Por qué las pequeñas empresas deberían considerar la planificación de la continuidad del negocio La resiliencia, o la falta de ella, ha sido un tema definitorio del año pasado.

En medio de los conflictos económicos y una crisis de salud pública, las empresas naturalmente se dividieron en dos líneas: las preparadas y las no preparadas. Incluso entonces, la mayoría no escapó sin magulladuras.

Esta división también parecía caer en otra línea: el tamaño del negocio. Si bien la mayoría de las organizaciones se vieron afectadas por la pandemia, las pequeñas empresas fueron sin duda las más afectadas. En una encuesta de PNAS realizada en 2020, el 43% de los encuestados de pequeñas empresas habían cerrado temporalmente, principalmente debido a Covid-19.

En parte, esta lucha sesgada se relaciona con el flujo de caja y los recursos. La encuesta de PNAS mostró que la mayoría de los encuestados solo tenían suficiente dinero en efectivo para dos meses o menos. En la otra cara de la moneda, las empresas tienen la ventaja de tener bolsillos más profundos. Según un informe de la Administración de Pequeñas Empresas que analizó la recesión de 2008, las empresas más grandes recuperaron su contribución al PIB antes de la crisis en un promedio de cuatro años, mientras que las más pequeñas tardaron un promedio de seis.

Sin embargo, la resiliencia no depende únicamente del flujo de caja. Las grandes empresas tienen otra ventaja: la planificación de la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres. Estas prácticas son algo que está en juego para las grandes empresas, pero a menudo se las considera demasiado corporativas o excesivas para las más pequeñas. ¿Por qué los procesos relacionados con la resiliencia están en deuda con el tamaño? ¿No vivimos en el mundo de la escalabilidad? Las pequeñas empresas pueden, y merecen, también pensar en grande sin sobrepasar sus recursos.

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Por qué la continuidad empresarial no puede ser exclusiva de la empresa

La planificación de la continuidad del negocio ayuda a que las operaciones sean lo más resistentes posible. Aquí hay dos definiciones importantes que debe conocer:

• La planificación de la continuidad del negocio es el proceso de identificar las amenazas potenciales a una empresa y crear protocolos para lidiar con ellas, de modo que la empresa pueda seguir avanzando.
• La recuperación ante desastres es un conjunto de herramientas y procedimientos que restauran la información, los procesos y los sistemas vitales de una empresa después de un desastre.

Claro, ese protocolo y esas herramientas pueden parecer diferentes para una empresa (por ejemplo, un equipo completo y una pila de tecnología dedicada al problema), pero eso no significa que las empresas no puedan adoptar las mismas mejores prácticas en una escala más pequeña. Con el plan adecuado, pueden obtener los mismos beneficios que las empresas más grandes.

Estos son solo algunos de los beneficios:

1. Limite las interrupciones. No es necesario manejar cada crisis como un evento independiente. Con un plan de continuidad empresarial, las pequeñas empresas pueden estandarizar su respuesta ante interrupciones para minimizar el tiempo de inactividad. Cuanto menos tiempo de inactividad, menos dinero se pierde.
2. Diseñe alternativas. Siempre debe haber un Plan B si una pequeña empresa tiene que cerrar sus puertas, reducir sus horas o limitar su capacidad. Por ejemplo, si un salón está cerrado durante un mes debido a Covid-19, debería tener una forma de utilizar las telecomunicaciones, mantenerse en contacto con su clientela y permitir que los clientes sigan reservando citas futuras. De esa manera, los ingresos están listos para un reinicio rápido una vez que la empresa vuelva a abrir.
3. Empoderar a los empleados . La planificación de la continuidad del negocio garantiza que todos los empleados estén en sintonía sobre cómo manejar una crisis. Con un protocolo establecido, los empleados saben cómo llevar a cabo su trabajo, garantizando la coherencia y dándoles tranquilidad.

El primer paso en la planificación de la continuidad del negocio es identificar los desafíos internos. Por ejemplo, ¿su infraestructura actual está ayudando u obstaculizando su resiliencia? Si bien hay varios factores que pueden contribuir a una crisis, como la volatilidad económica, la seguridad del personal y / o las advertencias gubernamentales, los procesos de una empresa no deberían ser uno de ellos.

Dicho esto, muchas organizaciones continúan confiando en herramientas y sistemas obsoletos que agravan las crisis. Por ejemplo, algunas empresas no pudieron trasladarse fácilmente a un mundo remoto y socialmente distanciado. Para sentar las bases de la continuidad del negocio, las empresas deben priorizar la digitalización de sus procesos y sistemas.

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Digitalice antes del próximo desastre

Durante los primeros cierres relacionados con la pandemia, muchas pequeñas empresas descubrieron que sus sistemas de lápiz y papel dificultaban la respuesta rápida a los cambios necesarios. La gestión empresarial exclusivamente analógica presenta varios problemas. Solo se puede acceder físicamente a la información que vive en un solo lugar desde ese lugar; si se pierde o se destruye, desaparece para siempre. También es difícil obtener información a partir de esos datos con respecto a los informes, la nómina y la base de datos de clientes.

Al modernizar los métodos de solo papel con soluciones digitales, las empresas pueden eliminar los cuellos de botella internos y obtener acceso a información importante en cualquier momento y lugar. Los clientes pueden programar citas y comunicarse incluso cuando las puertas están cerradas, y los empleados se benefician al poder hacer cosas como ver sus horarios y mantenerse al día.

La digitalización tampoco tiene por qué ser una inversión de nivel empresarial. Al implementar soluciones todo en uno, como el software de gestión empresarial, las pequeñas empresas pueden digitalizar sus operaciones con facilidad. El software adecuado puede hacer que la planificación de la continuidad del negocio sea simple y asequible, y el mejor momento para comenzar a planificar es ahora.

Las pequeñas empresas deben estar preparadas para la próxima interrupción, ya sea un desastre natural, un robo o una filtración de datos. Al modernizar y digitalizar las operaciones, las pequeñas empresas pueden aprovechar la revolución digital sin arruinarse.

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