Cómo las empresas pueden garantizar que la auditoría de un plan de beneficios para empleados sea un éxito Las auditorías del plan de beneficios de los empleados son necesarias para el cumplimiento, pero también pueden permitir que la administración mejore y agilice las operaciones del plan.
Por Frank Milone
Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés.
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Los planes de prestaciones a los empleados son, por su propia naturaleza, descentralizados. Hay aspectos del plan que probablemente se subcontratarán a organizaciones de servicios de terceros que se especializan en funciones de contabilidad y mantenimiento de registros de inversiones. Sin embargo, paradójicamente, las empresas son totalmente responsables de la integridad de todos los aspectos de su plan de beneficios, incluidos los gestionados por terceros.
Las organizaciones con más de 100 empleados elegibles para participar en su plan de beneficios deben tener una auditoría realizada anualmente y archivada con el Formulario 5500. Aunque la auditoría debe ser realizada por una firma externa, prepararse para ella y administrar el proceso de manera efectiva es clave y puede resultar en la optimización de los procesos del plan de beneficios para empleados en general.
Elija una firma con experiencia
Las auditorías de planes de beneficios para empleados se envían al Departamento de Trabajo de EE. UU., Que anima activamente a las empresas a utilizar firmas de auditoría con experiencia. Según el DOL , las empresas de contabilidad que realizan la menor cantidad de auditorías de beneficios a los empleados tienen seis veces más probabilidades de cometer errores que las que realizan un gran volumen de auditorías de beneficios a los empleados.
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Asignar una persona interna para gestionar el proceso de auditoría
Dado que los beneficios para los empleados pueden abarcar jubilación, atención médica, odontología y más, los diferentes proveedores involucrados y la información requerida para la auditoría pueden ser bastante extensos. Cuando las empresas pasan por su primera auditoría del plan de beneficios para empleados, a menudo subestiman lo que está involucrado.
El auditor debe comprender todas las actividades que rodean al plan, los controles internos y los procesos financieros que están directamente relacionados con el funcionamiento del plan. También deberán comprender qué sistemas está utilizando, como la nómina, un administrador del plan y un administrador de registros.
Nombrar a una persona dentro de su organización para que sea el punto de contacto para la auditoría y para gestionar la recopilación y el intercambio de esta información garantizará que el proceso se desarrolle sin problemas y reducirá la carga para el resto de su equipo.
Comprenda sus procesos y controles
Los procesos y controles sobre los sistemas que afectan su plan de beneficios para empleados son un componente esencial de una auditoría del plan de beneficios para empleados. Esto incluye controles de supervisión y monitoreo sobre cualquier organización de servicios de terceros que tenga un papel en esos procesos.
Por ejemplo, los empleados cambian con frecuencia el porcentaje de su salario que se desvía a su cuenta de jubilación. La empresa tiene la responsabilidad de realizar este cambio en su sistema de nómina de manera oportuna. Es importante comprender cómo se reciben y se realizan esos cambios en el sistema de nómina y garantizar que se establezcan los procedimientos para garantizar que sucedan.
La compañía también debe asegurarse de no retener fondos por más tiempo del que debería. Las contribuciones, que incluyen las contribuciones de los empleados, así como cualquier contrapartida del empleador, deben enviarse al administrador fiduciario y al administrador de registros de manera oportuna.
Mantener estos controles no es una tarea pequeña, pero es esencial para proteger la integridad financiera del plan de beneficios para empleados. Los hipo en el camino no son algo de lo que temer: la auditoría puede ayudar a mejorar la administración, agilizar las operaciones asociadas con el plan y fortalecer los controles internos sobre los informes dentro del plan.
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Un ejemplo del mundo real
Mi empresa trabajaba con una empresa de tecnología que había crecido rápidamente. Como resultado, el departamento de recursos humanos carecía de personal y estaba sobrecargado con otras responsabilidades normales a nivel interno. No pudieron realizar cambios oportunos o precisos en su sistema de nómina para los porcentajes de contribución de los empleados, o algunas veces ni siquiera estaban haciendo los cambios que solicitaban los empleados.
Cuando ingresamos y probamos las contribuciones hechas para los empleados, las cantidades que el empleado había pedido que se retiraran estaban subestimadas o exageradas. Esto tuvo que arreglarse antes de que se completara la auditoría. Muy a menudo, las empresas que tienen buenas políticas y procedimientos sobre las contribuciones de los empleados al plan habrían identificado este problema y lo habrían solucionado antes del proceso de auditoría.
Una auditoría ayuda a la empresa a presentar un Formulario 5500 completo y preciso para el plan con el DOL, pero también puede ayudar a mejorar la gestión del plan y agilizar las operaciones del plan.
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