Recursos Humanos

¿Se hace un buen uso del correo electrónico?

El E-mail se ha posicionado como una de las herramientas de comunicación más eficaces pero... ¿realmente lo sabemos aprovechar?
¿Se hace un buen uso del correo electrónico?
Crédito: Depositphotos.com
5 min read
Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

Xavier Solé. Global Sales Manager de Equiptank, Miembro del Forum Millora Contínua

Elemento imprescindible. Hoy en día, el uso del correo electrónico en el ámbito empresarial está tan extendido y se ha vuelto tan necesario, que no cabe la duda sobre su utilidad y los beneficios que nos aporta para el eficaz desarrollo de nuestro trabajo. No hace falta que enumeremos ahora todas las ventajas que conlleva el correo electrónico, pero ¿qué otra herramienta nos permite una comunicación tan ágil y a un coste económico tan bajo?

Buen uso del correo electrónico. Toda organización que utilice la informática debería tener un código interno de conducta en el que se fijen los usos a los que se deben destinar las herramientas informáticas que la organización pone a disposición de sus empleados. El correo electrónico debe utilizarse para las tareas y objetivos empresariales, y no para fines particulares.

Cuando se hace uso de un correo de empresa para fines personales, se está transgrediendo la confianza que el empleador pone en el empleado. En todo caso, dicho uso sería más aceptable si se produjese fuera del horario laboral. Recibir un chiste o broma de un compañero de trabajo de vez en cuando es aceptable e incluso divertido, quien sabe, incluso mejore las relaciones interpersonales. Pero en el momento en que se convierte en habitual y afecta rendimiento de la empresa, hay que ponerle fin.

Uso abusivo del correo. Muchos de nosotros recibimos gran número de e-mails al día, y el tiempo que dedicamos a su lectura y respuesta, aumenta cada día. Sólo el esfuerzo de leerlos todos, nos quita un tiempo valiosísimo que no dedicamos a otras tareas. Si a esto le añadimos la creencia, en mi modesta opinión infundada, de que todos los correos son urgentes y deben ser contestados al momento, se nos genera una situación de bloque total.

Para escapar de esta situación de colapso existen diversas pautas a seguir, a mí se me ocurren las siguientes: no es necesario comprobar el correo cada cinco minutos, con hacerlo cada treinta minutos suele ser más que suficiente. No debemos aceptar que alguien nos envíe un correo urgente, que deba ser contestado en cinco minutos, sin tan siquiera hacernos una llamada de advertencia sobre el mismo. A cada correo recibido se le debe asignar una prioridad, y responder primero aquellos que sean de máxima prioridad. Estas respuestas no hace falta que sean absolutas, muchas veces con devolver el correo con una pequeña nota para que la otra parte sepa que estamos trabajando en el tema es suficiente.

Normas básicas de educación. Por último, comentar que no debemos nunca olvidar que con el correo electrónico ocurre lo mismo que con el resto de relaciones humanas, la primera impresión es la queda. Es importante el uso de una gramática y tono correctos. El estilo de redacción debe ser adecuado al destinatario. Debemos ser siempre conscientes de que se trata de comunicación escrita, y como tal queda registro de ella. Un último consejo es no copiar el mensaje a aquellas personas que no vayan a hacer ningún uso del mismo, ¿quien no se ha sentido alguna vez molesto de recibir mensajes que en nada le incumben?

Joaquim Sas. Gerente de Sas-sa, Miembro del Forum Millora Contínua

Imprescindible. ¿Es necesario el correo electrónico? y aún más ¿es imprescindible que todas las personas que trabajan con soporte informático dispongan de correo electrónico?

La primera pregunta es fácil de contestar: Hoy es imprescindible disponer de correo electrónico. La inmediatez que da no lo da otra cosa ¡y encima es por escrito! Recordemos el correo convencional, el telegrama, el telex, el fax, ¿volveríamos a ellos? Una oferta a un cliente de Italia hace 30 años tardaba en ser aceptada un mínimo de 4 semanas, hoy es inmediata.

El problema es que se banaliza su uso, por su facilidad se mandan una exageración de e-mails con copias a toda la agenda.

Criterio de uso. No conozco ninguna empresa que disponga de un protocolo o criterio de uso. El mandar copias, el reenviar a menudo lo único que buscan es una "coartada", es "el ya se lo dije" de antes. Por otro lado el recibir cientos de correos basura es un problema que nos roba mucho tiempo, hay que estar muy al día de los filtros para no colapsar el sistema y no pasarte media jornada "matando" correos.

¿Para todo el mundo? En lo referente a si todo el mundo debe de disponer de correo electrónico y yo añadiría conexión a Internet, la respuesta es clara: NO.

Delante de la pantalla un operador avezado puede estar haciendo ver que trabaja, consulta, manda o recibe correos y lo único que hace es perder el tiempo. El éxito de las páginas web de los grandes almacenes y supermercados radica en la facilidad de comprar desde el trabajo, desde tu pantalla.

Evitar abusos. La empresa debe articular sistemas para evitar abusos y controlar el envío de ficheros y/o documentos adjuntos a los correos electrónicos.

Fuente: Noticias.com

Keep Reading

Mexico Desconocido

Homenaje a Toledo: volarán papalotes en la CDMX el 15 de septiembre

El domingo 15 de septiembre realizarán un homenaje a Francisco Toledo en la CDMX. Decenas de papalotes volarán por los cielos para recordarlo.
Nupcias Magazine

Montajes de boda 100 por ciento mexicanos

¡Viva México y sus diseñadores! Talento nacional para tu gran día.
Cine Premiere

Taquilla México: El capítulo histórico de It dentro el género de terror

It: Capítulo 2 se ha convertido en el mejor estreno no-Disney en la taquilla de México y ha entrado en el top 40 histórico de películas más taquilleras.
Altonivel

La startup chilena que lleva los idiomas a las cafeterías llegó a México

Poliglota

Hace 10 años, en 2009, José Sánchez y Carlos Aravena, en ese entonces alumnos de la Universidad Católica de Chile, decidieron crear un nuevo modelo educativo para la enseñanza y aprendizaje de idiomas, proyecto al que más tarde se sumaría Nicolás Fuenzalida. Y es que, durante años, intentaron aprender inglés a través del método tradicional: en una escuela de idiomas, con el clásico método de memorización, materiales que no se actualizan constantemente y los típicos exámenes en papel, pero nunca fueron capaces de lograr una conversación fluida.

Tras 5 años de desarrollo y perfeccionamiento, estos 3 emprendedores finalmente lograron su cometido: crear un método innovador de enseñanza de idiomas y levantar recursos por un monto de 300,000 dólares de un Fondo de Inversión suizo para lanzar al mercado chileno su startup, a la que llamaron Poliglota.

Fue tal el éxito de Poliglota en Chile que al poco tiempo vino la internacionalización. En 2018, la compañía arribó a México, uno de los mercados más importantes en Latinoamérica, debido a su vecindad con Estados Unidos, que es su principal socio comercial; y más tarde llegaron a Perú. El próximo año, Aravena y sus socios tienen pensado abrir operaciones en Brasil, el gigante de la región; así como consolidar su presencia en México, país donde solo el 5% de su población habla fluidamente el idioma inglés, aunque dicho porcentaje es más alto que el de Latinoamérica, que es de solo 2%.

Poliglota

Lee: 6 idiomas que te abrirán la puerta a un mejor empleo

Para ello, la startup chilena pretende levantar, en el segundo semestre del año, entre 3 y 5 millones de dólares (mdd) de Fondos de Inversión de México, Chile y Miami. 

“Esta segunda ronda para levantar recursos se abrió en agosto pasado y se cierra en enero de 2020. Hemos decidido abrir las puertas de Poliglota a inversionistas de Fondos de Inversión que quieran sumarse para continuar con nuestra expansión en Chile y México, donde nuestra metodología ha tenido una alta demanda; queremos ser más agresivos en estos mercados y también abrir operaciones en Brasil, que igualmente es un gran mercado, al que queremos llegar. Vamos con todo”, subrayó Sánchez, en entrevista con Alto Nivel.

Hoy, Poliglota cuenta con 500 profesores y 12,000 estudiantes, de los cuales 4,000 alumnos se encuentran en México y el 90% de estos estudia el idioma inglés. “Este año vamos a cerrar con 8,000 alumnos en Ciudad de México y en 2020, año en que abriremos operaciones en Monterrey y Guadalajara, el objetivo es alcanzar la cifra de 20,000 estudiantes; queremos convertir a México en un país bilingüe”, indicó el fundador de Poliglota.

Poliglota

Lee: ¿Cuáles son los idiomas más competitivos para trabajar?

Del aula a la cafetería

Pero ¿qué hace a Poliglota tan diferente del resto de las escuelas de idiomas? Primero, ofrece clases de inglés, francés, italiano, alemán y portugués en grupos pequeños, de 3 a 8 estudiantes por grupo, que garantizan un feedback personalizado del profesor; segundo, los profesores son expertos en el idioma y están preparados para enseñar, corregir y alentar el avance del alumno; tercero, los grupos son nivelados, es decir, están conformados con personas que tienen el mismo nivel, lo que facilita la conversación, sin miedo a equivocarse; cuarto, el método se centra en la práctica real de capacitar para la comunicación; quinto, las clases se imparten en cafeterías cercanas a la casa u oficina de los estudiantes, que son ambientes sociales que invitan a la conversación; y, por último, las clases (2 por semana de 90 minutos) se toman en horarios pensados para que no interfieran con las actividades de las personas. 

“Algo muy importante es que contamos con profesores de diferentes nacionalidades: Gran Bretaña, India, Lituania, Italia, Alemania, Francia, Portugal, México, Estados Unidos, entre muchos otros. Estamos en un mundo global y te puede tocar hablar inglés u otro idioma con alguien de otro país que tiene una pronunciación diferente y no entender nada, no lograr comunicarte. Pero no solo eso, nuestros profesores son gente interesante, con distintas profesiones, que nosotros preparamos y que pueden aportar otro tipo de conocimientos y experiencias a nuestros alumnos. En los niveles básicos, nuestros profesores hablan muy bien el español, pues muchos de ellos son mexicanos y latinoamericanos, pero a medida que se avanza los maestros son de otros países, que no hablan nada de español”, explicó Sánchez.

Lee: Hablar idiomas, básico para conseguir un buen trabajo

Todo parece indicar que esta startup chilena tiene un futuro promisorio dentro de la industria de la enseñanza de idiomas, cuyo valor de mercado a nivel global se estima en más de 20,000 mdd. Y México será clave de ese futuro.

More from Entrepreneur

Kathleen, Founder and CEO of Grayce & Co, a media and marketing consultancy, can help you develop a brand strategy, build marketing campaigns and learn how to balance work and life.
Jumpstart Your Business. Entrepreneur Insider is your all-access pass to the skills, experts, and network you need to get your business off the ground—or take it to the next level.
Starting, buying, or growing your small business shouldn’t be hard. Guidant Financial works to make financing easy for current and aspiring small business owners by providing custom funding solutions, financing education, and more.

Latest on Entrepreneur