5 claves para dirigir equipos remotos

Éstas son las cinco mejores prácticas para dirigir equipos a distancia que he aprendido con los años.
5 claves para dirigir equipos remotos
Crédito: Depositphotos.com

La mayoría de las empresas de vanguardia tienen visiones contrapuestas de la productividad de los empleados. Google consiente a sus trabajadores con buffets gratuitos de comida, acceso un gimnasio y servicio de transporte en un esfuerzo por mantenerlos en el mismo recinto y mantenerlos contentos. Facebook y Twitter han adoptado un enfoque similar.

Otras, como Automattic, GitHub y Mozilla, creen que lo mejor que pueden ofrecer a sus empleados es la posibilidad de no aparecerse por la oficina. Las tres son empresas distribuidas, es decir, la mayoría de sus trabajadores realiza su trabajo de forma remota.

Si bien ambos modelos tienen sentido, el segundo es quizá más viable si eres una startup que no puede ofrecer comidas gratuitas u otros lujos para sus empleados. Para estas empresas, optar por el trabajo de manera remota es una opción para mantener bajos los costos, otorgar flexibilidad a los empleados y escoger entre los mejores profesionistas el país, sin importar su ubicación geográfica.

El software colaborativo, las videoconferencias y las herramientas digitales han eliminado las barreras que requerían que los trabajadores estuvieran en el mismo recinto. Como resultado, cada vez más empleados están optando por trabajar de manera remota. Esto tiene consecuencias positivas no tanto para los empleados como para las empresas: una encuesta realizada por Regus mostró que 68 por ciento de las empresas cree que ofrecer a los trabajadores un entorno flexible conduce a tener mayores ingresos.

Por supuesto, existe un inconveniente para este modelo de trabajo. No todas las personas son más productivas cuando trabajan de manera remota –algunas se aprovechan de esta situación y hacen otras cosas cuando deberían estar trabajando–. Además, contactar a un empleado para un asunto urgente puede ser complicado.

Este modelo plantea desafíos, pero no es imposible implementarlo de manera eficaz. Aquí, las cinco mejores prácticas para dirigir equipos remotos que he aprendido con los años.

1. Establece normas claras de comunicación

Dependiendo del tipo de trabajo que hagas, una o un par de reuniones diarias podrían ayudar a asegurar la cohesión del equipo. Mandy Brown, director general de Editorially, una plataforma de escritura colaborativa que fue adquirida por Vox Media el año pasado, aboga por que los equipos remotos se mantengan en comunicación constante. "En un equipo remoto, las posibilidades de que surjan malentendidos entre compañeros se magnifican", escribió.

Brown explica que una forma efectiva de asegurar la comunicación es registrar las juntas para que cualquier persona que tenga dudas pueda regresar a ellas. La comunicación es la clave para dirigir de manera efectiva un equipo remoto y distribuido en diferentes puntos. Establecer un estándar de comunicación y exigir que se cumpla será fundamental.

2. Optimiza tus herramientas de comunicación

Los expertos en productividad dirán que la mejor manera de garantizar que un participante remoto se involucre por completo durante una reunión es enlazarse mediante una videoconferencia. De lo contrario, los empleados simplemente atenderán la llamada mientras realizan otras actividades.

Hoy día, las oficinas pueden elegir entre una variedad amplia de herramientas de comunicación, incluyendo redes sociales internas, salas de chat y pizarras digitales. El correo electrónico es sin duda la más popular, pero algunos consideran que es el modo menos eficiente de comunicase. Incita a tus trabajadores a utilizar alternativas, pero requiere que realicen videoconferencias por lo menos una vez al día.

3. Presta atención a lo que sucede en los equipos

Si, como en la mayoría de las oficinas, divides el trabajo por equipos, asegúrate de que la comunicación entre ellos fluya de manera efectiva. Mantente atento a los objetivos globales del equipo y estudia si lo que está haciendo cada miembro contribuye a este fin. Podrías encontrar que algunos miembros trabajan en aspectos del proyecto que no se relacionan con la estrategia general o, peor aún, que trabajan en las mismas tareas de diferentes maneras.

Asimismo, todo líder de los equipos que dirijas debe ser un comunicador efectivo, responsable, que te rinda cuentas y sepa exactamente qué está haciendo cada miembro del equipo en todo momento.

4. Crea empleados responsables

Como ya mencioné, la principal tentación que surge con el modelo de trabajo a distancia o con equipos distribuidos es aprovechar la distancia y desconectarse del trabajo. Por eso es crucial establecer metas y expectativas para cada empleado, y asegurarse de que se cumplan a cabalidad. Trata de encontrar un equilibrio entre ser un jefe controlador y limitarte a comunicar tus expectativas: mantente atento a tu equipo, pero no los abrumes.

5. Elige sabiamente a los miembros de tu equipo

Debido a la distancia inherente al trabajo remoto, necesitas encontrar personas de buen carácter y con iniciativa. Asegúrate de entrevistarlos a fondo y de comprobar sus referencias. Si algo no te huele bien, no ignores tu instinto.