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El Método de Eisenhower y la productividad

Sigue esta estrategia, elimina las tareas repetidas y decide entre lo importante y lo urgente para que aproveches al máximo tu día.
El Método de Eisenhower y la productividad
Crédito: Depositphotos.com
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Dwight Eisenhower tuvo una vida bastante productiva.

Fue el presidente número 34 de los Estados Unidos, ofreciendo sus servicios durante dos periodos, de 1953 a 1961. Durante su tiempo como presidente, lanzó programas que lo llevaron al desarrollo del Sistema Interestatal de Autopistas, el lanzamiento del internet (Agencia de Proyectos de Investigación Avanzados de Defensa), la exploración del espacio (NASA) y el uso pacífico de fuentes de energía alternativa (Acto de la Energía Atómica).

Antes de ser presidente, Eisenhower era un general de cinco estrellas en el ejército de los Estados Unidos. Sirvió como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y fue responsable de planear y ejecutar las invasiones de África del Norte, Francia y Alemania.

Tenía una gran habilidad para sostener su productividad no sólo por semanas o meses, sino por años. Y por esa razón, no es ninguna sorpresa que sus métodos para la administración del tiempo, las tareas y la productividad hayan sido estudiados por tanta gente.

Su estrategia de productividad más famosa es conocida como La Caja de Eisenhower y es una herramienta de toma de decisiones simples que puedes usar ahora mismo. Funciona así:

La Caja de Eisenhower: Urgente vs. Lo importante

Su estrategia para tomar acción y organizar las tareas es simple. Separa las acciones basadas en cuatro posibilidades:
- Urgente e importante (tareas que harás de inmediato)
- Importante, pero no urgente (tareas que puedes hacer después)
- Urgente, pero no importante (tareas que puedes delegar a alguien más)
- Ni urgente ni importante (tareas que puedes eliminar)

Lo mejor de esto es que puede ser usado para planes de gran productividad (¿cómo pasaré mi tiempo el resto de la semana?) o para planes más pequeños (¿Qué podría hacer hoy?).

La diferencia entre urgente e importante

“Lo que es importante casi nunca es urgente y lo que es urgente casi nunca es importante.” Dwight Eisenhower.

Las tareas urgentes son cosas por las que sientes la necesidad de reaccionar: emails, llamadas telefónicas, textos, noticias. Mientras tanto, en las palabras de Brett McKay, “Las tareas importantes son cosas que contribuyen a nuestra misión, valores y metas a largo plazo.”

Es fácil separar estas diferencias una vez, pero hacerlo continuamente puede ser duro. La razón por la que me gusta el Método de Eisenhower es porque provee un marco claro para tomar las decisiones una y otra vez. Como todo en la vida, la consistencia es la parte difícil. Aquí hay algunas observaciones que he hecho de este método:

Eliminación antes de la optimización

Hace algunos años, estaba leyendo sobre la programación de computadoras cuando se me atravesó una frase interesante:
“Ningún código es más rápido que ningún código.”

En otras palabras la manera más rápida para hacer algo, ya sea que una computadora lea una línea del código o tache una tarea de tu lista de pendientes, es eliminar esa tarea por completo.

No hay forma más rápida para hacer algo que no hacerlo. Esa no es una razón para ser flojo, sino una sugestión para forzarte a tomar decisiones importantes y borrar cualquier tarea que no te lleve a tu misión, valores y metas.

Frecuentemente, usamos la productividad, la administración del tiempo y la optimización como excusas para evadir la pregunta difícil “¿Realmente necesito estar haciendo esto?”

Es mucho más fácil mantenerse ocupado y decirte a ti mismo que necesitas ser un poco más eficiente o “trabajar un poco más tarde en la noche” que soportar el dolor de eliminar una tarea con la que estés más cómodo, pero esa no es la mejor manera de usar tu tiempo.

Como dice Tim Ferris, “Si estás ocupado, es una forma de pereza, pensamiento flojo y acciones indiscriminadas.”

Encuentro el Método de Eisenhower bastante útil, ya que me hace preguntarme si una acción es necesaria, lo que quiere decir que es más probable que elimine las tareas en lugar de repetirlas.

¿Esto me ayuda a cumplir mi meta?

Una nota final: puede ser difícil eliminar las actividades que nos consumen tiempo si no estás seguro para qué estás trabajando. En mi experiencia, hay dos preguntas que pueden ayudar a clarificar el proceso entero detrás del Método de Eisenhower.

- ¿Hacia qué estoy trabajando?
- ¿Cuáles son los valores fundamentales que impulsan mi vida?

Estas son cuestiones que me he preguntado en mi reporte anual y en mi reporte de integridad. Responder esto me ha ayudado a aclarar las categorías para ciertas tareas en mi vida. Decidir qué actividades hacer y cuáles borrar se vuelve más fácil cuando tienes claro qué es más importante para ti.

Obviamente el Método Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero he encontrado que es una herramienta bastante útil para tomar decisiones y para aumentar mi productividad eliminando los comportamientos que toman mi energía mental y que nunca me llevan hacia mis metas. Espero que lo encuentres útil también.