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Por qué contratar servicios externos

Conoce las ventajas de delegar los asuntos legales, administrativos y de mercadotecnia a los especialistas; ¡concéntrate en expandir tu negocio!
Por qué contratar servicios externos
Crédito: Depositphotos.com
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Después de estar a cargo de tu negocio por un tiempo, es lógico que ya sepas cómo manejarlo casi por completo. Para llegar a este punto, probablemente hayas hecho de todo, desde contestar el teléfono hasta contratar a un administrador general. Así que con justa razón puedes afirmar que conoces tu empresa al derecho y al revés, en general y al detalle.

En caso de que exista alguna operación de la cual no puedas hacerte cargo de forma personal, quizá uno de tus colaboradores la resuelve sin problemas. Sin embargo, hay excepciones a esta regla. Por lo general, los asuntos demasiado técnicos que se refieren a leyes, contabilidad, administración y mercadotecnia es mejor dejarlos en manos de expertos externos.

Considera que abogados, contadores, administradores y consultores cuentan con conocimientos especializados sobre nichos determinados que tú no podrías –y no deberías– abordar, ya sea personalmente o por medio de un miembro del staff. Si dejas estos asuntos en manos de los expertos –con la debida supervisión de tu parte–, asegurarás el crecimiento de tu negocio.

Si bien con el tiempo tal vez llegues a dominar ciertos términos legales y financieros, algo que resulta muy importante, ¿para qué molestarte tú mismo de estas tareas? Encárgalas a proveedores de servicios profesionales; ellos pueden resolverlas más rápido y de manera más efectiva (y económica) que lo que tu harías. Además, tus habilidades y energías deben concentrarse en desarrollar nuevas áreas de oportunidad para tu compañía.

Asesoría legal y contable
¿Por qué necesitas de un abogado  y un contador para crecer? Generalmente, vale la pena consultar a un especialista antes de tomar cualquier decisión empresarial que pueda tener implicaciones legales.

Aquí una lista de algunos asuntos en los que un abogado juega un papel fundamental: establecer o modificar los términos de una sociedad o corporación, revisar que todo se ajuste a los reglamentos en los nuevos escenarios donde planeas hacer negocios, negociar préstamos para financiar la expansión de tu red, obtener registros de marcas o patentes, negociar y preparar documentos para comprar o vender otras compañías o inmuebles, efectuar la cobranza de cuentas morosas, etc.

Muchas de estas consideraciones también aplican para la contratación de un contador, ya que necesitas de la opinión y asesoría de un experto antes de tomar una decisión que pueda tener implicaciones contables, financieras o fiscales. Quizá arrancaste tu empresa con un contador y un abogado que estaban disponibles para responder tus dudas, ayudar a elaborar documentos y resolver los inevitables problemas que implica lanzar una nueva compañía.

Ahora que ya eres un empresario consolidado y que piensas que lo más complicado ya pasó, ¿no sería bueno seguir trabajando con los expertos que fueron clave para llegar a donde estás? No necesariamente, porque las necesidades de una compañía en crecimiento son diferentes a las que tiene un negocio que está empezando. Por eso, los proveedores de servicios profesionales que te ayudaron en el comienzo podrían no ser buenos elementos para tus requerimientos actuales.

Cuando estabas arrancando, asuntos como la figura legal que adoptaría tu empresa –por ejemplo, un solo propietario o una sociedad– era apremiante. Hoy, tal vez busques cómo estructurar una subsidiaria internacional. Por lo que, hay posibilidades de que el abogado con quien comenzaste no sea capaz de ofrecerte un servicio continuo conforme tu negocio se desarrolle.

De manera similar, al principio los problemas contables –cuando te financiabas con tus ahorros– tenían que ver más bien con asegurarte de llenar correctamente las formas fiscales, así como solicitar la devolución de impuestos. Pero conforme crezcas, tendrás que lidiar con la depreciación del equipo y la propiedad, o establecer controles financieros. Asegúrate de que tu contador domine estas necesidades o es momento de contratar a alguien más.

Mercadotecnia y administración
En lo que se refiere a asuntos especializados, como adquisiciones de empresas o marketing dirigido a nichos particulares, la contratación de un experto con conocimientos precisos y experiencia tiene mucho más sentido.

Contratar un consultor es  diferente en comparación a adquirir servicios mediante outsourcing o sumar cualquier otro miembro a tu equipo de trabajo.
Para empezar, la diferencia en costos puede significar varios miles de pesos. Por lo tanto, para hacer una buena inversión, calcula a cuánto ascenderán las tarifas por consulta y qué obtendrás (con exactitud) a cambio de tu dinero.

El trabajo del consultor es ofrecer una solución a la medida del problema de tu negocio. Para ello, tiene que ser una persona que no se canse de hacer preguntas acerca de tus necesidades y, sobre todo, de escuchar tus respuestas. Por tu parte, realiza una descripción específica de todo lo que requieres para mejorar la operación de tu empresa. De esta manera, evitarás que el asesor tenga nociones preconcebidas.

Elige la mejor opción

Las referencias son la manera más efectiva de conseguir un nuevo proveedor de servicios profesionales. Mientras que la mejor fuente de referencias son otros emprendedores. Da el primer paso y pregunta a gente en el mismo sector de negocios donde te desenvuelves. Seguramente ellos te pueden recomendar a alguien con quien hayan tenido una buena experiencia de trabajo.

También puedes obtener buenas referencias de otros profesionales: pregunta a tu contador por el nombre de un abogado y a tu abogado por el nombre de un contador. No olvides acercarte a las asociaciones y cámaras de comercio, pues se trata de puntos de encuentro de proveedores de diferentes servicios especializados.

Una vez que cuentes con varias opciones, contáctalas para evaluar y determinar tanto su interés en ti como tu interés en ellas. Luego, entrevista personalmente por lo menos a tres prospectos. En tu primera cita, prepárate para describir tu empresa, así como sus necesidades legales, contables o de otro tipo. Toma nota de lo que el proveedor dice y hace, y busca las siguientes cualidades en él:

Experiencia. Aunque no es esencial encontrar un experto en tu ramo, tiene sentido buscar a alguien que se especialice en problemas de pequeñas y medianas empresas (Pymes) en contraste, digamos, con un consultor que domine la ley marítima. Asimismo, confirma que esta persona esté dispuesta a resolver necesidades básicas y no sólo cuestiones complejas de grandes corporativos.

Comprensión.
¿El profesional entiende a dónde quieres llegar el día de mañana y comparte tu visión del futuro? Asegúrate de que esté interesado en saber cuáles son las metas de tu compañía. Recuerda que debe ser alguien que se convierta en un socio y aliado estratégico a largo plazo.

Habilidad para comunicarse. Si el abogado utiliza estrictamente una jerga legal o el contador sólo se expresa con términos financieros sin molestarse en explicarlos, el consejo es buscar otra opción.

Disponibilidad. ¿El experto estará disponible para acudir a juntas de acuerdo con tu conveniencia y no a la suya? Ve más allá y analiza si tendrá rápida capacidad de respuesta en un caso de emergencia. 

Empatía. ¿Se trata de una persona con la que puedes llevarte bien? No olvides que lo más seguro es que discutirás cosas muy cercanas a tu corazón con este individuo, por lo que debes sentirte a gusto en todo momento. La buena química asegurará una mejor relación y resultados positivos para tu negocio.

Tarifas razonables. El costo de los servicios de los abogados, contadores y otros profesionales depende de la ubicación, el tamaño y el prestigio de los mismos. Por eso, investiga y pregunta las tarifas de varios proveedores antes de tomar una decisión. Sin embargo, ten cuidado y no sólo compares con base en el precio.

El costo más bajo por hora no necesariamente indica que es el mejor servicio. Reflexiona lo siguiente: un profesional sin experiencia puede demorar el doble del tiempo que le tomaría a un experto llevar a cabo un proyecto. Esto sin considerar la variación en los resultados que alcanzaría cada uno.

Buenas referencias. Es básico preguntar, por ejemplo, ¿de qué clase de negocios o casos se ha encargado el abogado (que piensas contratar) con anterioridad? Pide una lista de clientes o de otros profesionales con los que puedas ponerte en contacto para hablar de competencia, servicio y honorarios. Vale la pena hacerlo para que después no te lleves una sorpresa desagradable.


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