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¿Mucha Información

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¿Mucha Información?

Cómo manejar y aprovechar la información.

Por Heather Page

En esta era de la comunicación, la información empresarialestratégica es su arma más poderosa, pero también pudieraser su peor enemigo.

Gracias a los localizadores, faxes, Internet, correo electrónico ynoticias diarias, tener acceso a información vital no es problema. Elproblema es tenerla realmente a nuestro servicio sin que nos abrume.

Y no se lo digo por decir. Yo misma padezco constantemente de sobrecarga deinformación. En mi correo de voz se apilan más y másmensajes hasta que mi contestadora está a punto de explotar. Y justocuando he sacado de mi buzón de correo electrónico unnúmero importante de mensajes, llega el lunes por la mañana yotra vez tengo 72 mensajes más por leer.

Mi mal no es algo único. De acuerdo con Pitney Bowes, empresa de equipospara envíos postales, el trabajador promedio envía y recibe lasorprendente cantidad de 201 mensajes en un día cualquiera. En estascircunstancias, hasta el empleado o emprendedor más concentrado ydiligente puede verse en la necesidad de implementar una mejor estrategia paramanejar adecuadamente la información.

En el mundo empresarial actual, donde el conocimiento es poder, es muyconveniente que los empresarios apliquen métodos para combatir lasobrecarga de información, pues un mal manejo de ésta sepodría traducir en una pérdida de productividad y,potencialmente, del negocio. Es hora de encontrar una manera de manejar lainformación antes de que ésta empiece a manejarlo a usted.

Capacitacion basica

Los expertos señalan que el primer paso para evitar una sobrecarga deinformación consiste en desarrollar un agudo sentido de las metas yobjetivos de su negocio. &flashquotLa mejor manera de que no se nos desboque lainformación es tener bien clara la estrategia de negocios&flashquot, comentaEllen Siminoff, vicepresidenta de desarrollo empresarial y planeaciónestratégica de Yahoo!, quien recibe más de 300 mensajeselectrónicos y otras tantas decenas mediante correo de voz todos losdías. &flashquotSi se tiene un sentido de lo que es la estrategia, entonces sesabe qué es importante, a qué dedicar más tiempo y enqué no merece la pena molestarse.&flashquot

Una vez que se tienen claras las prioridades, el siguiente paso consiste endesarrollar una manera lógica de atacar los e-mail, faxes, correos devoz y otras fuentes de información molestas. Algunos expertosrecomiendan revisarlos frecuentemente para que no se acumulen, mientras queotros aconsejan apartar ciertos momentos del día para esepropósito. Siminoff, por ejemplo, se aboca a su buzón de correoelectrónico temprano por la mañana. Antes de empezar otraslabores y asistir a juntas, intenta contestar los mensajes importantes yurgentes, así como los menos importantes para quitárselos de enmedio rápidamente. Además, dedica tiempo al final del día,cuando está más tranquila, para contestar el correo que requiereuna respuesta más meditada. La estrategia que usted utilice debe encajaren su ambiente de negocios y objetivos diarios.

Cuando responda un mensaje, no pierda el enfoque. Responda únicamente elcorreo de voz o electrónico que vaya de acuerdo con su estrategia. Deser posible, pida a un asistente que monitoree su correo de voz, faxes, correoelectrónico y ordinario para que sólo le pase lainformación más pertinente.

Siempre que pueda, sea breve. Vaya al grano cuando responda los mensajes devoz, y apéguese a los hechos cuando escriba un e-mail. Una gran ventajadel correo electrónico frente al teléfono es que lascortesías salen sobrando, o al menos toman menos tiempo, lo cual lepermite ir al punto en cuestión.

Sobre todo, coloque en anaqueles los artículos de periódico,correo electrónico y otras informaciones. Si después de variassemanas no ha hallado tiempo para actuar o transmitir esa información&flashquotinteresante&flashquot, deshágase de ella. Si se topa con algo importante,imprímalo y archívelo o remítalo de inmediato a la personaadecuada. Le sugerimos que no deje correos electrónicos en subuzón durante días. Una vez resuelto el punto en cuestión,bórrelos permanentemente.

Las Herramientas

Los verdaderos acumuladores de información necesitan más que unascuantas estrategias para manejar datos útiles. Para ganar la guerra esnecesario un buen software y herramientas de comunicación que filtren yden prioridad automáticamente a la información y proporcionenacceso a ella en cualquier momento y lugar.

Debido a que la mayoría de nosotros tenemos problemas para manejarcantidades voluminosas de correo electrónico, ése seránuestro punto de partida. Si tiembla cuando ve el anuncio: &flashquot¡Tienecorreo!&flashquot, lo más probable es que usted necesite algún tipo desolución de correo electrónico avanzada. Muchos de estos sistemasya vienen preinstalados en el equipo de cómputo, o tiene un costo muyaccesible con cualquier distribuidor de programas y ofrecencaracterísticas avanzadas y potentes para salir del desorden. Con ellosse puede visualizar el contenido parcial de un mensaje sin ni siquiera abrirlo,gracias a la característica de prever mensajes. Los filtrosautomáticamente identifican y archivan su correo en ciertas carpetas,transfieren o remiten ciertos mensajes o responden a mensajes de correoelectrónico designados con todo tipo de respuestas automatizadas, sepuede también bajar correo y dejarlo abierto en el trasfondo mientrassimultáneamente se realizan otras funciones tales como elaborar un nuevomensaje o buscar direcciones en el directorio.

Otros programas de manejo de e-mail tienen características elementales,pero útiles. Aproveche aquellas que dan prioridad a los mensajesimportantes con un signo de admiración o sombreado rojo, y aprenda autilizar el bloqueo automático. Yahoo! Mail, por ejemplo, cuenta con unanueva característica que bloquea automáticamente ciertosmensajes; si alguien tiene por costumbre enviar bromas o correo improductivo,basta oprimir un botón para detener cualquier mensaje de esa persona.

Un acceso fácil a la información también es parteimportante de lograr controlarla. Resulta más sencillo controlar lainformación acumulada si se puede tener acceso al correo de voz,electrónico y demás cuando y dónde se desea. Una buenaestrategia consiste en mantener toda la información importante enlínea. Muchos empresarios utilizan e-mail basado en Web como MSN Hotmail(http://www.hotmail.com) o Yahoo! Mail (http://www.yahoo.com) para tener accesoa ella desde cualquier lugar con sólo un browser. Serviciosútiles como Yahoo! Calendar ponen en línea toda suinformación sobre citas, reuniones y contactos para facilitar su accesoa ella. Para ayudarlo a no perder el control, Yahoo! Pager, un servicio deenvío de mensajes gratuito, le avisa cuando tiene un e-mail nuevo o unacita en su Yahoo! Calendar.

Asimismo, considere utilizar servicios de remisión de llamadas queenvían sus mensajes al teléfono celular cuando usted sale de laoficina. Los servicios unificados de mensajes que agrupan todas suscomunicaciones para facilitar su manejo también son una buenaopción. Su prestador de servicios de telecomunicaciones es probable quepueda proporcionárselos, pero también puede considerar servicioscomo JFAX.COM (http://www.jfax.com). JFAX.COM Unified Messaging que lleva todossus mensajes de voz, faxes y correo electrónico a un solo lugar: subuzón de correo electrónico. Una vez que tiene asignado unnúmero telefónico personal, cualquier correo de voz o fax seconvierte en un mensaje de correo electrónico y se envíainmediatamente al buzón de llegada. Basta con utilizar el ratónpara ver los faxes o escuchar los mensajes de correo de voz en archivos deaudio. La activación del servicio se hace mediante un pago únicode US$15 y la cuota de servicio mensual de US$12.50, solicitándolovía Internet.

Por último, ahorre tiempo aprendiendo a buscar información enInternet de la manera adecuada. En vez de andar a tientas en cientos de sitios--muchos de ellos quizás irrelevantes-- optimice la investigaciónutilizando las opciones de búsqueda avanzada que se encuentran en muchosde los buscadores más populares de la actualidad. Conozca todos lostrucos leyendo las zonas con consejos para buscar que se encuentran en lapágina principal. Asimismo, aproveche los directorios para llegar adonde quiere.

En vez de buscar en toda la red, trate de encontrar informaciónrelacionada con negocios en el directorio Business and Economy de Yahoo, oencuentre la información más reciente en xDSL en la zona deComputer & Internet de Excite.

Afortunadamente, uno se topa con más ayuda en el camino. Encuentremás representantes inteligentes que busquen y recorteninformación de Internet, y se la remitan mediante su computadoraportátil o su celular. De igual modo, la información vitalsiempre estará lista gracias a las mejoras que se preven al incorporarcalendarización y recepción de correo electrónico apalmtops, localizadores y teléfonos celulares. Si se combinanadecuadamente estrategias de sentido común y las herramientastecnológicas más recientes, el acceso a la información seconvierte en una bendición, y no en una maldición. Despuésde todo, mi caso tal vez no esté del todo perdido.

Viva y aprenda

¿Cómo evitan algunos de los empresarios más ocupados lasobrecarga de información?

Nombre de la empresa y descripción: Jamba Juice, franquicia de jugos defruta.

Ubicación: San Francisco

Nombre del cofundador: Linda Olds, 35 años

Mejor estrategia para manejar el correo electrónico: Atacarlo todos losdías, inclusive fines de semana y vacaciones. Lo primero que hago cadamañana es revisar el correo para responder o quitar de en medio losmensajes tan rápidamente como sea posible. También reviso elcorreo electrónico durante el día e intento responder cadamensaje a medida que me van llegando.

Estrategias más útiles para evitar la sobrecarga deinformación: Dar prioridad a metas y objetivos, y armonizarlos con lasmetas y objetivos de mi empresa y departamento. Delegar cuando sea posible ymantener abiertas las líneas de comunicación para minimizar laconfusión y las energías perdidas.

Nombre de la empresa y descripción: iVillage, red femenina enlínea (http://www.ivillage.com)

Ubicación: Nueva York

Nombre del cofundador: Nancy Evans, 49 años

Mejor estrategia para manejar el correo electrónico: Antes solíaimprimir todo y hojearlo camino a casa. Hacía anotaciones en los quenecesitaban respuesta y tiraba los que no servían, pero ello eliminabael beneficio principal del correo electrónico. Por lo tanto, miasistente ahora edita los correos que no es forzoso que lea y por la nocherespondo los demás.

Estrategias más útiles para evitar la sobrecarga deinformación: Todas las revistas y boletines comerciales van alfólder de lectura para leerlos durante viajes o para llevármelosa casa los viernes. El costo del taxi matutino es el precio que pago por leerThe New York Times y The Wall Street Journal. El correo ordinario lo maneja miasistente.

Contactos

iVillage, EUA (212) 206-3141

Jamba Juice, EUA (415) 865-1200. Internet: http://www.jambajuice.com