Tecnología aplicada en la contabilidad: cómo automatizar y mejorar procesos de nómina

Las hojas de excel y los problemas de compatibilidad entre archivos ya no tienen que ser un contratiempo para los procesos de nómina de fin de mes.

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A medida que los años pasan y la tecnología avanza cada vez más, la implementación de sistemas de software en áreas como la contabilidad han demostrado que la automatización de los procesos contables mejora y acelera el rendimiento de actividades como el registro de finanzas, la generación de estados financieros, manejos de nómina, y otras funciones que sin duda son imprescindibles para el correcto funcionamiento de una compañía.

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Sin embargo, muchas de estas actividades se realizaban de una manera rudimentaria, aplicando hojas de cálculo y documentos offline que llegaban a ser tediosos, pero la pandemia ocasionada por el covid-19 obligó a los equipos contables a buscar alternativas más amigables para el desarrollo de las actividades contables en la distancia.

Según una encuesta realizada por McKinsey and Co. el 66 por ciento de las empresas de todas las industrias han puesto a prueba la automatización de los procesos en una o más areas de la empresa. Con la automatización digital, la contabilidad se puede hacer más sistemática. Estas aplicaciones digitales pueden ayudar a aliviar la carga abrumadora durante el cierre de fin de mes.

Cuando los equipos de contabilidad deciden optar por automatizar procesos, el uso de hojas de cálculo se puede reducir hasta en un 50 por ciento, según SkyStem, compañía que ofrece un sistema para facilitar los cierres de fin de mes.

Principales razones para que los equipos de contabilidad opten por automatizar sus tareas financieras de fin de mes:

Shagun Malhotra, CEO y Fundadora de SkyStem, comparte tres razones principales por las que las empresas deberían considerar las automatizaciones de fin de mes en sus empresas, trayendo productividad, eficiencia, transparencia y prosperidad.

1. Aumenta la productividad

El nivel de productividad de una empresa está determinado por la cantidad de producción en comparación con la cantidad de recursos. La productividad es esencial para todas las empresas, pero no siempre alcanzable debido a su limitado presupuesto y recursos.

La automatización de los procesos de nómina de fin de mes permite a las empresas analizar los datos y compilar informes, en lugar de mantener carpetas, lidiar con versiones diferentes Excel, unidades compartidas y demás. Esto reduce el tiempo y los recursos de las empresas para esta tarea, ya que es un proceso mucho más rápido que la realización manual.

Si se implementa la automatización de fin de mes, los empleados están menos cargados con tareas administrativas y repetitivas. Esto también aumentará su motivación. En su lugar, pueden centrarse en otros asuntos que necesitan una aportación más "humana", cómo tomar decisiones comerciales efectivas basadas en informes automatizados o estrategias de planificación para optimizar el rendimiento de su empresa.

2. Proporciona información en tiempo real

Las fórmulas manuales son propensas a errores humanos: es fácil introducir una fórmula por error, colocar un decimal adicional u olvidarse de añadir un carácter especial. También puede haber información duplicada, discrepancias en el formato de fecha, diferencias de fecha/hora y otras incongruencias. Esto puede causar imprecisiones que podrían tardar horas en resolverse.

La compilación automática detecta patrones y prepara la conciliación incluso antes de que un usuario inicie sesión. Tiene controles internos integrados, informes y paneles de control que permiten al líder del equipo tener más supervisión, llamando la atención sobre posibles cancelaciones, elementos abiertos obsoletos y trabajo mal hecho antes de que ocurran anomalías en tiempo real.

3. Minimiza el fraude

El fraude es un problema grave que puede llevar a una empresa a la quiebra, al riesgo de reputación y a las multas y sanciones gubernamentales. Según la Encuesta Global de Delitos Económicos y Fraudes de PwC 2022, el 46 por ciento de las empresas informaron haber sufrido fraude, corrupción u otros delitos económicos en los últimos 24 meses.

Automatizar el proceso de nómina de fin de mes ayuda a aumentar la precisión y hacer que el proceso sea más rápido: cualquier irregularidad se puede detectar e investigar rápidamente. Con la automatización, las empresas pueden aprovechar los informes en tiempo real, las alertas de riesgo y los controles internos automatizados, lo que dificulta la manipulación de fraude o comportamiento irregular.Los tiempos de pasar por montones de papel y trabajar horas extras han terminado. Las carpetas, las unidades compartidas y los problemas de control de versiones de Excel ya no tienen que ser un contratiempo para el cierre de fin de mes.

(Sobre el autor: Stiven Cartagena es editor de Geektime en Español).