Recursos Humanos

¿Se hace un buen uso del correo electrónico?

El E-mail se ha posicionado como una de las herramientas de comunicación más eficaces pero... ¿realmente lo sabemos aprovechar?
¿Se hace un buen uso del correo electrónico?
Crédito: Depositphotos.com
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Xavier Solé. Global Sales Manager de Equiptank, Miembro del Forum Millora Contínua

Elemento imprescindible. Hoy en día, el uso del correo electrónico en el ámbito empresarial está tan extendido y se ha vuelto tan necesario, que no cabe la duda sobre su utilidad y los beneficios que nos aporta para el eficaz desarrollo de nuestro trabajo. No hace falta que enumeremos ahora todas las ventajas que conlleva el correo electrónico, pero ¿qué otra herramienta nos permite una comunicación tan ágil y a un coste económico tan bajo?

Buen uso del correo electrónico. Toda organización que utilice la informática debería tener un código interno de conducta en el que se fijen los usos a los que se deben destinar las herramientas informáticas que la organización pone a disposición de sus empleados. El correo electrónico debe utilizarse para las tareas y objetivos empresariales, y no para fines particulares.

Cuando se hace uso de un correo de empresa para fines personales, se está transgrediendo la confianza que el empleador pone en el empleado. En todo caso, dicho uso sería más aceptable si se produjese fuera del horario laboral. Recibir un chiste o broma de un compañero de trabajo de vez en cuando es aceptable e incluso divertido, quien sabe, incluso mejore las relaciones interpersonales. Pero en el momento en que se convierte en habitual y afecta rendimiento de la empresa, hay que ponerle fin.

Uso abusivo del correo. Muchos de nosotros recibimos gran número de e-mails al día, y el tiempo que dedicamos a su lectura y respuesta, aumenta cada día. Sólo el esfuerzo de leerlos todos, nos quita un tiempo valiosísimo que no dedicamos a otras tareas. Si a esto le añadimos la creencia, en mi modesta opinión infundada, de que todos los correos son urgentes y deben ser contestados al momento, se nos genera una situación de bloque total.

Para escapar de esta situación de colapso existen diversas pautas a seguir, a mí se me ocurren las siguientes: no es necesario comprobar el correo cada cinco minutos, con hacerlo cada treinta minutos suele ser más que suficiente. No debemos aceptar que alguien nos envíe un correo urgente, que deba ser contestado en cinco minutos, sin tan siquiera hacernos una llamada de advertencia sobre el mismo. A cada correo recibido se le debe asignar una prioridad, y responder primero aquellos que sean de máxima prioridad. Estas respuestas no hace falta que sean absolutas, muchas veces con devolver el correo con una pequeña nota para que la otra parte sepa que estamos trabajando en el tema es suficiente.

Normas básicas de educación. Por último, comentar que no debemos nunca olvidar que con el correo electrónico ocurre lo mismo que con el resto de relaciones humanas, la primera impresión es la queda. Es importante el uso de una gramática y tono correctos. El estilo de redacción debe ser adecuado al destinatario. Debemos ser siempre conscientes de que se trata de comunicación escrita, y como tal queda registro de ella. Un último consejo es no copiar el mensaje a aquellas personas que no vayan a hacer ningún uso del mismo, ¿quien no se ha sentido alguna vez molesto de recibir mensajes que en nada le incumben?

Joaquim Sas. Gerente de Sas-sa, Miembro del Forum Millora Contínua

Imprescindible. ¿Es necesario el correo electrónico? y aún más ¿es imprescindible que todas las personas que trabajan con soporte informático dispongan de correo electrónico?

La primera pregunta es fácil de contestar: Hoy es imprescindible disponer de correo electrónico. La inmediatez que da no lo da otra cosa ¡y encima es por escrito! Recordemos el correo convencional, el telegrama, el telex, el fax, ¿volveríamos a ellos? Una oferta a un cliente de Italia hace 30 años tardaba en ser aceptada un mínimo de 4 semanas, hoy es inmediata.

El problema es que se banaliza su uso, por su facilidad se mandan una exageración de e-mails con copias a toda la agenda.

Criterio de uso. No conozco ninguna empresa que disponga de un protocolo o criterio de uso. El mandar copias, el reenviar a menudo lo único que buscan es una "coartada", es "el ya se lo dije" de antes. Por otro lado el recibir cientos de correos basura es un problema que nos roba mucho tiempo, hay que estar muy al día de los filtros para no colapsar el sistema y no pasarte media jornada "matando" correos.

¿Para todo el mundo? En lo referente a si todo el mundo debe de disponer de correo electrónico y yo añadiría conexión a Internet, la respuesta es clara: NO.

Delante de la pantalla un operador avezado puede estar haciendo ver que trabaja, consulta, manda o recibe correos y lo único que hace es perder el tiempo. El éxito de las páginas web de los grandes almacenes y supermercados radica en la facilidad de comprar desde el trabajo, desde tu pantalla.

Evitar abusos. La empresa debe articular sistemas para evitar abusos y controlar el envío de ficheros y/o documentos adjuntos a los correos electrónicos.

Fuente: Noticias.com