Por qué tratar de administrar tu tiempo es, en realidad, una pérdida de tiempo

Ésta es una mejor forma de invertir tus esfuerzos.
Por qué tratar de administrar tu tiempo es, en realidad, una pérdida de tiempo
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Muchos de nosotros sufrimos por no saber administrar nuestro tiempo. Desafortunadamente, solemos creer que administrarlo bien es una estrategia a prueba de balas. Administra tu tiempo correctamente y serás un emprendedor más productivo. Finalmente podrás pasar tiempo de calidad con tu familia o empezar ese hobby que llevas tanto tiempo aplazando.

Odio darte malas noticias, pero administrar bien tu tiempo no resolverá todos tus problemas. De hecho, puede ser una gran pérdida de tiempo por las siguientes razones. Si administrar tu tiempo no te está funcionando, entonces intenta estas cuatro opciones.

La administración correcta del tiempo nos está convirtiendo en zombies estresados y poco productivos

“La búsqueda de una mayor productividad personal, por usar de mejor manera tu limitado tiempo, es uno de los motivos dominantes de nuestra época", escribe Oliver Burkeman en The Guardian. “Sin embargo, la verdad es que, más seguido de lo que nos gustaría, las técnicas diseñadas para mejorar nuestra productividad personal parecen exacerbar las mismas ansiedades que estaban diseñadas a combatir. Entre mejor eres para administrar tu tiempo menos tiempo sientes tener” , ontinúa Burkeman.

Burkeman tiene un punto. La administración del tiempo puede rastrearse hasta la revolución industrial. Algo interesante de señalar es que los consejos sobre administración del tiempo no han cambiado mucho desde entonces. Por ejemplo, la sugerencia de levantarte mas temprano (cuando ya lo estás haciendo) o de cerrar la puerta de tu oficina para evitar distracciones puede ser contraproducente. Estas pequeñas gotas de información sólo funcionan si te gusta madrugar o si tienes una oficina.

El punto es el siguiente: cuando se trata de administración del tiempo, nos dan los mismos consejos una y otra vez. Y lo que es peor, incluso se ha sugerido que existe una estrategia de administración del tiempo que funciona para todos. Como resultado, seguimos ciegamente estos consejos que no siempre son efectivos, causándonos estrés y una menor productividad.

¿La solución? Encuentra tu propia forma de trabajar

Carson Tate, autor de la estrategia “Work Simply”, recomienda encontrar tu propio estilo personal de productividad. Luego puedes ajustar tu estilo de trabajo Y encontrar las herramientas correctas. Tate dice que hay cuatro estilos principales:

  • Los que priorizan. Quieren un análisis basado en hechos. Están orientados a sus objetivos, son consistentes y decisivos.
  • Los que planean. Aman los detalles así como los horarios y los planes de acción.
  • Los que arreglan. Quieren ser apreciados y aman el reconocimiento. También les gusta discutir sus dudas y preocupaciones.
  • Los que visualizan. Son innovadores y de mente abierta, pero no son muy fans de los detalles excesivos.

La administración del tiempo es inhumana

“La administración del tiempo puede ser un gran sistema para una máquina, pero para el resto de nosotros, seres humanos movidos por las emociones, debemos considerar nuestros niveles de energía”, escribe Mayo Oshin. “Además que nuestra voluntad y auto control reducen con cada decisión que tomamos a lo largo del día”.

El hecho de que tu fuerza de voluntad o tu autocontrol disminuyan con la ejecución de muchas decisiones puede ser uno de los problemas principales a la hora de gestionar tu tiempo. El análisis del tiempo y la priorización de tareas “fracasa a la hora de tomar en cuenta estos factores emocionales, mentales y de energía que son los que nos hacen humanos” agrega Oshin.

¿La solución? Pon tus horarios tomando en cuenta tus niveles de energía, y no tu tiempo

Todos tenemos diferentes momentos en el día en los que tenemos más energía y concentración. Para algunos de nosotros, esto pasa a primera hora de la mañana. Para otros puede ser a medio día o en las primeras horas de la tarde. Depende de tu ritmo ultradiano (que sucede a lo largo de todo el día).

Diferente al ritmo circadiano, el ritmo ultradiano implica que debemos trabajar en las tareas correctas en el momento correcto. Por ejemplo, yo escribí este artículo por la mañana, alrededor de las 9 para ser exactos. Y esto fue porque a esa hora es cuando tengo más energía creativa. Sin embargo, después de la comida no existo. Entonces, después de comer invierto mi tiempo en tareas o actividades que no requieran tanto poder mental, como llamadas, responder correos o trabajar en otras cosas menos pesadas.

Sin embargo, aquí te dejamos algunas formas de obtener energía cuando te sientes fatigado:

  • Duerme más de 7 horas cada noche
  • Come nutritivamente y haz ejercicio para activar la circulación
  • Desconéctate para poder descansar y recargarte
  • Toma menos decisiones para aligerar tu carga cognitiva, por ejemplo, delega las tareas más tediosas o automáticas.
  • Ponte metas realistas en lugar de quedarte corto intentando alcanzar lo imposible.

La administración del tiempo no pude intercambiarse por la productividad

“Ser prolífico no tiene que ver con gestionar bien tu tiempo. Hay una cantidad limitada de horas en el día, y enfocarte en invertirlas correctamente nos hace más conscientes de cómo las desperdiciamos”, escribe Adam Grant, profesor en la escuela de negocios The Wharton School y psicólogo organizacional, para The New York Times.

“Una mejor opción es la administración de la atención: Prioriza las personas y los proyectos que valen la pena, y así no importa qué tanto tiempo les dediques” explica. “La administración de la atención es el arte de enfocarte en hacer las cosas por las razones correctas, en el lugar correcto y en el momento correcto”.

“Si tu objetivo es la productividad entonces tienes que depender de tu fuerza de voluntad para hacer las cosas” agrega Grant. Para motivarte, Grant recomienda poner más atención a “cuando estás emocionado por un proyecto y las personas que se beneficiarán de él”.

Si necesitas ayuda con la priorización, Kayla Sloan tiene algunas ideas que puedes intentar:

Empieza con una lista de tareas y ordénala. “Asigna números a cada punto de la lista empezando con las actividades más demandantes al principio” agrega Sloan. “Al final de tu lista deberían quedar los pendientes menos importantes o que pudieran hacerse otro día”.

No todo es crisis. Detén ese pensamiento. Incluso si todo lo que está en tu lista es igual de importante, eso no implica que todas las tareas deban hacerse al mismo tiempo. Empieza con las que pudieran resultar en una crisis.

Utiliza una app de calendario. Puedes escribirlo todo en tu lista y luego pasarlo al calendario y ponerte recordatorios para no olvidar nada.

No te involucres en nuevas prioridades. Protege tu tiempo y acepta únicamente las peticiones de otros si realmente tienes la capacidad de hacerlo o si te ayudan a acercarte a tus objetivos.

Te comprometes con más y más cosas

Con la administración del tiempo puedes encontrar una técnica o herramienta que te ayude a hacer más cosas durante el día, y entonces te sentirás como un superhéroe. El resultado es que tomarás más responsabilidades o dirás que asistirás a todos los eventos sociales que aparezcan en tu camino.

Y de nuevo, esto puede funcionarte durante un rato, pero no puede durar mucho tiempo. Eventualmente te habrás excedido y te sentirás demasiado comprometido y con demasiado trabajo.

Una de las soluciones más simples es decir “no”

No te metas a un nuevo proyecto si ya estás trabajando a tu máxima capacidad. Si es algo que requiere de tu tiempo, pásaselo a alguien más. Si ya dijiste que irías a una fiesta el sábado por la noche, no aceptes una invitación a otra fiesta que empieza dos horas antes el mismo día.

Entiendo que quieres quedar bien con todo el mundo y no quieres ofender a nadie, pero mientras seas honesto y transparente, los demás lo van a entender.

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