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Cash: Usa la Nube a tu favor

Esta firma de créditos con garantía prendaria encontró en el cloud computing un aliado para acelerar su crecimiento.
Cash: Usa la Nube a tu favor
Crédito: Depositphotos.com
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Hace poco, Alberto Díaz, director de Administración de Cash Apoyo Efectivo, escuchó la frase: “te comparto la información en el drive”. Observó a quien la dijo: uno de los colaboradores más veteranos de la compañía, una persona cuya edad podía sugerir una relación tortuosa con la tecnología. En ese momento, el directivo ya no tuvo dudas. La innovación había echado raíces en la empresa.

Cash Apoyo Efectivo es una firma mexicana que participa en el nicho financiero de los empeños (créditos con garantía prendaria), además de ofrecer servicios como compra y venta de artículos de segunda mano, trueques, renta de productos, entre otros. En una estructura de más de 100 sucursales en México y operaciones en Estados Unidos y España, los empleados de la compañía (más de 700) tienen una gran necesidad de conectividad, la cual usan para comunicarse, colaborar en proyectos y compartir información estratégica.

Hacia finales de 2013, este requerimiento corporativo sufrió un tropezón. El proveedor de hosting, que básicamente gestionaba el correo electrónico empresarial, enfrentó un problema de seguridad que impactó a la organización de Alberto. En la búsqueda de alternativas más confiables, lo que incluía la posibilidad de hacer un desarrollo interno (aunque el costo resultaba un factor inquietante), Díaz se asomó a la innovación: las soluciones tecnológicas basadas en la Nube (el llamado cloud computing).

El primer paso en este terreno parecía tener un objetivo concreto: usar la versión empresarial de Gmail, el servicio de email de Google. Sin embargo, en el proceso, el directivo descubrió Google Apps, una suite de aplicaciones basadas en la Nube que incluye correo electrónico (personalizable con el nombre de la empresa), pero también herramientas de productividad (para crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones), almacenamiento (el aludido drive), solución para diseñar y aplicar encuestas y formularios, videoconferencia, plataformas de colaboración, etc.

En un modelo de cómputo tradicional, utilizar este tipo de aplicaciones supone pagar licencias de software y adquirir hardware (para que los programas brinden el desempeño óptimo) —y en muchos casos, contratar o entrenar personal técnico.

No más fierros

La alternativa elegida por Cash Apoyo Efectivo –usar Google Apps desde noviembre del año pasado– representa una historia diferente. Para aprovechar las soluciones, basta con tener una conexión a Internet (fija o móvil); por eso, las inversiones en nueva infraestructura tecnológica no son obligatorias. Además, la gestión de las complejidades técnicas queda en manos de una instancia externa (el proveedor de cloud computing o un asociado) y el cliente sólo paga una cuota mensual por el uso de las aplicaciones, como si se tratara de un servicio por suscripción.

Por ejemplo: la versión básica de Google Apps tiene un costo de US$5 al mes por usuario (o US$50 al año) y la edición más robusta, con almacenamiento ilimitado y gestión avanzada de email y chats, US$10 al mes por usuario (o US$120 anuales). Y al tratarse de programas que residen y operan en la Nube, la colaboración en torno a proyectos resulta más fácil de lograr. Una habilidad que Cash Apoyo Efectivo está explotando al máximo.

“Incluso desde un teléfono inteligente, accedemos a documentos en el Google Drive; trabajamos colectivamente en documentos –textos, hojas de cálculo, presentaciones– y decidiendo quién puede realizar cambios, quién sólo puede colocar comentarios, y hasta saber quién modificó la última versión. Ahora también organizamos videoconferencias, en las que yo puedo participar desde mi tablet”, afirma Díaz, el principal impulsor de la transición al cloud computing de la compañía.

La mudanza hacia la Nube, dice el vocero de la empresa, tampoco resultó traumática. La empresa aprovechó “un puente” para preparar el terreno (con el apoyo de Nubosoft, un partner de Google en México) y el personal se adaptó rápidamente a las aplicaciones.

Y aunque no le han puesto un número a los beneficios brindados por el esquema cloud computing, el directivo supone ahorros importantes en viajes (sustituidos por videoconferencias) y en los costos, económicos y en horas de trabajo, que implica un documento extraviado (que ahora la nube almacena) o no revisado por las instancias correctas (riesgo atenuado por la facilidad de colaborar). Por eso, “las empresas no deben perder su curiosidad por la innovación; cuando la exploras, descubres ideas que mejoran la operación del negocio, que te permiten concentrarte en lo importante: satisfacer al cliente”, asegura el director de Administración de Cash Apoyo Efectivo.

No obstante, apunta Edgar Fierro, vicepresidente y director general en México de la consultora International Data Corporation (IDC), la exploración debe partir “de la necesidad básica de hacer las cosas en una forma distinta, y eso implica analizar los procesos del negocio y encontrar las oportunidades de eficiencia. La innovación, más que un asunto de nuevas tecnologías, debe ser una actitud, una vocación por mejorar a la empresa”.                 

Alberto Díaz, en lugar de obsesionarse con el uso de la tecnología de moda –un error habitual en las empresas que desean ser percibidas como innovadoras–, buscaba una solución a un problema que enfrentaba su compañía. Su viaje lo llevó hasta las nubes. Los beneficios que encontró ahí, dice, no dejan de sorprenderlo.

Los beneficios del cloud computing

En cualquiera de sus versiones más conocidas –SaaS (software como servicio, según sus siglas en inglés), PaaS (plataforma como servicio) y IaaS (infraestructura como servicio)–, el llamado cloud computing te ofrece un beneficio esencial: aprovechar un recurso tecnológico sin tener que realizar inversiones exhorbitantes en hardware y software, ya que lo usarás en Internet y sólo pagarás por su consumo —como en una suscripción.

De acuerdo con estimaciones de la consultora The Competitive Intelligence Unit, el 30% de las pequeñas y medianas empresas (Pymes) mexicanas podría beneficiarse con algún servicio en la Nube. Hoy, en el país –según un estudio del proveedor Parallels– el nicho de soluciones en la Nube para Pyme está valuado en US$658 millones.

Las distintas fuentes señalan que, para una empresa, las soluciones en la Nube generan (en promedio) ahorros de entre 20 y 45% en infraestructura y servicios tecnológicos. En Pymes con nula o desactualizada tecnología, los ahorros son aún más importantes (por arriba del 100%, dependiendo del caso).   

Casos de éxito

Dropbox
Servicio en la Nube para almacenar y gestionar distintas clases de archivos, los cuales son accesibles desde una computadora o un dispositivo móvil. En el ámbito global, esta aplicación de cloud computing es utilizada por 300 millones de usuarios y más de 400 negocios.

Clickbalance
Empresa mexicana que ofrece aplicaciones administrativas para Pyme (facturación electrónica, contabilidad y gestión comercial) desde un servicio Cloud; usando tecnología de IBM. Cada mes, la firma opera más de 44 millones de transacciones de negocio.

Adobe Creative Cloud
Suite de aplicaciones creativas (incluye programas famosos como Photoshop e Illustrator) que se usa en la Nube. Disponible en México, e ideal para firmas o áreas de publicidad y marketing, la versión más sencilla tiene un costo de US$49.99 al mes.

Realplayer Cloud
Producto emblema de RealNetworks, firma que prácticamente inventó (en 1995) el streaming media, que hoy se ofrece en la nube. Disponible para Mac y PC, reproduce y almacena material multimedia, el cual se puede disfrutar y mover entre equipos fijos y móviles.

Salesforce
Compañía estadounidense pionera en el desarrollo de soluciones cloud computing empresariales. Su portafolio de aplicaciones (que abarca funciones de ventas, CRM, marketing, etc.) ha resultado de interés para MiPymes de todo el mundo. La firma opera en México.