როგორ აყენებს ზიანს მეორეხარისხოვანი სამუშაოების შესრულება თქვენს შემოსავალს

გსურთ გაცილებით პროდუქტიული გახდეთ? უარი თქვით მეორეხარისხოვანი ამოცანების შესრულებაზე
როგორ აყენებს ზიანს მეორეხარისხოვანი სამუშაოების შესრულება თქვენს შემოსავალს
ფოტო: Pixabay

Grow Your Business, Not Your Inbox

Stay informed and join our daily newsletter now!
5 min read
Entrepreneur-ის კონტრიბუტორები საავტორო სტატიებში გამოხატავენ მათ პირად მოსაზრებებს.

You're reading Entrepreneur Georgia, an international franchise of Entrepreneur Media.

„შორს ჩვენგან ყველაფერი, რაც მნიშვნელოვანი არ არის“, - ბრიუს ლი.

ამ წლის დასაწყისში ცოტა თუ შეძლებდა პროგნოზირებას, თუ როგორ მკვეთრად შეიცვლებოდა სულ მალე ჩვენი ცხოვრება. მაგრამ COVID-19-ის კრიზისის დროს ერთი რამ სრულიად ნათლად გამოჩნდა: მომავლისთვის არ უნდა გადავდოთ ის, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია.

თუ ძვირფას ენერგიას სრულიად უაზრო საქმიანობაზე ფუჭად გავფლანგავთ, იმ სამუშაოს ვერ მოვკიდებთ ხელს, რომელიც ყველაზე მეტად გვაღელვებს.

ბიზნეს სამყაროში ეს იმას ნიშნავს, რომ მეორეხარისხოვანი დავალებები გიტაცებთ და ამის გამო გიჭირთ დატვირთული სამუშაოსა და პროდუქტიულობის ერთმანეთისგან გარჩევა.

ასეთ გაურკვეველ დროს, სრულიად ბუნებრივია, სხვადასხვა საკითხებზე ხდება ყურადღების გადატანა.  ხშირად, ყველაზე მეტად ყურადღებას გვიფანტავს და გაცილებით მნიშვნელოვანი სამუშაოს შესრულებაში გვიშლის ხელს - ელექტრონულ წერილებზე რეაგირება, მაშინვე, როგორც კი  ჩვენს საფოსტო ყუთში შევამჩნევთ, ან კიდევ, ყოველ ხუთ წუთში ტელეფონების შემოწმება და გზავნილზე მყისიერი პასუხი.

გარდა ამისა, კვლევებმა აჩვენა, რომ არცთუ მნიშვნელოვანი მიზეზით სამუშაოს ყოველი შეწყვეტისას, თავდაპირველ დავალებაზე დასაბრუნებლად, საშუალოდ 23 წუთი და 15 წამი გვჭირდება.

როგორ უნდა ავიცილოთ თავიდან ეს მახეები?

თუ აზროვნებას შევიცვლით და პრაგმატულად მივუდგებით საკითხს, გაცილებით პროდუქტიული აზროვნების გამომუშავებას შევძლებთ, რომ ჩვენს ბიზნესში იმაზე გავამახვილოთ მთელი ყურადღება, რასაც გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს.

შორს, რაც აუცილებელი არ არის

„ის, რაც ყველაზე მნიშვნელოვანია, არასოდეს უნდა იყოს დამოკიდებული იმაზე, რაც ყველაზე ნაკლებ მნიშვნელოვანია“იოჰან ვოლფგანგ გოეთე                                             

„დღეს უკვე ახალ ნორმად იქცა მეტისმეტად გადატვირთული სამუშაო დღე“, - წერს პრისცილა კლამანი Harvard Business Review-ში.

ის არ ცდება. ეს ჩვენს გადატვირთულ  გრაფიკს, საქმეების უსასრულო ჩამონათვალსა და მეორეხარისხოვანი  დავალებების შესრულებას უნდა მივაწეროთ, ეს ყველაფერი გვიშლის ხელს წინსვლაში. მაგრამ აი, რაშია საქმე: როდესაც მეტისმეტად ბევრ პასუხისმგებლობას ვიღებთ საკუთარ თავზე, ამით ჩვენი ზოგადი შედეგიანობა ზარალდება.

კვლევებმა აჩვენა, რომ ვინც გონებრივად მუშაობს, დროის დიდ ნაწილს (თუ ზუსტად ვიტყვით, 41 პროცენტს) მეორეხარისხოვანი დავალებების შესრულებას უთმობს, რომელთა დელეგირებაც ნამდვილად მარტივია და რომლებზე მუშაობაც ხშირად პირადი კმაყოფილებისთვის ცოტას თუ იძლევა.

ჩემი გამოცდილებით, ყველანაირი „უაზრო შრომა“ ენერგიას, პროდუქტიულობას და სიხარულს აკლებს ჩვენს ცხოვრებას. ამ ტიპის სამუშაოები დიდ დროს მოითხოვს  და მნიშვნელოვანი რესურსების გამოყენებაში გვიშლის ხელს იმ პროექტებზე, რომლებიც უკეთეს შედეგებთან მიგვიყვანს.

მე ანტრეპრენერი ვარ, 14 წელიწადზე მეტი დრო მივუძღვენი ჩემი კომპანიის, Jotform-ის ზრდა განვითარებას. განუწყვეტლივ უნდა მივაქციო ყურადღება იმას, რასაც ყველაზე დიდი მნიშვნელობას აქვს. ეს არ არის მარტივი სამყაროში, სადაც უამრავი რამ გიფანტავს ყურადღებას და სადაც ყოველთვის რაღაც მოითხოვს ჩემს ჩარევას. მაგრამ, როგორც აღმოვაჩინე, მთავარი, პროექტებზე მუშაობაა, რომლებიც ნამდვილად ცვლიან თამაშის წესებს, რომლებიც ინოვაციებსა და შემოქმედებით მიდგომას მოითხოვენ და ადამიანების ცხოვრებას უკეთესობისკენ ცვლიან.

როდესაც ამ მეორეხარისხოვან სამუშაოს თავიდან მოვიცილებთ, ანუ როგორც კლამანი ამბობს, ამოცანებს, რომლებიც ცოტას ან საერთოდ არაფერს ნიშნავს კლიენტების ან კოლეგებისთვის (მაგალითად, უსარგებლო შეხვედრები და გადაწყვეტილებების დამტკიცების გრანდიოზული პროცედურები), სწორედ მაშინ შევძლებთ გაცილებით აქტიურ მოქმედებებზე გადასვლას.  

მოქმედების გეგმის დამუშავება

წარმატებულ, პროდუქტიულ ადამიანებს გაუჭირდებათ დოფამინების გამოყოფის თავიდან აცილება, რასაც მუდამ აქვს ადგილი ჩვენი ყოველდღიური საქმეების ჩამონათვალის  სხვადასხვა პუნქტების  გადახედვისას. მაგრამ წარმატებული ბიზნესის კეთება, იმის ცოდნას ნიშნავს,  თუ როგორ უნდა მოახდინოთ თქვენი სამუშაოს კლასიფიცირება მნიშვნელობის მიხედვით და როდის არის აუცილებელი ზედმეტი საქმეების თავიდან მოცილება.

ჩემი დილის რუტინის ნაწილში შედის იმის განსაზღვრა, რა პროექტები გაიყვანს ჩემს ბიზნესს ზრდისა და განვითარების შემდეგ ეტაპზე, დღის განრიგს ვუყურებ და მთელ ყურადღებას უმნიშვნელოვანეს სამუშაოებზე ვამახვილებ, როგორებიცაა ინვესტორებთან ურთიერთობა, სტრატეგიული დაგეგმარება ან მნიშვნელოვანი პრეზენტაციის დასრულება.

მართალია, ბევრი ნაკლებ მნიშვნელოვანი დავალების შესრულებაც აუცილებელია, მაგრამ ზოგიერთი მათგანი საერთოდ უნდა ამოიღოთ თქვენი სიიდან. მაგალითად, ელექტრონული ფოსტითაც შეიძლება იმ საკითხების გაცილებით მარტივად მოგვარება, რომლებსაც ყოველკვირეული თათბირები ეძღვნება. 

ქვემოთ რამდენიმე მეთოდს გაეცნობით, რომლებსაც უკვე წლებია ვიყენებ იმისთვის, რომ არასოდეს მოვდუნდე და ყურადღება სულ გამახვილებული მქონდეს.

  • როდესაც გადაწყვეტთ, რომ პროექტს უნდა მოკიდოთ ხელი, ერთი მშვიდი ადგილი მოძებნეთ, და დაუკვირდით, თუ რამდენად შეესაბამება ეს პროექტი თქვენს მიზნებს და რა არის ყველაზე მნიშვნელოვანი თქვენი ორგანიზაციისთვის. ჰკითხეთ საკუთარ თავს, ხართ თუ არა ის ადამიანი და გაქვთ თუ არა სათანადო უნარები იმისთვის, რომ, საკუთარ თავზე აიღოთ ამ გეგმების განხორციელება. თქვენს ძლიერ მხარეებზე გაამახვილეთ ყურადღება, ცოტაოდენი თვითანალიზი დაგეხმარებათ იმის შეფასებაში, თუ რას უნდა მოახმაროთ თქვენი დრო და რესურსები.
  • ავტომატიზაცია. თქვენი კომპანიის ზრდა განვითარებასთან ერთად, ავტომატიზაციის ინსტრუმენტების გამოყენება მეორეხარისხოვანი სამუშაოების შესრულებაშიც დაგეხმარებათ და იმაშიც, რომ  გაცილებით ეფექტური ლიდერი გახდეთ. ფულსაც დაზოგავთ და აღარც თავი აგტკივდებათ ყოველ ჯერზე, როდესაც ამგვარ წერილებს აღარ გააგზავნით, ან კიდევ, ერთსა და იმავე სამუშაოს  უთვალავჯერ შეასრულებთ ხელით.
  • დელეგირება. ასევე მნიშვნელოვანია, აღარ ეცადოთ ყველაფერში ჩარევას და იცოდეთ, როდის უნდა გადაწყვიტოთ სხვებისთვის უფლებამოსილების დელეგირება. შესაფერისი უნარების მქონე ადამიანების შერჩევა თქვენ შედეგების ოპტიმიზებაში დაგეხმარებათ, ხოლო თქვენს თანამშრომლებს, -  კომპანიის საქმიანობაში გაცილებით მნიშვნელოვანი წვლილის შეტანის საშუალებას მისცემს.
  • დაადგინეთ კონკრეტული საზღვრები. მეორხარისხოვან დავალებებზე უარის თქმა უნდა ისწავლოთ, ეს ისევე მნიშვნელოვანია, როგორც იმის ცოდნა, თუ როგორ უნდა დაალაგოთ პრიორიტეტები. ადრე დამნაშავედ ვგრძნობდი თავს, თუ ყველაფერზე თანხმობას არ ვაცხადებდი, ყველა ზარსა და შეხვედრაზე, რომელზეც მიწვევდნენ, მაგრამ მალე წონაშიც მოვიკელი და სულ გაწამებული ვიყავი.  როგორც ლიდერმა, ლიმიტები უნდა დააწესოთ და ნათლად იცოდეთ, რა უნდა აიღოთ საკუთარ თავზე და რა - არა. ამასთან ერთად, იმაშიც უნდა დარწმუნდეთ,  რომ  სხვებმაც იციან თქვენი წესები.

მეტი დრო დაუთმეთ იმას, რაც მნიშვნელოვანია

„თქვენი მოქმედებები თქვენს პრიორიტეტებს გამოხატავს“, - მაჰათმა განდი

განსაზღვრეთ, როდის გაქვთ პიკური პერიოდები და ეს დრო თქვენი ყველაზე მნიშვნელოვანი სამუშაოებისთვის გამოყავით. იმის ცოდნა, თუ როგორ იცვლება სხვადასხვა საათებში თქვენი კონცენტრაცია, შემოქმედებითი პოტენციალი და ინტერესები, შესაძლოა მთავარ პროექტებში უკეთ ჩართვაში დაგეხმაროთ. ეს ძალიან მარტივი პრაქტიკაა და მან სრულიად ნათლად დამანახა, რომ პირველად მნიშვნელოვანი საქმეები უნდა შევასრულო.

გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს, ბალანსის მიღწევას აუცილებელ და უმნიშვნელოვანეს ამოცანებს შორის, რაც სხვადასხვა მეთოდებით ექსპერიმენტების ჩატარებას და იმის მოძიებას ნიშნავს, რა არის უკეთესი თქვენი ბიზნესისთვის.

„მაგრამ, როგორც კი უარს იტყვით მეორეხარისხოვანი დავალებების შესრულებაზე, თქვენი დრო იმას უნდა მიუძღვნათ, რასაც ნამდვილად აქვს დიდი მნიშვნელობა. ნებისმიერ შემთხვევაში, აცნობიერებთ თუ არა ამას, თქვენი გუნდი ხედავს, რომ თქვენ მათ მაგალითს აძლევთ, და იმასაც ამჩნევს, რომ უაზრო სამუშაოს ასრულებთ, და ამით მთელ თქვენს დარჩენილ კომპანიას აძლევთ ტონს. ბოლოს და ბოლოს, როგორც ფსიქოლოგი, ბიზნეს სტრატეგი და მწერალი ლიან დეივი წერს, “მეტისმეტად გადატვირთულ რეჟიმთან ბრძოლა ზემოდან იწყება“.

Latest on Entrepreneur