Encuentre una estrategia de lista de tareas pendientes que funcione para usted

¿Aterrado de tu lista de cosas por hacer? Es posible que esté utilizando el enfoque incorrecto.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

En la superficie, no hay mucho que entender sobre una lista de tareas pendientes. Es, literalmente, una lista de cosas que se supone que debes hacer. ¿O son cosas que tienes que hacer? ¿O cosas que desea hacer, pero que de otro modo no podría hacer a menos que estén escritas? Pensándolo bien, tal vez las listas de tareas pendientes sean más complicadas de lo que parecen.

Complicado y también tenso. Existe la idea aterradora de la lista interminable de tareas pendientes, que se regenera constantemente sin importar cuán valientemente luchemos para llegar al final. Agregue a eso el temor de que reducir nuestras vidas a viñetas restringirá nuestra libertad y creatividad.

Por otro lado, está el aumento de dopamina que viene con marcar algo y la sensación específica de poder y control que no se puede replicar de ninguna otra manera. Las investigaciones han demostrado que, si bien las tareas que aún tenemos que completar nos distraen, el proceso de crear un plan para realizarlas es liberador. Un estudio de la Universidad de Wake Forest descubrió que las personas se desempeñan mejor en las tareas si primero se les permite planificar cómo terminar una actividad de calentamiento. Como concluye uno de los autores: "El simple hecho de escribir las tareas lo hará más efectivo".

Por lo tanto, escribir las tareas es útil para tu mente. Pero, ¿existe una forma correcta de organizar una lista de tareas pendientes? ¿Y cómo hacer uno que te deje en control, en lugar de abrumado?

Papel vs.Digital

¿Debería escribir sus listas a mano con papel y bolígrafo, o utilizar una de las innumerables aplicaciones de organización disponibles? La respuesta corta es que ambos tienen sus encantos e inconvenientes.

La escritura a mano tiene varios beneficios útiles. Por un lado, la investigación sugiere que el hecho de poner lápiz sobre papel lo ayuda a retener información, lo que puede ayudarnos a organizar de manera más efectiva nuestros pensamientos y objetivos. Sin mencionar que no hay nada que coincida con la sensación de tachar un elemento de una lista con una barra inclinada triunfante de una marca de verificación. Empecé con JotForm para crear formularios en línea fáciles de usar, pero incluso yo aprecio la simplicidad de escribir algunas cosas a mano.

Los planificadores de papel también ofrecen la ventaja de tener todo almacenado en un solo lugar, mientras que con las aplicaciones, a menudo tienes que saltar entre ellas. La multitarea tiende a descarrilar la productividad, por lo que si el objetivo de tener una lista de tareas pendientes organizada es la eficiencia, es difícil superar a un planificador analógico anticuado.

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Pero para los amantes de la tecnología, los planificadores digitales ofrecen un atractivo innegable. Los buenos tienen todo tipo de funciones útiles, como programar tareas, sincronizarlas con su correo electrónico y crear varias listas simultáneamente. Puede pasar días de su vida tratando de elegir la correcta; las estimaciones dicen que hay más de 17 millones de opciones disponibles, pero una, Todoist, se ubica constantemente en la parte superior. A los usuarios les encanta por su diseño elegante, la capacidad de crear fácilmente subtareas y proyectos, y etiquetas de fecha límite codificadas por colores. También tiene integraciones con Gmail, Outlook y muchos otros.

Varias listas de tareas pendientes

No todas las tareas se crean de la misma manera, y hay una gran diferencia entre "propuesta de libro de esquema" y "mensaje de texto a mamá". Sabiendo eso, algunas personas sugieren mantener varias listas de tareas pendientes. Al escribir para Harvard Business Review , la consultora de gestión y coach ejecutiva Allison Rimm explica que utiliza no menos de tres listas y un calendario para mantenerse organizada, cada una con su propia función:

La primera lista, dice, es para proyectos importantes pero no urgentes. El segundo es para los elementos que deben completarse hoy, y el tercero es una lista de "no hacer", para recordarse a sí misma las cosas que ha decidido conscientemente que no valen la pena. Por último, el calendario se utiliza para bloquear el tiempo y cumplir con el horario.

"Es esencial tomarse el tiempo para desarrollar una misión clara, su propósito personal, y una visión de cómo se ve el éxito, si quiere ser juicioso a la hora de determinar qué es lo suficientemente importante como para estar en su lista en primer lugar", escribe.

Elige una cosa

Uno de los principales problemas con la creación de listas de tareas pendientes es que los seres humanos son notoriamente malos para determinar cuánto tardan realmente las cosas. Según un estudio, un insignificante 17 por ciento de nosotros puede estimar con precisión el paso del tiempo, lo que no es un buen augurio para nuestra capacidad para crear y ceñirnos a una lista de tareas.

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En cambio, prefiero un método que llamo estrategia de "cazador". Hace mucho tiempo, antes de que la entrega de un taco estuviera con solo hacer clic en un botón, buscábamos comida. Una caza exitosa significaba comer; una caza fallida significaba pasar hambre. Adquirir sustento era prácticamente el único punto de la agenda. En lugar de escribir un montón de tareas de usar y tirar, piensa en una cosa que debes hacer absolutamente y que tendrá el mayor impacto. El autor de best-sellers Gary Keller también defiende esta idea en su libro, The One Thing , en el que escribe:

"Pasar muchas horas marcando una lista de tareas pendientes y terminar el día con un bote de basura lleno y un escritorio limpio no son virtuosas y no tienen nada que ver con el éxito. En lugar de una lista de tareas pendientes, necesita una lista de éxitos, una lista que se crea a propósito en torno a resultados extraordinarios ".

Entonces, ¿cómo elegir una cosa? Primero, cree la larga lista de tareas pendientes de sus sueños / pesadillas. Luego, en una página nueva, escriba una cosa de esa lista que desee lograr. Si es una tarea enorme, divídala en tareas más pequeñas que pueda completar en un día.

Una vez que haya completado su único objetivo, puede volver a consultar su desbordante lista de tareas pendientes y pasar a la siguiente.

Mata la lista por completo

Cualquier número de opciones de lista de tareas pendientes puede funcionar para usted. Pero también es posible que una lista de tareas pendientes no sea lo tuyo, y eso está bien. Más allá de las aplicaciones para hacer listas, hay muchas otras formas de organizar sus objetivos. En un artículo para el Wall Street Journal , Alexandra Samuel dice que adopta un enfoque más personal. Por ejemplo, usa su Amazon Echo para agregar rápidamente artículos a su lista de compras, que su esposo y otros miembros de la familia también pueden agregar cuando ven que algo se está agotando. Para ideas de proyectos, mantiene una hoja de cálculo de Google. Para los correos electrónicos, sugiere complementos como Boomerang o Followup.cc.

Como cualquier táctica organizacional, esta no es para todos, "Sin duda hay personas que prefieren tener un solo lugar para rastrear todo lo que necesitan hacer y están felices de clasificarlos en 'fecha límite', 'compras' ''. ideas 'y así sucesivamente para mantenerlas claras ", escribe.

"Pero si usted es el tipo de persona que se siente abrumado y derrotado al ver todas sus tareas en un solo lugar, o si nunca ha entrado en el ritmo de una revisión diaria de la lista de tareas, tal vez sea el momento de reconsiderar la sabiduría convencional en las listas de tareas . Porque, en mi experiencia, abandonar las listas de tareas puede ser lo más productivo que haya hecho ".

La verdad es que hay tantas formas diferentes de abordar una lista de tareas pendientes como personas. Ya sea que se trate de un sistema quirúrgicamente preciso de sublistas codificadas por colores o una nota adhesiva hecha jirones pegada a su computadora portátil, la mejor lista de tareas pendientes es, al final del día, la que mejor se adapte a sus necesidades.

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