Conozca a su audiencia: consejos para comunicaciones personalizadas

El tono puede ser perfecto para un público pero decididamente imperfecto para otro.

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Muchos de nosotros hemos pasado incontables horas elaborando nuestras comunicaciones. Nuestro tiempo está destinado a crear el tono perfecto para inversores, clientes o proveedores. Sin embargo, el mismo tono no funciona para todas las partes interesadas: el tono puede ser perfecto para una audiencia pero decididamente imperfecto para otra.

Mis consejos para adaptar las comunicaciones a cada grupo de partes interesadas provienen de mi experiencia en el servicio a grupos de partes interesadas divergentes. Lo que he aprendido es que puede entregar el mismo contenido a diferentes audiencias, pero debe adaptar ese mensaje a los intereses, perspectivas y antecedentes únicos de cada audiencia. Desafortunadamente, esta no es la forma en que muchas empresas crean sus mensajes. Un estudio en Accounting and Business Research encontró que las empresas tienden a adaptar un solo mensaje y luego comunicarlo a diferentes grupos de partes interesadas financieras. Este enfoque contribuye a comunicaciones corporativas ineficaces. Lo que muestra la investigación es que, en pocas palabras, los mensajes diseñados sin conocer a su audiencia caen en oídos sordos.

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Tres consejos esenciales pueden orientarle sobre cómo personalizar sus comunicaciones para diferentes audiencias. Cada uno de estos pasos se basa en la base de la investigación de hechos. Llevar a cabo una diligencia debida intensiva sobre sus diferentes audiencias le permitirá conocerlos, atraerlos y persuadirlos.

Conozca a sus audiencias y sus suposiciones sobre ellas

Esto suena simple, pero de hecho, los intereses, rasgos e inclinaciones de su audiencia pueden ser más esquivos de lo que cree. Conocer a su audiencia comienza con la identificación de todas las suposiciones que tiene sobre su audiencia. Recuerdo uno de mis primeros lanzamientos a un inversor que se basó en una suposición sobre cómo sus antecedentes podrían influir en su perspectiva. Afortunadamente, lo pensé dos veces y decidí indagar un poco más en su experiencia. Uno de sus antiguos socios comerciales me dijo que mi suposición era en general correcta, con una salvedad importante. Revisé mi propuesta en consecuencia, y ese posible inversor se convirtió en un socio importante para mí.

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Anticipa la recepción

Es posible que tenga el mismo mensaje sobre su empresa para presentarlo a sus inversores y otras partes interesadas, pero su perspectiva única significa que su recepción variará. Anticipar la recepción única de su discurso entre cada una de sus diferentes partes interesadas le permitirá adaptar su contrarrespuesta. Aprendí esto de la manera difícil. Después de la cuarta o quinta reunión de lanzamiento, me di cuenta de que todas las personas con las que hablé tenían un conjunto diferente de preguntas para mí. Al principio, pensé que la variación era simplemente el resultado de variables confusas. Tras un análisis posterior, me di cuenta de que podría haber predicho esas preguntas en función de los rasgos únicos de cada inversor. Anticipar la recepción significa que ha adoptado la mentalidad de cada audiencia en función de su posición única.

Tener una conversación

Lo más importante es que su presentación a todas las partes interesadas debe ser conversacional, no unidireccional. Muchos de los problemas enumerados anteriormente se pueden resolver mediante un enfoque conversacional. La conversación puede permitirle aprender más sobre su audiencia de lo que pensaba anteriormente. La conversación puede permitirle identificar su recepción similar a su discurso. Conocer a su audiencia significa respetar a su audiencia, y nada dice eso más que comunicarse con ellos como individuos en lugar de como objetivos.

De hecho, aprendí esta lección fundamental de una de mis primeras audiencias: un cliente. Llegué a mi primera reunión armado con un elaborado argumento de venta para conseguir el pez gordo. Era joven, confiada y entusiasta acerca de cómo mis servicios podrían satisfacer sus necesidades. Tan pronto como comencé, ella sonrió, se rió entre dientes y dijo las palabras que nunca olvidaré: “Más despacio. ¿Por qué no nos tomamos unos minutos para conocernos? "

Sonrojándome, me di cuenta de que había enmarcado a mi cliente por completo como una oportunidad, no como una persona. De hecho, pasamos la mayor parte del tiempo que había reservado con ella hablando de todo menos de lo que tenía la intención de presentar. Al final de nuestra conversación, ella me miró y sonrió. "¡Estupendo! Ahora que nos conocemos, quizás podamos hacer negocios juntos. Muéstrame lo que tienes." Me di cuenta de que la importancia de la conversación se trataba más de que yo aprendiera sobre ella. También aprendió mucho sobre mí, como persona y como vendedora.

El principio unificador

Conocer a tu audiencia es el hilo conductor que recorre cada uno de estos pasos. Solo puede adaptar su mensaje de manera única para su audiencia cuando conozca sus suposiciones sobre ellos, anticipe cómo reaccionarán a su mensaje y aprenda de ellos a través de una conversación auténtica y transparente. La elaboración de un mensaje generalizado que tenga la intención de atraer a múltiples audiencias probablemente no atraerá a ninguno de ellos. Muestre a su audiencia el respeto que se merecen mediante la elaboración de un mensaje diseñado exclusivamente para ellos guiado por estos conceptos.

Un mensaje a medida encaja como un traje a medida. Es más probable que su audiencia responda cuando vean cómo su atención a sus detalles particulares informó su mensaje.

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