Propietarios de pequeñas empresas: esto es lo que necesita conservar, esto es lo que puede triturar

Cada año, una empresa genera mucho papeleo que debe organizarse y guardarse. Asegúrese de saber qué guardar y qué triturar.

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He sido propietario y administrador de empresas durante más de una década y he estado rodeado de propietarios de empresas durante más tiempo. Algunas empresas se ahogan en el papeleo, mientras que otras existen con una tarjeta de débito y una billetera llena de efectivo. Una empresa puede producir copias de los recibos de un año en minutos, mientras que la otra necesita horas en el banco solo para generar un resumen.

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Si bien algunos pueden argumentar que demasiada documentación no es algo malo, puede restar valor al tiempo que de otro modo se dedica a actividades comerciales productivas. Entonces, ¿cómo encuentran el equilibrio los propietarios de pequeñas empresas? ¿Cuánto papeleo es demasiado o tal vez no es suficiente?

El número total de registros impresos ha disminuido drásticamente en los últimos años. La mayoría de los sistemas de pago en las tiendas físicas le enviarán un recibo por correo electrónico; pero seamos sinceros, ¡la mayoría de las veces compramos en línea! La mayoría de los archivos y documentos que las pequeñas empresas necesitan guardar ya están convenientemente enviados por correo electrónico o disponibles para descargar. El problema que enfrentan la mayoría de las pequeñas empresas es determinar qué vale la pena conservar y qué se puede descartar.

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Para empezar, no intente guardar copias en papel de ningún documento. Tan pronto como aterricen en tu mano, escanéalas y cárgalas en la nube. La organización se simplifica cuando todos sus documentos están en la nube. Mientras se prepara para cerrar el año pasado, estos son los documentos que debe guardar:

Estados de cuenta bancarios

La mayoría de los bancos dan acceso a estados de cuenta en línea durante años y años, sin embargo, ese acceso se revoca cuando cierra la cuenta. En lugar de tratar de recordar guardar años de datos antes de cerrar una cuenta, convierta el almacenamiento de todos sus extractos en un hábito de fin de año.

Cheques y depósitos bancarios

No todos los extractos bancarios contienen copias de cheques y depósitos. Si sus estados de cuenta no incluyen esta información, descargue las imágenes a fin de año. La mayoría de los bancos no mantienen este tipo de información en línea para siempre, así que sea diligente en guardarlos con frecuencia.

Todos los documentos y cartas fiscales

El IRS y la mayoría de las agencias tributarias estatales se comunicarán casi exclusivamente por correo. Aunque estos documentos ya están impresos, escanéelos tan pronto como los reciba. Y recuerde también guardar copias de todo lo que envíe por correo.

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Declaraciones de impuestos y confirmaciones de efile

En nuestro mundo digital, incluso las declaraciones de impuestos ya no se imprimen. Pero eso no significa que deba dejar de guardar una copia. Si bien los preparadores de impuestos deben mantener registros durante muchos años, no puede confiar en el acceso disponible en el futuro.

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Ingresos

Conservar los recibos de todo es un proceso tedioso. Escanee cada recibo mientras aún está en la caja registradora. Solo toma unos segundos y luego lo olvida. Si deja que su pila de recibos se vuelva demasiado grande, es probable que se descuide y la tinta se desvanezca cuando esta tarea finalmente llegue a la parte superior de su lista de tareas pendientes.

Información del préstamo

No todas sus transacciones financieras pasan por su banco. A veces, cambia un automóvil por otro o financia una compra importante. Los documentos de compra y préstamo son cruciales para completar correctamente los formularios de impuestos.

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Los requisitos de mantenimiento de registros para la mayoría de los propietarios de negocios son mínimos; sin embargo, eso no significa que se puedan descuidar. Cada propietario de una empresa necesita desarrollar un sistema que le ayude a gestionar el rastro en papel y digital. Y si bien este proceso es muy simple en el mundo actual basado en la nube, aún requiere una acción por parte del propietario. Guarde estos documentos en intervalos regulares: simplificará su negocio y le ahorrará dinero.

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