Tres formas de potenciar su tiempo y ser más productivo que nunca

Todo el mundo tiene 24 horas al día. A continuación, le indicamos cómo utilizarlos de forma eficaz.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Todo el mundo tiene 24 horas al día, pero algunas personas trabajan más duro que otras para maximizar su tiempo. El director ejecutivo de Nasdaq, Bob Greifeld, por ejemplo, se cambia de ropa en su coche. El inventor Yoshiro Nakamatsu dice que sus mejores ideas se forman bajo el agua, por lo que usa un dispositivo de notas a prueba de agua para anotarlas mientras está sumergido. La socióloga y emprendedora Anna Akbari intenta reducir la fatiga de las decisiones comiendo el mismo desayuno y almuerzo todos los días.

Si tomar notas bajo el agua es el sistema que te hace más eficiente, eso es genial. Pero para la mayoría de nosotros, maximizar cada día no se trata tanto de reducir unos minutos aquí o allá, sino de centrarse en las tareas que tienen el mayor impacto.

Aquí hay tres sistemas para aprovechar al máximo su tiempo, sin necesidad de cambiar el automóvil.

El método de la tarea más importante (MIT)

El hecho de que cada elemento de su lista de tareas tenga su propia viñeta no significa que todos tengan el mismo peso. Pero, ¿cómo saber cuáles son más importantes?

Josh Kaufman, autor de The Personal MBA , usa lo que él llama el método de Tarea Más Importante (MIT) para determinar qué tareas tienen prioridad sobre todas las demás.

Al comienzo de cada día, cree una lista de entre dos y tres MIT preguntándose qué cosas, si las hace hoy, marcarán la mayor diferencia. Escriba solo esas tareas en su lista del MIT, que debe mantener separadas de su lista general de tareas pendientes.

Aborda tu lista del MIT durante tus horas de máxima audiencia y date permiso para evitar interrupciones o distracciones que interrumpirán tu flujo. Incluso puede combinarlo con la Ley de Parkinson (“El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”) y establecer una fecha límite autoimpuesta para mantenerlo encaminado.

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La matriz de impacto

Por muy útil que pueda ser el método MIT, los emprendedores a menudo tienen varios proyectos o ideas en competencia que compiten por nuestra atención, y no siempre es obvio cuál debemos seguir.

Para ayudarme a priorizar, utilizo una fórmula simple: Impacto = escala x mejoras . Por escala, me refiero a métricas como clientes, usuarios, dinero, ahorros, etc. Mejoras, por supuesto, se refieren a mejoras.

Con esto en mente, hago una matriz de cuatro cajas, a la que puedes acceder aquí . Etiquete las filas como "pequeña mejora" y "gran mejora" y las columnas como "número pequeño" y "número grande". Esto te deja con cuatro cajas.

Recuadro A (pequeña mejora, pequeño número): el Recuadro A contiene tareas que son de bajo riesgo, pero también de bajo rendimiento. Aun así, tienen un momento y un lugar: en mi empresa, Jotform, iniciamos nuevas contrataciones con proyectos “Box A”, como corregir errores menores, mientras ellos aprenden a manejar las cosas. Dicho esto, la mayoría de nosotros debería evitar perder demasiado tiempo en el Cuadro A.

Recuadro B (número pequeño, gran mejora): las tareas del Recuadro B son mis menos favoritas. Estos son proyectos que consumen muchísimos recursos pero tienen muy poco propósito. Supongamos que es diseñador y dedica mucho tiempo a crear una función de interfaz de usuario que solo se aplica al 1 por ciento de los usuarios. Claro, tal vez un puñado de personas lo encuentre útil, pero también ha agregado mucha complejidad a la interfaz de usuario, lo cual es un negativo neto. Evite las tareas del Cuadro B siempre que sea posible.

Recuadro C (gran número, pequeña mejora): las tareas del Recuadro C son aquellas que son relativamente fáciles de implementar pero tienen un impacto considerable. En Jotform, lanzamos regularmente pequeños ajustes y mejoras que facilitan la vida de nuestros usuarios.

Recuadro D (gran número, gran mejora): las tareas del recuadro D lo tienen todo. Este cuadrante representa un gran esfuerzo que paga grandes dividendos, ya sea un lanzamiento de producto, un rediseño o algo completamente diferente. Por ejemplo, en Jotform, implementamos recientemente un nuevo sistema de recursos humanos que impacta positivamente a nuestros 250 empleados, permitiéndoles por primera vez acceder rápida y fácilmente a información clave. Claro, 250 no suena como un gran número, pero debido a que representa el 100 por ciento de nuestra fuerza laboral, definitivamente es una victoria digna de Box D.

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La matriz de Eisenhower

La matriz que describo anteriormente puede ayudar a discernir qué proyectos tendrán el mayor impacto. Pero más allá de la escala y las mejoras, hay otra métrica crucial a considerar: la urgencia.

El ex presidente Dwight Eisenhower era conocido por centrarse en la importancia y la urgencia cuando se trataba de priorizar sus acciones. Fue a partir de esta lógica que nació la Matriz de Eisenhower.

Antes incluso de extraer la matriz, tómese un minuto para considerar sus parámetros, sugiera Ellen Auster y Shannon Auster-Weiss en un artículo para Harvard Business Review . ¿Cómo se define la "importancia"? (Su matriz de impacto podría ser de ayuda aquí). A continuación, piense en lo que significa "urgencia" para usted. ¿Tiene un proyecto una fecha límite? ¿Un cliente hizo una solicitud oportuna? Piense en el consecuencias de realizar la tarea con prontitud o retrasarla.

Ahora está listo para crear la matriz. Utilice la esquina superior derecha para escribir tareas que sean importantes y urgentes. Estas son tareas de alta prioridad que deben realizarse ahora. En la esquina superior izquierda, escriba las tareas que sean importantes, pero no urgentes. Debido a que estas tareas corren el riesgo de posponerse indefinidamente, es una buena idea programar un tiempo específico para ocuparse de ellas. Como advierten Auster y Auster-Weiss, "si estos elementos se ignoran, pasarán de hervir a fuego lento en un segundo plano a hervir".

La esquina inferior derecha es para tareas menos importantes pero urgentes. Hacerlos puede ser útil para alguien más en su equipo, y son una forma segura de eliminar algunos elementos molestos de su lista de tareas pendientes. Finalmente, están las tareas de menor prioridad; los que son menos importantes y menos urgentes. Si es posible, elimine los que estén desactualizados o que ya no sean útiles. Piense en las consecuencias de posponerlos, o si marcarlos resultará en una victoria rápida.

Hay muchas formas extravagantes que la gente usa para ahorrar tiempo. Pero si realmente desea aprovechar al máximo sus 24 horas, debe averiguar qué es lo más importante y comenzar con eso.

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