Cómo liderar de manera efectiva e inspirar durante las reuniones virtuales

Los líderes empresariales y educativos deben de ser capaces de organizar sin problemas una amplia variedad de foros digitales sin dejar a nadie atrás.

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Hay una pandemia viral. Los síntomas incluyen fatiga, ojos cansados y una sensación de aislamiento. La propagación es rápida y pocos han quedado intactos.

Esta es, por supuesto, la pandemia de reuniones remotas y videoconferencias mal administradas. (¿Dije viral? Quise decir virtual). Hoy en día, casi el 80 por ciento de las empresas utilizan tecnología de videollamadas durante las reuniones. Y el 86 por ciento de todas las organizaciones han realizado entrevistas en línea durante la pandemia.

En el lugar de trabajo u otros entornos virtuales formales, por ejemplo, un salón de clases en línea, es posible que la etiqueta no defina el evento. Pero contribuirá a cómo los asistentes miden la profesionalidad, experiencia y preparación de los organizadores.

Puede haber muchos que prefieran fuertemente las reuniones en persona a las virtuales. Pero hemos llegado a un punto en el que debemos reconocer que, con el liderazgo y la estrategia correctos, las reuniones en línea deben y puede ser útiles, atractivas y consideradas. Lo que alguna vez fue la fuente de memes alrededor de abril de 2020 ahora es un escenario principal para mostrar habilidades de liderazgo, delegar e inspirar a los equipos para lograr un rendimiento óptimo.

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Volver a lo básico

El estado actual de la comunicación profesional es un arma de doble filo. Por un lado, parece que muchas personas han reducido sus expectativas de reuniones y eventos al estilo pandémico. Pero, por otro lado, la presión nunca ha sido mayor para que los líderes empresariales y educativos realicen una transición sin inconvenientes a los modelos digitales.

La realidad es que no causar una buena impresión socavará rápidamente el contenido de una llamada, sin importar la calidad intrínseca. Los organizadores de llamadas deben estar encendidos incluso antes de que lo estén sus cámaras, describiendo los detalles de una reunión de antemano, verificando la configuración necesaria y enviando invitaciones claras y de fácil acceso para que la reunión pueda comenzar a tiempo.

Casi el 95 por ciento de las reuniones virtuales comienzan tarde. A menudo, debido a una falta de comunicación sobre qué herramienta de conferencia se utilizará o confusión sobre los códigos de invitación. Las personas no van a las reuniones físicas sin verificar la dirección y ver cuánto tardan en llegar; los mismos pasos deben aplicarse digitalmente. Tómate unos minutos al comienzo del día para asegurarse de que cada invitación tenga los enlaces y la información adecuados. De esta manera, todos estarán listos para saltar a tiempo con una complicación mínima. Interiorizar esta rutina virtual mostrará respeto a los demás participantes y maximizará la eficiencia y eficacia de las llamadas.

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Saber cuándo silenciar

Las grandes ideas surgen de la discusión y depende de los líderes facilitar esas ideas. Así que inicia una discusión y luego guarda silencio lo más rápido posible. Esta táctica no solo se aplica a las reuniones virtuales, sino también a las híbridas. Las reuniones híbridas casi siempre corren el riesgo de sesgo hacia los miembros del equipo en la misma sala física. En esas llamadas con participantes en su mayoría en persona, los organizadores deben hacer todo lo posible para asegurarse de que se escuchen las voces de los participantes remotos.

No hacer espacio para todos los participantes a menudo afecta injustamente a los miembros del equipo de varios grupos. De hecho, el 45 por ciento de las mujeres líderes empresariales dice que es difícil para las mujeres hablar en las reuniones virtuales. Una de cada cinco mujeres se siente ignorada o ignorada durante las videoconferencias. Los empleados de menor rango o los empleados de entornos menos privilegiados también pueden sentir eso.

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Estudia el plano

Antes de comenzar una reunión en línea, tómate un momento para considerar qué es posible y qué será menos efectivo en video. Por ejemplo, es más difícil saber quién tiene muchas ganas de hablar en una llamada virtual. Llama la atención directamente a la función de levantar la mano y pida explícitamente a todos que enciendan sus cámaras para ver las expresiones faciales, los gestos con las manos u otras señales no verbales. De esta manera, los líderes de la reunión garantizarán que todos tengan la oportunidad de participar, no solo los que activan el gatillo. Hacer cumplir una política de cámaras encendidas también ayuda a todos a concentrarse y evitar distracciones en el escritorio, lo que da como resultado reuniones más sincronizadas, más organizadas y más productivas.

Otra forma de mantener a los participantes comprometidos es grabar la reunión (con consentimiento). Esto ejerce una presión sutil sobre las personas para que se involucren y hablen, particularmente en sesiones grabadas que podrían pasar a los superiores o accionistas. Y para cada reunión, considere los puntos o temas en los que se pueden entretejer cuestionarios, encuestas u otras oportunidades de interactividad en el contenido de la reunión.

(Y una nota para todos los multitareas de llamadas de Zoom: no se está saliendo con la suya tanto como creen).

Terminando fuerte

La importancia de la puntualidad se aplica a ambos extremos de cualquier llamada. Uno de los cinco problemas principales que reportaron los empleados es que a menudo no se respeta el tiempo de reunión asignado. Este es un riesgo en cualquier tipo de conferencia o evento, pero las plataformas en línea facilitan aún más que el tiempo pase desapercibido.

Incluso si una reunión está funcionando perfectamente o queda mucho por discutir, es importante respetar los horarios de las personas y cumplir con el tiempo predeterminado. Sin duda, es razonable pedir a los participantes relevantes que se queden un poco más. Si continuar la discusión es realmente importante, siempre se puede programar una sesión de seguimiento.

La destreza de las llamadas remotas no la hace un CEO. Sin embargo, la capacidad de organizar y ejecutar reuniones virtuales sin problemas es una pieza fundamental de la credibilidad del liderazgo en 2022. Los líderes que pueden adaptarse virtualmente a las necesidades de sus empleados y del lugar de trabajo están preparados para tener éxito en el mundo real.

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