Cómo preparar y escribir el plan de negocios perfecto para su empresa A continuación, le mostramos cómo redactar un plan de negocios que formalizará los objetivos de su empresa y optimizará su organización.
Por Matthew McCreary
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
¿Se está preparando para iniciar su propio negocio pero no está seguro de cómo empezar? Un plan de negocios debería ser uno de los primeros pasos en su viaje empresarial porque organizará las ideas que han estado dando vueltas en su cerebro y lo preparará para buscar financiamiento, socios y más.
¿Qué es un plan de negocios?
Un plan de negocios es un documento detallado que describe los objetivos de una empresa y cómo la empresa, bueno, planea alcanzar esos objetivos en los próximos tres años o más. Ayuda a definir las ganancias y los desafíos esperados, proporcionando una hoja de ruta que lo ayudará a evitar obstáculos en el camino.
Stever Robbins escribe en un artículo de emprendedor titulado, "Por qué debe tener un plan de negocios", que un plan de negocios "es una herramienta para comprender cómo se arma su negocio ...". Escribir su plan de negocios lo obliga a revisar todo a la vez: su propuesta de valor, suposiciones de marketing, plan de operaciones, plan financiero y plan de personal ". Pero, un plan de negocios es más que simplemente revisar el estado anterior de su negocio o incluso cómo se ve su negocio hoy.
Robbins escribe que un plan de negocios bien redactado lo ayudará a impulsar el futuro al "establecer objetivos en todas las áreas principales: ventas, rubros de gastos, puestos de contratación y metas financieras. Una vez establecidos, los objetivos se convierten en objetivos de rendimiento ".
El plan de negocios puede ayudar a su empresa a atraer talento y financiamiento, porque cuando los prospectos preguntan sobre su negocio, usted ya tiene una descripción general articulada para ofrecerles. La forma en que reaccionan puede permitirle comprender rápidamente cómo ven los demás su negocio y cambiar si es necesario.
¿Qué debe hacer antes de escribir su plan de negocios?
Puede parecer redundante, pero en realidad necesita planificar su plan de negocios. Los planes de negocios pueden ser complicados y usted será responsable de los objetivos que establezca. Por ejemplo, si planea abrir cinco ubicaciones de su negocio en los primeros dos años, sus inversores podrían enojarse si solo logra abrir dos.
Por eso es esencial que, antes de redactar su plan de negocios, dedique algún tiempo a determinar exactamente qué objetivos son esenciales para su negocio. Si está luchando para crear una lista de objetivos por su cuenta, el artículo de Entrepreneur "Planifique su plan de negocios" ofrece algunas preguntas que puede hacerse para inspirar algo.
¿Qué tan decidido estoy a que esta empresa tenga éxito?
¿Estoy dispuesto a invertir mi propio dinero y trabajar muchas horas sin paga, sacrificando tiempo personal y estilo de vida, tal vez durante años?
¿Qué me va a pasar si esta empresa no funciona?
Si tiene éxito, ¿cuántos empleados tendrá finalmente esta empresa?
¿Cuáles serán los ingresos anuales de la empresa en un año? ¿Y en cinco años?
¿Cuál será la participación de mercado de la empresa en ese período de tiempo?
¿La empresa tendrá un nicho de mercado o venderá un amplio espectro de bienes y servicios?
¿Cuáles son mis planes de expansión geográfica? ¿Debe ser local o nacional? ¿Puede ser global?
¿Voy a ser un gerente práctico o delegaré una gran proporción de tareas a otros?
Si delego, ¿qué tipo de tareas compartiré? ¿Será de ventas, trabajo técnico o algo más?
¿Qué tan cómodo me siento tomando la dirección de los demás? ¿Puedo trabajar con socios o inversores que exigen aportes a la gestión de la empresa?
¿La empresa seguirá siendo independiente y de propiedad privada, o eventualmente será adquirida o cotizada en bolsa?
También es esencial considerar sus objetivos financieros. Es posible que su negocio no requiera un compromiso financiero masivo por adelantado, pero probablemente lo hará si prevé un crecimiento rápido. A menos que esté fabricando su producto o servicio desde cero, tendrá que pagar a sus proveedores antes de que sus clientes puedan pagarle, y como señala "Planifique su plan de negocios", "este enigma del flujo de efectivo es la razón por la que muchos las empresas en crecimiento tienen que buscar financiación bancaria o ventas de acciones para financiar su crecimiento. Literalmente, están creciendo más rápido de lo que pueden pagar ".
¿Cuánto financiamiento necesitará para iniciar su negocio? ¿Qué estarás dispuesto a aceptar? Si está desesperado por ese primer flujo de efectivo, es posible que se sienta tentado a aceptar cualquier oferta, pero hacerlo podría obligarlo a ceder demasiado control o pedir a los inversores un número que no sea el adecuado para ninguna de las partes.
Estas ocho preguntas pueden ayudarlo a determinar algunos aspectos financieros de sus etapas de planificación:
¿Qué inversión inicial requerirá el negocio?
¿Cuánto control del negocio está dispuesto a ceder a los inversores?
¿Cuándo obtendrá beneficios la empresa?
¿Cuándo pueden los inversores, incluido usted, esperar un retorno de la inversión?
¿Cuáles son las ganancias proyectadas de la empresa a lo largo del tiempo?
¿Podrás dedicarte a tiempo completo al negocio?
¿Qué tipo de salario o distribución de beneficios puede esperar llevarse a casa?
¿Cuáles son las posibilidades de que la empresa fracase y qué pasará si lo hace?
También debe considerar quién, principalmente, leerá su plan de negocios y cómo planea usarlo. ¿Es un medio de recaudar dinero o atraer empleados? ¿Lo verán los proveedores?
Por último, debe evaluar la probabilidad de si realmente tiene el tiempo y los recursos para llevar a cabo su plan. Puede ser doloroso darse cuenta de que las suposiciones que ha hecho hasta ahora no hacen que un negocio sea exitoso, pero es mejor saberlo desde el principio, antes de asumir más compromisos.
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Cómo escribir un plan de negocios
Una vez que haya resuelto todas las preguntas anteriores y sepa exactamente qué objetivos tiene para su plan de negocios, el siguiente paso es escribir la maldita cosa. Un plan de negocios típico tiene entre 15 y 20 páginas, pero puede ser más largo o más corto, según la complejidad del negocio y las necesidades de su empresa. Independientemente de si tiene la intención de utilizar el plan de negocios para la autoevaluación o para buscar una inversión de siete cifras, debe incluir nueve componentes clave, muchos de los cuales se describen en la Introducción del empresario a los planes de negocios:
1. Página de título y contenido
La presentación es importante, y un plan de negocios debe presentarse en una carpeta con una portada que incluya el nombre de la empresa, los nombres de los directores y otra información relevante como una dirección de trabajo, número de teléfono, correo electrónico y dirección web y fecha. Escriba la información en una fuente que sea fácil de leer e inclúyala también en la página del título. Agregue el logotipo de la empresa y una tabla de contenido que sigue al resumen ejecutivo.
2. Resumen ejecutivo
Piense en el resumen ejecutivo como la versión SparkNotes de su plan de negocios . Debe decirle al lector con la menor cantidad de palabras posible lo que quiere su empresa y por qué. El resumen ejecutivo debe abordar estas nueve cosas:
La idea de negocio y por qué es necesaria. (¿Qué problema soluciona?)
¿Cuánto costará y cuánto financiamiento está buscando?
¿Cuál será el rendimiento para el inversor? ¿Durante cuánto tiempo?
¿Cuál es el nivel de riesgo percibido?
¿Dónde encaja tu idea en el mercado?
¿Qué es el equipo directivo?
¿Cuáles son el producto y las estrategias competitivas?
¿Cuál es tu plan de marketing?
Cuál es tu estrategia de salida?
Al escribir el resumen ejecutivo, recuerde que debe tener entre media página y una página completa. Algo más, y corre el riesgo de perder la atención de sus lectores antes de que puedan profundizar en su plan de negocios. Intente responder cada una de las preguntas anteriores en dos o tres oraciones, y terminará con un resumen ejecutivo que tiene aproximadamente la longitud correcta.
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3. Descripción de la empresa
Puede completar desde unos pocos párrafos hasta algunas páginas al escribir la descripción de su empresa, pero intente nuevamente que sea breve, con el entendimiento de que seguirán más secciones. La descripción comercial generalmente comienza con una breve explicación de la industria elegida, incluidas sus perspectivas actuales y posibilidades futuras. Utilice datos y fuentes (con las notas a pie de página adecuadas) para explicar los mercados que ofrece la industria, junto con los desarrollos que afectarán su negocio. De esa manera, todos los que lean la descripción de la empresa, en particular los inversores, verán que pueden confiar en la diversa información contenida en su plan de negocios.
Cuando empiece a hablar de su negocio, comience con su estructura. ¿Cómo funciona tu negocio? ¿Es minorista, orientado al servicio o mayorista? ¿El negocio es nuevo o está establecido? ¿Es la empresa una empresa unipersonal, sociedad o corporación? ¿Quiénes son los directores y quiénes son sus clientes? ¿Cómo son los canales de distribución y cómo puede respaldar las ventas?
A continuación, analice las ofertas de su empresa. ¿Vende un producto físico, SaaS o un servicio? Explíquelo de manera que el lector sepa lo que está planeando vender y cómo se diferencia de la competencia (los inversores llaman a esto una propuesta de venta única, o USP, y es importante que encuentre la suya). Ya sea un secreto comercial o una patente, debe ser específico sobre su ventaja competitiva y por qué su negocio va a ser rentable. Si planea usar su plan de negocios para la recaudación de fondos, puede usar la sección de descripción de la empresa para explicar por qué las nuevas inversiones ayudarán a que la empresa sea aún más rentable.
Esto, como todo lo demás, puede ser breve, pero puede informar al lector sobre la eficiencia o el flujo de trabajo de su empresa. Puede escribir sobre otras personas clave dentro de la empresa o citar el apoyo de expertos de la industria a su idea, así como su base de operaciones y las razones para comenzar en primer lugar.
4. Estrategias de mercado
Pinta una imagen de tu mercado recordando las cuatro P: producto, precio, plaza y promoción.
Comience esta sección definiendo el tamaño, la estructura y el potencial de ventas del mercado. ¿Cuáles son las perspectivas de crecimiento del mercado? ¿Cómo se ven los datos demográficos y las tendencias en este momento?
A continuación, describa la frecuencia con la que el mercado objetivo comprará su producto o servicio y la posible compra anual. ¿Qué cuota de mercado puede esperar ganar? Trate de ser realista aquí y tenga en cuenta que incluso un número como el 25% podría ser una participación dominante.
A continuación, analice el plan de posicionamiento de su empresa, que se relaciona con el nicho de mercado que puede llenar su producto o servicio. ¿Quién es su mercado objetivo, cómo llegará a ellos y qué le están comprando? ¿Quiénes son sus competidores y cuál es su PVU?
La declaración de posicionamiento dentro de su plan de negocios debe ser breve y concisa, pero asegúrese de responder cada una de esas preguntas antes de pasar, quizás, al aspecto más difícil e importante de su estrategia de mercado: la fijación de precios.
De hecho, fijar un precio para su producto o servicio es una de las decisiones más importantes que debe tomar en todo el plan de negocios. El precio determinará directamente los aspectos esenciales de su negocio, como el margen de beneficio y el volumen de ventas. También influirá en todo tipo de áreas, desde el marketing hasta el consumidor objetivo.
Hay dos formas principales de determinar su precio: la primera es mirar hacia adentro, sumar los costos de ofrecer su producto o servicio y luego agregar un margen de ganancia para encontrar su número. El segundo se llama precio competitivo e implica investigar cómo sus competidores fijarán el precio de sus productos o servicios ahora o en el futuro. El aspecto difícil de este segundo método de fijación de precios es que a menudo establece un límite máximo en la fijación de precios, lo que, a su vez, podría obligarlo a ajustar sus costos.
Luego, gire la sección de estrategias de mercado hacia su proceso de distribución y cómo se relaciona con los canales de sus competidores. ¿Cómo, exactamente, vas a llevar tus ofertas de un lugar a otro? Guíe al lector paso a paso a través de su proceso. ¿Quiere utilizar la misma estrategia o alguna otra cosa que pueda ofrecerle una ventaja?
Por último, explique su estrategia de promoción. ¿Cómo se va a comunicar con sus clientes potenciales? Esta parte debe hablar no solo de marketing o publicidad, sino también de empaque, relaciones públicas y promociones de ventas.
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5. Análisis competitivo
La siguiente sección de su plan de negocios debe ser el análisis competitivo, que ayuda a explicar las diferencias entre usted y sus competidores ... y cómo puede mantenerlo así. Si puede comenzar con una evaluación honesta de las fortalezas y debilidades de sus competidores dentro del mercado, también puede proporcionar al lector un análisis claro sobre su ventaja y las barreras que ya existen o que pueden desarrollarse para mantener su negocio a la vanguardia. . ¿Existen debilidades en el mercado y, de ser así, cómo puede explotarlas?
Recuerde considerar tanto a su competencia directa como a su competencia indirecta, con una visión tanto a corto como a largo plazo.
6. Plan de diseño y desarrollo
Si planea vender un producto, es inteligente agregar una sección de diseño y desarrollo a su plan de negocios. Esta parte debería ayudar a sus lectores a comprender los antecedentes de ese producto. ¿Cómo se han desarrollado la producción, el marketing y la empresa a lo largo del tiempo? ¿Cuál es su presupuesto de desarrollo?
Por el bien de la organización, considere estos tres aspectos del plan de diseño y desarrollo:
Desarrollo de productos
El desarrollo del mercado
Desarrollo organizacional
Comience por establecer sus objetivos de desarrollo, que lógicamente deben seguir su evaluación del mercado y su competencia. Haga que estos objetivos sean factibles y cuantificables, y asegúrese de establecer plazos que permitan a sus lectores ver su visión. Los objetivos deben abordar tanto aspectos técnicos como de marketing.
Una vez que el lector tenga una idea clara de sus objetivos de desarrollo, explique los procedimientos que desarrollará para alcanzarlos. ¿Cómo distribuirá sus recursos y quién se encargará de lograr cada objetivo?
La guía para emprendedores sobre planes de diseño y desarrollo ofrece este ejemplo sobre los pasos para producir una receta para una cerveza lager premium:
Reúna los ingredientes.
Determinar el proceso óptimo de malteado.
Calibre la temperatura de maceración.
Hierva el mosto y evalúe qué lúpulos proporcionan el mejor sabor.
Determine las cantidades de levadura y el período de fermentación.
Determine el período de envejecimiento.
Carboniza la cerveza.
Decide si pasteurizar o no la cerveza.
Asegúrese de hablar también sobre la programación. ¿Qué puntos de control deberá pasar el producto para llegar a un cliente? Establezca plazos para cada paso del proceso. Cree un gráfico con una columna para cada tarea, cuánto tiempo llevará esa tarea y cuándo comenzará y finalizará.
A continuación, considere los costos de desarrollar su producto, desglosando los costos de estos aspectos:
Material
Labor
Gastos generales
Costos generales y administrativos (G&A)
Marketing y ventas
Servicios profesionales, como abogados o contables.
Gastos diversos
Equipo necesario
La siguiente sección debe tratar sobre el personal que tiene o planea contratar para ese desarrollo. Si ya tiene a la persona adecuada en su lugar, esta parte debería ser fácil. De lo contrario, esta parte del plan de negocios puede ayudarlo a crear una descripción detallada de exactamente lo que necesita. Este proceso también puede ayudarlo a formalizar la jerarquía de los puestos de su equipo para que todos conozcan sus roles y responsabilidades.
Termine la sección de desarrollo y diseño de su plan de negocios abordando los riesgos en el desarrollo del producto y cómo abordará esos riesgos. ¿Podría haber dificultades técnicas? ¿Tiene problemas para encontrar a la persona adecuada para liderar el desarrollo? ¿Su situación financiera limita su capacidad para desarrollar el producto? Ser honesto acerca de sus problemas y soluciones puede ayudar a responder algunas de las preguntas de sus lectores antes de que las hagan.
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7. Plan de operaciones y gestión
¿Quiere aprender todo lo que necesitará saber sobre la sección de operaciones y administración de su plan de negocios y leer un artículo web real de 1997? Consulte nuestra guía titulada "Cómo redactar un plan de negocios: operaciones y administración".
Aquí, resumiremos más brevemente las dos áreas que deben cubrirse dentro de su plan de operaciones y gestión: la estructura organizativa es la primera y el requisito de capital para la operación es la segunda.
La estructura organizativa detallada dentro de su plan de negocios establecerá la base para sus gastos operativos, que proporcionará información esencial para la siguiente parte del plan de negocios: sus estados financieros. Los inversores observarán de cerca los estados financieros, por lo que es importante comenzar con una base sólida y un marco realista. Puede comenzar dividiendo su estructura organizacional en estas cuatro secciones:
Marketing y ventas (incluidas las relaciones con los clientes y el servicio)
Producción (incluida la garantía de calidad)
Investigación y desarrollo
Administración
Una vez que haya desglosado las operaciones de la organización dentro de su plan de negocios, puede ver los gastos o los gastos generales. Divídalos en gastos fijos, que normalmente permanecen constantes, y variables, que cambiarán según el volumen de negocio. Estos son algunos de los ejemplos de gastos generales:
Viajar
Mantenimiento y reparación
Arrendamientos de equipos
Alquiler
Publicidad y promoción
Suministros
Utilidades
Embalaje y envio
Beneficios e impuestos sobre la nómina
Cuentas por cobrar incobrables
Servicios profesionales
Seguro
Pagos de préstamos
Depreciación
¿Tiene dificultades para calcular cuáles podrían ser algunos de esos gastos para su negocio? Intente utilizar las fórmulas simples de "Cómo redactar un plan de negocios: operaciones y administración".
8. Factores financieros
La última parte del plan de negocios que definitivamente debe tener cubre las finanzas de la empresa. Específicamente, tres estados financieros formarán la columna vertebral de su plan de negocios: el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el balance general . Repasemos uno por uno.
El estado de resultados explica cómo la empresa puede ganar dinero de una manera sencilla. Se basa en modelos financieros ya desarrollados y discutidos a lo largo del plan de negocios (ingresos, gastos, capital y costo de bienes) y combina esos números con cuándo se realizan las ventas y cuándo se incurre en gastos. Cuando el lector termine de revisar su estado de resultados, debe comprender cuánto dinero gana o pierde su empresa al restar sus costos de sus ingresos, mostrando una pérdida o una ganancia. Si lo desea, usted o un CPA pueden agregar un análisis muy breve al final para enfatizar algunos aspectos importantes de la declaración.
En segundo lugar está el estado de flujo de efectivo, que explica cuánto efectivo necesita su empresa para cumplir con sus obligaciones, así como cuándo lo necesitará y cómo lo obtendrá. Esta sección muestra una ganancia o pérdida al final de cada mes o año que se transfiere al siguiente período de tiempo, lo que puede crear un ciclo. Si su plan de negocios muestra que está operando constantemente con pérdidas que aumentan a medida que pasa el tiempo, esto puede ser una señal de alerta importante tanto para usted como para los posibles inversores. Esta parte del plan de negocios debe prepararse mensualmente durante su primer año en el negocio, trimestralmente en su segundo año y anualmente después de eso.
Nuestraguía sobre estados de flujo de efectivo incluye 17 elementos que deberá agregar a su estado de flujo de efectivo.
Dinero en efectivo. Efectivo disponible en el negocio.
Ventas al contado . Ingresos por ventas pagados en efectivo.
Cuentas por cobrar. Ingresos por cobrar el dinero adeudado al negocio por ventas.
Otros ingresos. La liquidación de activos, los intereses de préstamos concedidos o los ingresos de inversiones son ejemplos.
Ingresos totales. La suma de los cuatro elementos anteriores (efectivo total, ventas en efectivo, cuentas por cobrar, otros ingresos).
Material / mercancía . Esto dependerá de la estructura de su negocio. Si está fabricando, esto incluirá sus materias primas. Si está en el comercio minorista, cuente su inventario de mercancías. Si ofrece un servicio, considere qué suministros son necesarios.
Mano de obra directa . ¿Qué tipo de mano de obra necesita para hacer su producto o completar su servicio?
Sobrecarga . Esto incluye tanto los gastos variables como los gastos fijos de las operaciones comerciales.
Marketing / ventas . Todos los sueldos, comisiones y otros costes directos asociados a los departamentos de marketing y ventas.
Investigación y desarrollo . Específicamente, los gastos de mano de obra necesarios para la investigación y el desarrollo.
Gastos generales y administrativos. Al igual que los costos de investigación y desarrollo, esto se centra en la mano de obra para las funciones de G&A de la empresa.
Impuestos Esto excluye los impuestos sobre la nómina pero incluye todo lo demás.
Capital. Capital necesario para el equipo necesario.
Pagos de préstamos. El total de todos los pagos realizados para reducir las deudas a largo plazo.
Gastos totales. La suma de los elementos del seis al 14 (material / mercancía, mano de obra directa, gastos generales, marketing / ventas, investigación y desarrollo, gastos generales y administrativos, impuestos, capital y pagos de préstamos).
Flujo de efectivo. Reste los gastos totales de los ingresos totales. Esta es la cantidad de efectivo que se transferirá al próximo período.
Flujo de caja acumulado . Reste el flujo de efectivo del período anterior de su flujo de efectivo actual.
Al igual que con el estado de resultados, es una buena idea resumir brevemente las cifras al final. Una vez más, consultar con un CPA probablemente sea una buena idea.
El último estado financiero es el balance. Un balance general es, como dice nuestra enciclopedia, "un estado financiero que enumera los activos, pasivos y capital de una empresa en un momento específico y se utiliza para calcular el valor neto de una empresa". Si ya ha iniciado el negocio, utilice el balance general de su último período de informe. Si el plan de negocios que escribió es para un negocio que espera comenzar, haga todo lo posible por proyectar sus activos y pasivos a lo largo del tiempo. Si desea ganar inversores, también deberá incluir un estado financiero personal. Luego, al igual que con las otras dos secciones, agregue un breve análisis que golpee los puntos principales.
9. Documentos justificativos
Si tiene otros documentos que sus lectores necesitan ver, como contratos importantes, cartas de referencia, una copia de su contrato de arrendamiento o documentos legales, debe agregarlos en esta sección.
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¿Qué hago con mi plan de negocios después de haberlo escrito?
La razón más simple para crear un plan de negocios es ayudar a las personas que no están familiarizadas con su negocio a comprenderlo rápidamente. Si bien el uso más obvio de un documento como este es para fines financieros, un plan de negocios también puede ayudarlo a atraer empleados talentosos y, si comparte el plan de negocios internamente, ayudar a sus empleados existentes a comprender sus roles.
Pero también es importante hacerlo por su propia edificación. Es como dice el viejo refrán: "La mejor manera de aprender algo es enseñándolo". Escribir sus planes, sus metas y el estado de sus finanzas ayuda a aclarar los pensamientos en su propia mente. A partir de ahí, puede dirigir su negocio más fácilmente porque sabrá si el negocio está llegando a los puntos de control que se propuso al principio. Podrá prever las dificultades antes de que aparezcan y podrá girar rápidamente.
Es por eso que debe continuar actualizando su plan de negocios cuando cambien las condiciones, ya sea dentro de su negocio (es posible que esté ingresando a un nuevo período o experimentando un cambio en la administración) o dentro de su mercado (como un nuevo competidor que aparece). La clave es mantener listo su plan de negocios para que no tenga que prepararlo cuando se presente la oportunidad.
