Cómo utilizar la automatización (y evitar las trampas) como emprendedor

Para usar la automatización de manera efectiva, primero debe comprender sus fortalezas y debilidades y luego desarrollar una estrategia en torno a ellas.

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En todo el mundo, los emprendedores están recurriendo a una poderosa herramienta para mejorar su eficiencia y producción bruta: la automatización.

Ezra Bailey | Getty Images

A menudo aclamada como el arma definitiva para aumentar la productividad, la automatización ciertamente tiene muchas ventajas . Pero no se garantiza que sea eficaz. De hecho, cuando se usa incorrectamente, la automatización puede terminar trabajando en su contra.

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Para usar la automatización de manera efectiva, debe comprender sus fortalezas y debilidades y desarrollar una estrategia en torno a ellas.

Por qué la automatización es útil

En estos días, puede automatizar una variedad de funciones y actividades laborales. Si está produciendo un bien físico, probablemente pueda automatizar la producción con la maquinaria adecuada. Si está trabajando en un espacio digital, puede automatizar sus ventas, reclutamiento, servicio al cliente e incluso sus campañas de marketing .

Los beneficios de la automatización incluyen:

  • Ahorro de tiempo. Es un poco obvio que la automatización ahorra tiempo. Si dedica 15 minutos al día a una tarea que un algoritmo puede completar automáticamente, la introducción de la automatización podría ahorrarle una hora y 15 minutos cada semana. Eso suma más de 60 horas al año.

  • Reducción de errores. Todos somos capaces de cometer errores, pero los robots no tienen la misma debilidad. Si envía una serie de mensajes de correo electrónico de incorporación a nuevos clientes desde la memoria, es posible que olvide un paso u omita clientes ocasionalmente. Pero una campaña de goteo automatizada nunca cometerá tal error.

  • Escalabilidad. La automatización hace que todos sus flujos de trabajo sean escalables. En lugar de contratar y capacitar a nuevas personas una por una, puede usar los mismos algoritmos y las mismas herramientas sin importar cuán grande crezca su empresa.

  • Seguridad. En algunos entornos, la automatización también conduce a una mayor seguridad . Las tareas peligrosas o riesgosas se pueden automatizar para evitar que los trabajadores humanos tengan que realizarlas.

Las trampas de la automatización

Antes de emocionarse demasiado, sepa que también existen debilidades inherentes a la automatización.

  • Gastos de capital. La automatización no siempre es barata. Es posible que pueda adquirir una herramienta que pueda ahorrarle horas de esfuerzo, pero si cuesta varios miles de dólares, es posible que no valga la pena. Es especialmente importante considerar esto si va a administrar varias herramientas basadas en suscripción.

  • Gasto de tiempo. La automatización está diseñada para ahorrarle tiempo, pero aún requiere tiempo para configurarse. Si está automatizando una tarea que no necesita realizarse con frecuencia, puede desequilibrar el ahorro de tiempo.

  • Dependencia de la regla. La mayoría de las herramientas de automatización se basan en un algoritmo para funcionar. Este es un conjunto complejo de reglas que definen las operaciones de la máquina. Esta es la razón por la que la automatización reduce los errores, pero también introduce una vulnerabilidad; si alguna de las reglas es incorrecta, la salida también será incorrecta. A gran escala, esto puede ser devastador.

  • Despersonalización. No todas las tareas y situaciones se pueden mejorar mediante la automatización. Por ejemplo, el servicio al cliente a menudo se gestiona mejor con relaciones de persona a persona . Los algoritmos automatizados y los bots de chat pueden conducir a la despersonalización y el aislamiento.

  • Falta de flexibilidad. A veces, la automatización puede ser limitante. No todo se puede automatizar, por lo que el resto de sus flujos de trabajo deben adaptarse para adaptarse a su nueva estrategia de automatización.

Cómo utilizar la automatización correctamente

Para utilizar la automatización de forma eficaz, maximizando sus puntos fuertes y minimizando sus debilidades, pruebe las siguientes estrategias.

  • Sepa que no todo debe automatizarse. Es tentador intentar automatizar todo en su negocio, pero es fácil que esta estrategia fracase. Trate de tener una combinación de tareas manuales y automatizadas, y use la automatización solo donde sus ventajas realmente brillen.

  • Elija los sistemas adecuados. No todas las herramientas de automatización se crean por igual. Investigue y asegúrese de confiar en sistemas confiables, bien revisados y rentables. Si está creando sus propias herramientas de automatización desde cero, asegúrese de probarlas antes de llevarlas a un entorno en vivo.

  • Calcule los ahorros. No asuma que automatizar algo va a generar ahorros netos. Calcula cuántas horas vas a ahorrar, cuánto dinero ahorrarás y cuánto vas a pagar. No siempre vale la pena.

  • Escale gradualmente. No lleve su algoritmo de automatización a escala hasta que lo haya probado en un entorno pequeño. Si es posible, amplíe gradualmente para ahorrar dinero en gastos y descubrir errores y fallas antes de que sea demasiado tarde.

  • Instale copias de seguridad. Finalmente, instale copias de seguridad tanto automáticas como humanas. Si sus sistemas de automatización fallan, debe tener una ruta clara hacia la resolución.

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La automatización no es solo una palabra de moda. Es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a ahorrar tiempo y escalar su negocio de manera más efectiva. Pero solo puede sacar provecho de estos beneficios por completo si aprende a reconocer las debilidades de la automatización y las compensa por completo.