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Los manuales de franquicias: tu mejor guía

En las franquicias, los manuales son herramientas clave de soporte y estandarización. Un experto te dice cuáles son los principales.
Los manuales de franquicias: tu mejor guía
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Los manuales son documentos que concretan en forma sistemática una serie de elementos administrativos, operativos y técnicos con la finalidad de transmitir, orientar, informar y estandarizar la forma de trabajo de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con la filosofía y objetivos.

En los manuales se recopila toda la información relativa a: procedimientos, funciones, tareas, actividades, políticas que derivan del plan estratégico de la empresa; varía de acuerdo a la forma en que el negocio esté organizado. Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Su utilidad radica en ser un elemento eficaz para la toma de decisiones de cada una de las áreas, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan orientación, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa. Cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización.

Es importante considerar que son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna; no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Sin revisión y análisis, su contenido se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.

La clasificación de los Manuales puede resumirse en generales y específicos, siendo los Generales aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma.

En el mundo de las Franquicias los manuales constituyen una herramienta clave de soporte y transferencia de tecnología, además de ser un medio de control y estandarización.
 Entre los principales manuales se encuentran:

-Manual de Inducción:
Es un documento enfocado al Franquiciatario donde, se le informa de una forma más clara y operativa sus responsabilidades tales como el pago de contraprestaciones; además de recomendaciones y lineamientos del sistema.

-Manual de Apertura: Contiene la descripción detallada de las actividades y procedimientos que debe realizar el Franquiciatario para la apertura de su unidad franquiciada, destacando entre otros temas el cronograma o ruta de actividades.

-Manual de Operaciones: Contiene un capítulo de inducción dirigido a los colaboradores de la Franquicia, e incluye además las actividades puntuales de cada puesto en el desarrollo de los procesos operativos principales de la unidad.

- Manual del Franquiciante:
Dirigido a la Empresa Franquiciante describe la organización, promoción y comercialización de la Franquicia, a través de políticas y procedimientos claros para ofrecer los servicios de asistencia técnica y soporte a Franquiciatarios

-Manual de Imagen Corporativa: Contiene la descripción detallada sobre los lineamientos respecto a la imagen de la Franquicia, principalmente sobre el uso correcto del logotipo y diseños, así como las aplicaciones autorizadas en la Unidad.

Una vez aprobados, piloteados y autorizados, toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a las mismas.

* Alberto Barona es consultor del Departamento de Desarrollo de proyectos en Alcázar & Compañía

Por: www.alcazar.com.mx


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