გუნდური მუშაობის 7 ინსტრუმენტი თქვენი ბიზნესისთვის ეს შვიდი პროგრამა თქვენს ორგანიზაციაში გუნდური მუშაობის გაუმჯობესების საუკეთესო საშუალებაა
Opinions expressed by Entrepreneur contributors are their own.
You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.
ადვილი გასაგებია, თუ რატომ ცდილობენ ასე ძალიან სილიკონის ველის კომპანიები ნიჭიერი თანამშრომლების თავმოყრას − მსოფლიოს საუკეთესო ბიზნესიდეებსაც არ აქვთ წარმატების შანსი, თუ მათ უკან კარგი გუნდი არ დგას, რომელიც ამ იდეებს განახორციელებს.
მაგრამ სამსახურში კარგი თანამშრომლების აყვანა ერთი საქმეა და მეორე ისაა, რომ კომპანიებს ისეთი თანამშრომლები სჭირდებათ, რომლებიც ერთმანეთს კარგად შეეწყობიან. თანამშრომლობის კულტურა აერთიანებს საუკეთესო გუნდის წევრებს, საუკეთესო უნარებს აღვივებს მათში, გუნდს ეხმარება გაცილებით მეტი, უკეთესად და სწრაფი ტემპით გააკეთოს. თავდაჯერებით შეიძლება ითქვას, რომ თანამშრომლობა წარმატებული ბიზნესის საიდუმლო ელემენტია. სტენფორდის უნივერსიტეტის მიერ ჩატარებულმა კვლევამ უჩვენა, რომ კომპანიები, რომლებიც თანამშრომლობის ატმოსფეროს უწყობენ ხელს, ხუთჯერ ეფექტურები არიან.
გაეცანით თქვენი ორგანიზაციიის წევრებს შორის თანამშრომლობის გაღრმავების შვიდ გზას:
1. პროექტის მართვა: Quire
პროექტის კარგი მართვა მყარი საფუძველია იმისა, რომ გუნდში შემოქმედებითი განწყობა გაიზრდება, წევრებს შორის აქტიური ურთიერთობა დამყარდება, თანამშრომლების ნდობა გაღრმავდება ერთმანეთის მიმართ და ისინი ოპერატიულ ინოვაციებს დაუჭერენ მხარს. თანამედროვე ტექნოლოგიები სამუშაო პროცესების ოპტიმიზაციითა და პროდუქტიულობის გაზრდით, ყველა სფეროში მაქსიმალურად ეფექტურს ხდის გუნდს.
Quire პროექტის ერთობლივი მართვის პროგრამული უზრუნველყოფაა, მარტივი, მაგრამ მძლავრი ინსტრუმენტია, რომელიც პროექტის კარგ მართვას უწყობს ხელს.
პლუსები: გუნდებმა შესაძლოა კონტროლი და კონცენტრირების უნარი დაკარგონ უამრავი დავალების შესრულებისას. ამ დროს Quire-ის დახმარებით სამუშაო პროცესი გაცილებით დინამიკური ხდება, რომელიც ელემენტების ორგანიზებას ცალკეულ დავალებებად ისე ახდენს, რომ დიდი იდეები სრულიად ადვილად შესასრულებელ ამოცანებად იყოფა. გუნდის წევრებს აღარ უჭირთ Kanban-დაფის დახმარებით დღის მნიშვნელოვან ამოცანებზე ყურადღების გამახვილება, მას აშკარად ხედავენ და ამიტომ დავალებების შესრულების კონტროლიც აღარ არის უწინდებურად რთული. გუნდებს დავალებების გადახედვა სიის სახით ან Kanban-ის პანელზე შეუძლიათ, რაც ამოცანების მართვას ამარტივებს.
Quire-ის სინქრონიზაციის ფუნქცია, სამუშაოების ჩამონათვალის გარდა, თანამშრომლობასაც უწყობს ხელს, გუნდის წევრებს საშუალებას აძლევს ნებისმიერ დროს, ნებისმიერ ადგილას იმუშაონ და პროგრესს განუწყვეტლივ ადევნონ თვალი.
მინუსები: Quire-ს არ აქვს პირადი ჩატი, რაც ზოგიერთ გუნდს პროექტის სრულყოფილი მართვის საშუალებას არ აძლევს. ასევე უკეთესი იქნებოდა, Quire-ს ყოველი გუნდის საჭიროებებზე მორგებული ბრენდირებისა და ვიზუალური მაკეტის მეტი თემატური ვარიანტი ჰქონოდა.
2. კომუნიკაცია: Slack
სტარტაპების გუნდებმა ერთმანეთთან უნდა ითანამშრომლონ ნებისმიერი სამუშაოს შესასრულებლად − კომპანიის მართვა იქნება ეს თუ პროექტის. უშუალო კომუნიკაცია ამართლებს, როდესაც ძალიან პატარა სტარტაპი ხართ − სულ ორი თუ სამი ადამიანი. მიუხედავად ამისა, ინიციატივის გამოჩენა და გუნდის წევრებს შორის თანამშრომლობის ატმოფეროს შექმნაზე ზრუნვა არასოდეს იქნება ნაადრევი.
Slack გუნდებს ერთ ადგილზე აძლევს ყველა საკომუნიკაციო მოთხოვნის შესრულების შესაძლებლობას.
პლუსები: რეალურ დროში გთავაზობთ შეტყობინებების მიმოცვლის, ძიებისა და მონაცემების არქივებში შენახვის შესაძლებლობებს. პლატფორმაზე რამდენიმე გარე სერვისი და მესამე მხარის აპლიკაციებიცაა ინტეგრირებული, მათ შორის MailChimp, Google Drive და Zendesk. Slack-ს ასევე საკუთარი Android და iOS-აპლიკაციებიც აქვს, რომლებიც მომხმარებლებს შეტყობინებების როგორც პირდაპირი, ისე ჯგუფური მიმოცვლის საშუალებას აძლევს. გუნდის წევრებთან ნებისმიერი ადგილიდან ურთიერთობის ასეთი შესაძლებლობა დაუსრულებელი თათბირებისა და ელექტრონული ფოსტების საჭიროებას ამცირებს.
მინუსები: ზოგჯერ პლატფორმა რეალურ დროში ურთიერთობას უწყობს ხელს, როდესაც შესაძლოა ასინქრონული გადაწყვეტილებები, მაგალითად, ელექტრონული ფოსტა იქნებოდა უმჯობესი. Slack-ს თანამშრომლობის პროგრამული უზრუნველყოფის სრული ახალი კატეგორია აქვს − ჩატის დაფა, რომელიც ზოგჯერ ცრუ გადაუდებელი ვითარების სურათს იძლევა.
3. ერთობლივი დაფინანსება: CoBudget
ფინანსების საკითხის განხილვა ნებისმიერ შემთხვევაში მაინც ყველაზე რთულია − არ აქვს მნიშვნელობა სტარტაპზეა ლაპარაკი თუ რაიმე სხვაზე. როგორც წესი, მთავარი ფინანსური ოფიცრის მოვალეობა მრავალი წყაროდან ინფორმაციის შეგროვება და მისი გადამოწმებაა. შემდეგ იგი პროგნოზების გასაკეთებლად ელექტრონულ ცხრილებს ადგენს, ფორმულებს და მაკროსებს იყენებს.
ბიუჯეტის შედგენა შესაძლოა გაცილებით მარტივი იყოს ღია კოდის ონლაინ ინსტრუმენტ CoBudget-ით და ამ პროცესში თანამშრომლებმაც მიიღონ აქტიური მონაწილეობა. იგი საბიუჯეტო გადაწყვეტილებებს სტარტაპის ყველა წევრის ერთობლივი მოქმედებით იღებს.
პლუსები: ეს პროგრამა crowdfunding-ის შიდა აპლიკაციასავით მუშაობს, რომელიც საერთო რესურსებს იყენებს. გუნდის წევრებს დასაფინანსებელი იდეების შეთავაზებაც შეუძლიათ, მათ დამტკიცებამდე კი, მსჯელობა და გაუმჯობესება. შემდეგ თითოეული წევრი საერთო რესურსების წილს იღებს და იმ პროექტებისთვის გამოყოფს, რომლებიც სტარტაპის მისიას და მიზნებს უჭერს მხარს.
მინუსები: ბიუჯეტის შედგენაზე ერთობლივი მუშაობა ყველა გუნდისთვის არ უნდა იყოს გამართლებული, რადგან ზოგჯერ ბიუჯეტის ყველა წევრისთვის გაცნობა მეტისმეტი გამჭვირვალობა და კოლეგიალობაა.
4. ინფორმაციის შექმნა: Creativity 365
ნებისმიერი თანამედროვე კომპანია მედიაბიზნესის აქტიური მონაწილეა. მომხმარებლებს ისეთი კომპანიები აინტერესებთ, რომლებიც რაიმე ისტორიას უამბობენ. ზოგიერთი კომპანიისთვის ისტორიების მოყოლა უმთავრესი პრიორიტეტი ნამდვილად არ არის, მაგრამ კონკურენტებს შორის გამორჩეული პოზიციის დაკავება ნამდვილად მნიშვნელოვანია. ეს კი საინტერესო და თანაც საკმაოდ დიდი ინფორმაციის მიწოდებას ნიშნავს.
ამ ინფორმაციის უწყვეტ რეჟიმში მიწოდება კი შესაძლოა საკმაოდ რთული იყოს. Creativity 365 გუნდური იდეების შესაქმნელად და დასამუშავებლადაა შექმნილი. იგი კომპანიებს ინფორმაციის უთვალავ ვარიანტს სთავაზობს − არ აქვს მნიშვნელობა, რის შექმნაზე მუშაობთ − ორიგინალური ვიდეორგოლების თუ ინტერაქტიული მარკეტინგული პრეზენტაციების. აქ იმდენი ვარიანტი და შესაძლებლობაა, რომ მათი მეშვეობით ახალი იდეები თავისთავად ამოტივტივდება.
პლუსები: მარტივი გამოყენება, შემოქმედებითი იდეების უთვალავი წყარო, iPhone, Android და iPad-ის მხარდაჭერა. ამასთან ერთად, მანქანური მუშაობის სტილი Windows-სა და Mac-ზე.
მინუსები: ზოგიერთმა შემოქმედებითად განწყობილმა პიროვნებამ, რომელიც უკეთ იყენებს ცნობილ ვიდეორედაქტირების პლატფორმებს, შესაძლოა უცნობი პლატფორმის გამოყენებაზე უარი თქვას.
5. გადაწყვეტილების ერთობლივად მიღება: Loomio
შემოქმედებითი ნიჭი მისი რეალიზების გარეშე არაფერს ნიშნავს, რეალიზება კი გადაწყვეტილებების ეფექტურ მიღებაზეა დამყარებული. გადაწყვეტილების ერთობლივი მიღება, შეიძლება ითქვას, რომ საუკეთესო შესაძლო გადაწყვეტილებამდე მისვლას ნიშნავს და ეს საუკეთესო გადაწყვეტილება ყოველთვის არ მოდის ბოსისგან.
პლუსები: აპლიკაცია Loomio გადაწყვეტილების მიღების პროცესში ნებისმიერ თანამშრომელს რთავს, დისკუსიის ყველა დეტალს და დასკვნასაც უჩვენებს, რომლებიც ერთმანეთის გვერდიგვერდაა წარმოდგენილი. შეუთანხმებლობა წრიული დიაგრამით გამოისახება, რომლის უყურადღებოდ დატოვება შეუძლებელია, ასე რომ ნებისმიერი პრობლემის განხილვა და მოგვარება ხდება.
მინუსები: მიუხედავად იმისა, რომ ეს ინსტრუმენტი გადაწყვეტილებების მიღებისას ყველას აძლევს ხმას, ნებისმიერ პერსპექტივაში რაღაც უნიკალურსა და მნიშვნელოვანს ხედავს. იგი იმასაც ნათლად გიჩვენებთ, თუ როდის არ იქნა გამოყენებული თქვენი მოსაზრებები ან იდეები.
6. ერთად წერა: Google Docs
ზედმეტი მტკიცება არ სჭირდება იმას, რომ დოკუმენტების გუნდურად შექმნის საუკეთესო საშუალება Google Docs-ია. ეს უფასო აპლიკაცია რეალურ დროში დოკუმენტების შექმნისა და გაზიარების შესაძლებლობას ამარტივებს, და ამასთან, არ აქვს მნიშვნელობა, ეს დოკუმენტები კომენტარებია, ცხრილები თუ პრეზენტაციები.
პლუსები: აპლიკაცია თქვენს გუნდს ნებისმიერი ადგილიდან აძლევს წვდომას დოკუმენტებზე. ამასთან, დოკუმენტის იმ ვერსიასაც აკონტროლებინებს, რომელზეც თქვენი გუნდი მუშაობს. აქ ყველა მომხმარებლის სურვილის მიხედვით, რომელსაც ერთდროულად შესვლა და ერთი და იგივე დოკუმენტის რედაქტირება შეუძლია, თანამშრომლების დამატებაც შეიძლება და გამოკლებაც. მომხმარებლებს ასევე შეუძლიათ ნახონ კიდევ ვინ მუშაობს ამ დოკუმენტზე და ვინ ახორციელებს ცვლილებებს.
მინუსები: Google Docs-ს პრობლემები აქვს დოკუმენტების მართვასთან დაკავშირებით; არ გააჩნია ეფექტური ტეგები ძიების გასამარტივებლად და მისი ფაილების სტრუქტურაც საკმაოდ სუსტია. ზოგიერთი გუნდი Google Docs-ს არ იყენებს, რადგან როდესაც გუნდის წევრები პლატფორმას ტოვებენ, ფაილის მფლობელობის საკითხმა შესაძლოა პრობლემები შექმნას.
7. კოლექტიური ცოდნა: ProProfs
არ აქვს მნიშვნელობა, თქვენი სტარტაპი კომპანიის პროგრესზე უფრო მეტად ზრუნავს თუ მომხმარებელთა მომსახურებაზე − ნებისმიერ შემთხვევაში გადამწყვეტი პრაქტიკული ცოდნაა. ProProfs ცენტრალიზებული პლატფორმაა, რომელიც აგროვებს ინფორმაციას, აწესრიგებს მას და ინახავს, მისი პროგრამული უზრუნველყოფა კი ამ ინფორმაციას ყველასთვის ხელმისაწვდომს ხდის.
პლუსები: ცოდნის მართვის პროგრამულ უზრუნველყოფას კერძო wikis (პროგრამული უზრუნველყოფის პროგრამები) კონსტრუირებისა და მართვისადმი კომპლექსური მიდგომა აქვს. თქვენი გუნდის წევრებისთვის ნებისმიერი საჭირო ინფორმაცია სულ რამდენიმე დაწკაპუნებით ხდება ხელმისაწვდომი. ორგანიზაციებს ასევე ProProfs-ის გამოყენებით მომხმარებელთათვის შეკითხვებისა და პასუხების შედგენა (FAQ) და სახელმძღვანელოებისა და თვითმომსახურების ცოდნის ბაზების შექმნაც შეუძლიათ.
მინუსები: ProProfs-ის უარყოფითი მხარე ისაა, რომ ყველა ბიზნესსისტემას კარგად ვერ ერგება. იგი შიდა გუნდებისთვის მართლაც შესანიშნავია, მაგრამ ვიდრე მომხმარებელთან ურთიერთობისას გამოიყენებთ, აუცილებლად უნდა შეამოწმოთ როგორ ფუნქციონირებს თქვენს ბიზნესსისტემასთან ერთად.
გუნდური მუშაობის ძალა
ნებისმიერი ბიზნესისთვის − სტარტაპი იქნება ეს თუ მრავალეროვანი კონგლომერატი − გუნდური მუშაობა მდგრადი ზრდისა და ხანგრძლივი არსებობის მთავარი ელემენტია. თქვენმა კომპანიამ გლობალურივით რომ შეძლოს საქმიანობის წარმოება, საერთო იდეაზე დამყარებული კავშირები უნდა დაეხმაროს სხვებთან და განსაკუთრებით, გუნდის წევრებთან. ორგანიზაციის შიგნით ამ მძლავრი კავშირების შექმნას თანამედროვე ინსტრუმენტებისა და ტექნოლოგიების წყალობით, დიდი დრო არ უნდა დასჭირდეს. ეს გლობალური კორპორაციის ბიუჯეტს არ მოითხოვს, აქ მთავარი ძლიერი მოტივაციაა, რომელიც გუნდს უნდა ჰქონდეს და რომელიც ამ ინსტრუმენტებს დღესვე გადაამოწმებს.
