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6 herramientas vitales para tu negocio

Descubre las soluciones básicas de tecnología que favorecerán el desarrollo y la operación diaria de tu empresa.
6 herramientas vitales para tu negocio
Crédito: Depositphotos.com
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No se trata de conseguir el último dispositivo al grito de la moda geek. El equipamiento tecnológico está vinculado a las actividades regulares que llevas a cabo como emprendedor. “Debe de consistir en herramientas que faciliten tareas cotidianas y que certifiquen eficiencia, rapidez y actualidad al intentar reproducir archivos o documentos de socios, proveedores o colaboradores, con la misma capacidad que se espera del capital humano”, dice Francisco Salazar Franco, gerente de comercialización de la consultora de tecnología ClickBalance.

Computadoras de escritorio, laptop, gadgets, impresoras y otros dispositivos para presentaciones o diseño de productos pueden transformarse en el eje de tus operaciones y un motor para agilizar ventas. “Una inversión tecnológica mejora la gestión a nivel interno”, explica Fred Gallart, director general y country manager de Motorola Solutions en su división en México.

“La decisión de qué aparato comprar repercutirá en la utilidad operativa: una buena adquisición puede ser la diferencia si agrega valor con experiencias de marca”, comenta Alberto Vázquez, experto en tecnologías de la información, también fundador y director en Inngenio, una agencia de innovación.

Un dispositivo de pago con tarjeta desde el celular, por ejemplo, garantiza que las transacciones serán más fáciles, rápidas e intuitivas en cualquier lugar que con una Terminal Punto de Venta (TPV) convencional. Finalmente, las operaciones que llevarás a cabo en tu empresa determinarán qué tecnología adquirir.

Aparatos y módulos de información o comunicación como computadoras, teléfonos fijos, impresoras, escáneres, fotocopiadoras, etc., son herramientas que por lo común se encuentran en tu oficina, estudio o punto de venta acorde al giro de tu negocio.

Para determinar qué hardware necesitas, prioriza conforme a las actividades que integran la operatividad interna y la interactividad con los clientes.

Computadora de escritorio. Este es el elemento central de la oficina. “Tiene la virtud de reunir capacidades para reproducir y procesar sistemas operativos, softwares de gestión y diseño, procesadores de texto y aplicaciones al unísono, además de almacenar bases de datos con buscadores internos”, explica Vázquez. Escoge según el tipo de sistema que requieras: PC o Mac. La primera tiene la posibilidad de adquirir cualquier sistema operativo (Windows, Linux) y de actualizarse regularmente a consideración del usuario; es adaptable y escalable según el usuario. Las Mac, por otro lado, tienen funciones más amigables para asuntos de edición de video, diseño gráfico, editorial, fotográfico y de sonido.

Smartphone. La nueva navaja suiza de los negocios son los teléfonos inteligentes o smartphones. Entre sus ventajas está la posibilidad de acopiar y editar archivos de texto y PDFs. La reproducción de audio y video, su navegación veloz y los teclados Qwerty o pantallas táctiles –dependiendo del modelo–, agilizan la respuesta a situaciones habituales. Sirven como GPS gratuito y son “casi una computadora personal más ligera qu e una laptop”, dice Salazar. “Mucho mejor que cualquier otro aparato y esencial para llevar mejor nuestra vida digital y cotidiana perfectamente organizada”, sentencia el experto. Lo más importante cuando busques una opción es: a) duración de la pila, b) velocidad para navegar, c) espacio para almacenar datos y d) aplicaciones compatibles con tus operaciones diarias.

Laptop. Este instrumento permite llevar la misma carga de trabajo de la oficina a cualquier lado. Existen varios tipos. Las regulares –como la MacBook Pro o la HP ENVY 15z-j100 de HP– tienen características similares a las de una computadora de escritorio, pero carecen de la misma velocidad y rendimiento a largo plazo. Las notebooks, como la Premium Ultrabook de Samsung, son compactas y ligeras. Y las híbridas, como la Dell Inspiron Duo, tienen pantalla táctil y se transforman en tablets. Recientemente, HP y Google lanzaron la Chromebook 14, impulsada por un procesador Intel Celeron de doble núcleo –basada en la microarquitectura Haswell–, que ofrece acceso rápido a la Web.

Impresora. Hoy ya existen modelos “todo en uno”, como la HP Officejet Pro 200. Al igual que este modelo, algunas ya son compatibles con smartphones y pueden imprimir fotografías directamente de gadgets; son inalámbricas y con escáner integrado, lo que les permite fungir como fotocopiadoras. “La finalidad es facilitar la movilidad de los aparatos y la simultaneidad en las tareas de vendedores y empresarios con poco espacio y tiempo para ejecutar sus tareas”, explica Miguel Ángel López Mejía, gerente de Grupo de Sistemas Personales e Impresión Hewlett Packard (HP) México. Y si eres arquitecto, diseñador industrial o tienes proyectos tridimensionales, ya puedes obtener una impresora 3D, como la M3D (www.themicro3d.com), que tiene un costo de US$200 más gastos de envío.

Software y aplicaciones. Los programas deben resolver dificultades concretas y permitir una respuesta ágil de tu personal de ventas. “Lo ideal es que los emprendedores se acerquen a desarrolladores de soluciones específicas que les faciliten el modo de hacer más eficientes sus operaciones”, añade Gallart. Si bien desarrollar software propio es una opción, lo más redituable –y recomendable– cuando comienzas, es adquirir un modelo ya probado por negocios similares al tuyo y que tengan tiempo en el mercado. Y por supuesto: toda aplicación que sirva para llevar contactos o administrar mejor tus canales de comunicación, debe encontrarse por igual en tus computadoras y smartphone.

Gadgets. Aquí entran accesorios electrónicos capaces de impactar en tus números por acercar la experiencia de tu marca a los clientes. Si aportan algo a la operación de tu negocio, contémplalos como parte de tu listado de equipo para iniciar. Por ejemplo, desde el lanzamiento a nivel internacional del iPad en 2010, el mercado de las tablets se potencializó hasta transformarse en una opción práctica. No sustituyen a una laptop pero sí tienen funciones que facilitan presentaciones de audio, imagen, video y conferencias en tiempo real.

Otro gadget útil que recientemente está cobrando importancia es el punto de venta móvil (mPOS, por las siglas en inglés de Mobile Point of Sale). Este dispositivo permite a emprendedores y negocios aceptar pagos a través de un lector de tarjetas que se conecta a un smartphone o tablet. La ventaja de estos frente a una TPV tradicional, es que este tipo de dispositivos son de bajo costo (de entre $499 a $700, dependiendo de la compañía). Además, las comisiones son por transacción (entre 3.75% y 4.7% +IVA, dependiendo del adquirente).

Lo mejor es que no exigen un mínimo de facturación, renta mensual o comisiones por no uso. También la mayoría de ellos ofrece de forma gratuita un sistema de administración para que los usuarios puedan llevar el control de sus ventas e inventarios.