9 ventajas de usar Expresso en tu negocio

El mundo de los negocios cambia y avanza con pasos gigantescos; Internet y las múltiples herramientas digitales que nos ofrece también lo hacen. Producto de estos cambios, las necesidades se modifican, pero la oferta de servicios tecnológicos que nos facilitan el trabajo hacen de esta adaptación una evolución. Existen productos a muy bajo costo o directamente gratis, eXpresso es una de aquellas alternativas.
9 ventajas de usar Expresso en tu negocio
Crédito: Depositphotos.com
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Expresso es un servicio que permite la colaboración entre usuarios para la edición y revisión de hojas de cálculo en formato Excel. Ofrece herramientas que permiten el trabajo simultáneo de varias personas sobre un mismo documento, automatiza la comunicación de los cambios que se van incorporando al mismo, y permite establecer diferentes controles de acceso y áreas de trabajo activas dentro de cada archivo.

Para ello, hace un uso intensivo de tecnologías Microsoft, por lo que únicamente es compatible con Internet Explorer 6 y versiones posteriores. Existe sin embargo la posibilidad de instalar un Add-on para Firefox llamado IE Tab, que permite insertar Internet Explorer en una de las pestañas de este navegador que sólo funciona en Windows.

Este sistema de colaboración resulta especialmente útil para grupos de trabajo separados geográficamente, coordinadores que tienen que revisar el trabajo de otros empleados, elaboración de contratos, en fin, una multitud de situaciones en las que podemos utilizarlo con muy buenos resultados.

La forma de trabajar es bastante sencilla. Te registras en el sistema ingresando tu correo electrónico y nombre. Así accedes a un Panel de Control, desde el que puedes comenzar a subir las hojas de cálculo que desees y añadir los contactos con los que quieras compartirlas.

Son muchas las operaciones que podrás realizar con eXpresso para mejorar la eficiencia de tu negocio. Aquí te los resumimos en 10 puntos:

1. Administrar permisos. Asignación de permisos para editar, copiar, ver y descargar planillas. Capacidad de establecer permisos de edición en sólo determinadas zonas de la hoja.

2. Alertas vial mail. Configuración de alertas, para recibir avisos por correo electrónico cada vez que alguien realice algún cambio en la hoja de cálculo.

3. Alertas basadas en fechas. Si en las hojas de cálculo hay fechas importantes puedes configurar el envío de mensajes de alerta de acuerdo a éstas, tanto a ti como a los colaboradores con quienes hayas compartido el fichero.

4. Compatible con Excel. Add-in para Excel, que permite trabajar offline con las hojas de cálculo que están almacenadas en el servicio online.

5. Compartir sólo determinadas celdas. Es posible decidir qué partes de una hoja de cálculo pueden editar (o incluso ver) las personas con las que la hayamos compartido. Así, podemos compartir el mismo fichero con varios contactos y que cada uno de ellos pueda ver y/o editar la parte que le interese, sin que pueda acceder al resto del documento.

6. Compartir directamente desde Excel. Te permite compartir directamente las hojas de cálculo desde la aplicación de Microsoft utilizando el add-in correspondiente, así como modificar las opciones de acceso a cualquier documento que hayas compartido previamente, pudiendo incluso enviar mensajes a los colaboradores desde el mismo lugar.

7. Identificar y ordenar los archivos. Etiquetas, notas y carpetas, para asignar a los archivos que subamos. Chat integrado para ver y conversar con los usuarios que están trabajando sobre la hoja en ese momento.

8. Privilegios de acceso simplificados. Han configurado esta opción de forma sencilla, permitiendo dar acceso de sólo lectura, editar sólo online o editar tanto online como mediante Excel en local.

9. Permite importar contactos. Podrás agregar tus listas de Yahoo!, Outlook y Outlook Express, Gmail y Plaxo, así como desde archivos csv, ldif y vcf, o crearlos nuevos en el panel. Una vez hecho les envías un correo desde la aplicación invitándoles a registrarse.

Una vez incorporados tus contactos, puedes decidir a que archivos pueden acceder y que operaciones pueden realizar con ellos.

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