშეთ ისინი. ელექტრონული ფოსტა კი, დღის განმავლობაში მხოლოდ გარკვეულ, წინასწარ დადგენილ საათებში შეამოწმეთ. დამიჯერეთ, არ ინანებთ.
დილიდანვე გადახედეთ ელექტრონულ ფოსტასა და სოციალურ მედიას
სამსახურში მისვლისთანავე, ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებები შეამოწმეთ, შემდეგ სოციალური მედია განაახლეთ. ყველაფერს გადაავლეთ თვალი, რაც ერთ ღამეში დაგიგროვდათ. სწრაფად და მოკლედ უპასუხეთ ყველა შეტყობინებას, რომ კოლეგებმა დასახულ ამოცანებზე მუშაობის გაგრძელება დროულად დაიწყონ. გაცილებით დიდი ამოცანები კი, წინასწარ დაგეგმეთ. უმნიშვნელო საინფორმაციო მასალები წაშალეთ.
აზროვნება
შეეცადეთ თქვენ გარშემო ისეთი გარემო შექმნათ, რომ ხელი არაფერმა შეგიშალოთ და დავალებების შესრულებაზე შეძლოთ მთელი ყურადღების გამახვილება.
კოლეგებს, წერილის გაგზავნის ნაცვლად, პირისპირ დაელაპარაკეთ
ნებისმიერი საკითხი კოლეგებთან ტელეფონით ან პირისპირ საუბრით გაარკვიეთ. გეოგრაფიულად დაშორებულებთან ურთიერთობის დასამყარებლად კი, ე.წ. ჩატი გამოიყენეთ. ამ შემთხვევაში, მათთვის ზუსტი მითითებების მიცემას შეძლებთ და ნებისმიერი გაუგებრობაც სწრაფად გაირკვევა. დასანანია დრო, რომელსაც უთვალავი ელექტრონული წერილის დამახსოვრებაში ფუჭად ხარჯავთ, რაც თავისთავად შესაძლოა უამრავი უაზრო შეცდომის წყარო აღმოჩნდეს.
დიდი პრობლემები პატარა ამოცანებად დაყავით
დიდ პრობლემებს თუ პატარა ამოცანებად დაყოფთ, დაღლილობის გრძნობა არ გაგიჩნდებათ. ეს შეგრძნება კი, დიდი სამუშაოს შესრულებას, როგორც წესი, ყოველთვის ახლავს. Agile techniques-ს გამოყენება სამუშაო ამოცანების სამართავად, ერთ-ერთი პრაქტიკული გზაა. იგი კომპანიაში შრომის ორგანიზების საშუალებას იძლევა. Agile პროგრამული უზრუნველყოფის სამყაროში შეიქმნა და დიდი ამოცანების მცირე მონაკვეთებად დაყოფაში ყველა სხვა საშუალებაზე ეფექტური და საიმედოა. ეს მნიშვნელოვანი იარაღი მთელი პროცესის განმავლობაში ემოციებთან გამკლავებისა და სამუშაოს მშვიდად შესრულების გარანტიას მოგცემთ.
შეცდომებს აღარ დაუშვებთ, თუ საკონტროლო სიას გამოიყენებთ იმ ამოცანებისთვის, რომლებსაც ხშირად ასრულებთ.
გამოცდილი პროფესიონალები პრობლემების მოგვარებას თანამედროვე ტექნოლოგიების დახმარებით ცდილობენ, მაგრამ მაინც უშვებენ სერიოზულ შეცდომებს. ამ პირობებში ნამდვილი ხსნაა სრულიად მარტივი საკონტროლო სიის შედგენა. ასეთი სიები დღეს სხვადასხვა სფეროში გამოიყენება, მედიცინა იქნება ეს, საინვესტიციო ბანკინგი, ცათამბჯენების მშენებლობა თუ ნებისმიერი სხვა სახის ბიზნესი.
საკონტროლო სია მოგცემთ შესაძლებლობას, ყველა საქმის კურსში მაშინაც იყოთ, როდესაც მეტისმეტად ხართ გადატვირთული და დრო არაფრისთვის გრჩებათ. მის გამოყენებაში ამერიკელი ქირურგის, ჟურნალისტისა და მწერლის, ატულ გავანდეს ბესტსელერი „საკონტროლო სიის მანიფესტი" გაგიწევთ ფასდაუდებელ დახმარებას.
