5 consejos para gestionar un equipo virtual

A medida que el trabajo se vuelve más remoto, aquí se explica cómo administrar e incorporar un equipo virtual.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

El concepto de trabajar desde casa no es un fenómeno nuevo. Para muchos, el trabajo y el hogar eran lo mismo: desde costureras hasta zapateros y panaderos y herreros. Antes de la Revolución Industrial, era la norma cuando las fábricas exigían que la gente estuviera en el lugar. Luego, a principios del siglo XX, la disponibilidad de electricidad y transporte público atrajo a los trabajadores a las oficinas. Ahora la pandemia nos ha hecho retroceder.

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Lo que esto significa es que la situación actual, entonces, no es "la nueva normalidad" como se está promocionando. Es la vieja normalidad regresando.

Incluso este nuevo episodio de trabajo remoto no es tan nuevo. IBM, uno de los primeros en adoptarlo, instaló terminales remotas en los hogares de los empleados en la década de 1980. En 2009, el 40% de los empleados globales de IBM trabajaban desde casa, destacando una vez más el papel influyente de la tecnología.

Incluso antes de la propagación de la pandemia en 2020, el trabajo a distancia estaba creciendo. La pandemia nos obligó a salir de sus lugares de trabajo, empujando a muchos y cerrando la puerta detrás de ellos. No sabemos qué pasará a continuación, pero es probable que este hipercrecimiento en el trabajo desde casa tenga un impacto a largo plazo.

Mientras tanto, aquí hay cinco consejos para ayudar a su equipo virtual en el camino hacia el éxito real.

Rodéate de las personas adecuadas

Seamos realistas, trabajar en un equipo virtual no es para todos. Así como algunas personas prosperan en un entorno de oficina, otras se beneficiarán del trabajo remoto. Es importante, entonces, si está reclutando un equipo virtual, reunir un grupo de personas que caigan en este último campo o que puedan, como mínimo, adaptarse a este estilo de trabajo diferente. Los miembros de un equipo virtual deben tener habilidades de comunicación excepcionales, la capacidad de trabajar de forma independiente y capacidades tecnológicas. Como en cualquier trabajo, el sentido del humor también ayuda.

Skyler Stein, presidente de Gladskin, una marca de cuidado de la piel impulsada por la biotecnología, no ha conocido a todas las personas con las que trabaja en persona. “Lanzamos Gladskin al mercado estadounidense en enero y, debido a COVID, hemos construido nuestro equipo sin la capacidad de la mayoría de las personas de nuestro equipo para conocer a muchos de los miembros de nuestro equipo en persona. En ausencia de la construcción de relaciones orgánicas que ocurre al compartir el mismo espacio de oficina todos los días, priorizamos la construcción de la cultura de nuestro equipo el año pasado al realizar sesiones en las que las personas comparten sus tipos de personalidad y cómo trabajar mejor con ellas mismas. De esta manera, todos tienen una 'hoja de trucos' sobre cómo colaborar mejor con todos los demás en el equipo. Ha sido una parte invaluable de la formación de nuestro equipo y algo que continuaremos incluso después de que termine la pandemia ".

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Elija su tecnología sabiamente

Hay una gran cantidad de herramientas de trabajo remoto en el mercado, desde el conjunto de herramientas de Google y Microsoft hasta Slack, Zoom y Skype. Virbela ofrece un campus virtual inmersivo completo, completo con avatares personalizados. Smartsheet proporciona una gestión de flujo de trabajo personalizada pero colaborativa. Hay aplicaciones para la gestión del tiempo, el intercambio de documentos, la gestión de proyectos, recursos humanos, horarios de reuniones. La lista continua.

Es importante recordar que estas herramientas son solo eso: herramientas para permitir el trabajo. Si su equipo virtual tiene dificultades para utilizar una herramienta, es posible que no sea la adecuada para usted. Una vez que encuentre el equilibrio tecnológico, la comunicación y el flujo de trabajo de su equipo virtual deberían ser fluidos y productivos.

Implementar la formación

La formación no pierde importancia solo porque tu equipo trabaje desde casa. Todavía hay procesos de trabajo que necesitan ser aprendidos y facilitados, sin mencionar toda esa tecnología. Dado que el entorno del equipo virtual también elimina las barreras geográficas de contratación, también puede ser necesaria la formación en prácticas de trabajo intercultural.

Recuerde también que las personas aprenden de diferentes maneras, pero la mayoría aprende mejor a través de la interacción y la participación. El entrenamiento debe ser más que un conjunto de imágenes pregrabadas con una prueba de opción múltiple al final. La interacción y el aprendizaje en grupo, cuando sea posible, deben incluirse para facilitar el dominio de la materia y comenzar el proceso de formación de equipos. “En Gladskin, establecimos normas de equipo claras, para que todos entiendan lo que se espera. ¿Qué tipo de información se comunica a través del correo electrónico frente a Slack frente a Asana, y qué tipos de tiempos de respuesta se esperan para cada canal? Todas estas son normas que hemos definido claramente para asegurarnos de que todos estén en sintonía. Por ejemplo, en Gladskin, si recibe un correo electrónico interno durante el fin de semana, se ha establecido la expectativa de que no es necesario responder hasta el lunes ".

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Construye una cultura de equipo virtual

Los equipos virtuales necesitan las mismas cosas que los equipos tradicionales para desempeñarse bien, incluido el estímulo, el reconocimiento y la recompensa. La empresa alemana de servicios públicos E.On presentó un programa de reconocimiento de Buzz que fomentaba el reconocimiento personalizado a través de notas de agradecimiento digitales y físicas. Simple, pero funcionó, aumentando la motivación del personal a través de personas que se sienten valoradas.

Obviamente, un equipo que genera confianza, mitiga los conflictos, fomenta la comunicación y aumenta la colaboración tiene una mayor probabilidad de éxito. Entonces, ¿cómo puedes hacerlo? Además de proporcionar mecanismos de comunicación, fomentar la colaboración a través de proyectos de trabajo. Traiga también actividades de formación de equipos: cada vez surgen más opciones virtuales con el aumento de la demanda. Pero ten cuidado con esto. Elija actividades que animarán a su equipo en lugar de gemir. Conozco a un equipo que no estaba demasiado emocionado por una reunión de trabajo de Zoom antes de Navidad, que se sorprendió gratamente cuando una botella de vino y una canasta de productos locales llegaron a la puerta de cada una de sus puertas el día en cuestión. Un poco de esfuerzo ayuda mucho.

También puede ser evidente, pero si es posible reunirse en persona de vez en cuando, hágalo. Se sabe que las reuniones o eventos cara a cara contribuyen a la construcción de relaciones.

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Sea firme pero flexible

Trabajar en un equipo virtual no es lo mismo que trabajar en una oficina, y probablemente nunca lo será. Una de las principales ventajas para los empleados es la flexibilidad (junto con el tiempo de viaje cero). Es importante reconocer esto y mantener un entorno de trabajo flexible. Del mismo modo, es necesario trabajar.

El establecimiento de horas centrales junto con la programación del trabajo orientada a las tareas puede aumentar la productividad. Las horas centrales garantizan que los miembros del equipo puedan contactarse entre sí y anticipar respuestas, incluso en diferentes zonas horarias, mientras que los objetivos de productividad orientados a las tareas permiten la flexibilidad individual en la gestión del tiempo.