Una guía definitiva para organizar eventos en línea

Todo lo que necesita saber para crear y organizar un evento en línea exitoso.

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Este artículo fue traducido de nuestra edición en inglés utilizando tecnologías de IA. Pueden existir errores debido a este proceso. Las opiniones expresadas por los colaboradores de Entrepreneur son personales.

El mundo ha experimentado cambios drásticos como resultado de la pandemia de COVID-19. Con más de 116 millones de casos reportados por la Organización Mundial de la Salud a marzo de 2021, los bloqueos a nivel nacional y las reglas de distanciamiento social están en pleno efecto en varias naciones. En consecuencia, esto ha obligado a las empresas a encontrar nuevas formas de operar de forma remota para evitar el cierre.

Uno de los sectores más afectados por la pandemia ha sido la industria de eventos. La mayoría de los eventos, desde ventanas emergentes y conferencias locales, hasta eventos internacionales a gran escala como los Juegos Olímpicos y la Copa del Mundo, han sido cancelados o pospuestos, sin una idea clara de cuándo podrán reanudarse.

Si bien la industria de los eventos en persona se ha visto afectada, la pandemia ha generado nuevas oportunidades para que las organizaciones se adapten y realicen eventos en línea para mantener el negocio en marcha.

De hecho, durante el año pasado, los eventos en línea han ido ganando popularidad. Un estudio de Grand View Research , por ejemplo, estima que la industria global de eventos virtuales crecerá casi diez veces de $ 78 mil millones a $ 774 mil millones para 2030.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas mejorar en la organización de eventos en línea atractivos y exitosos? ¡Aquí hay una guía práctica que lo explica todo!

¿Qué son los eventos en línea y sus beneficios?

Un evento en línea es simplemente un evento que tiene lugar virtualmente en una fecha y hora específicas. Los asistentes se reúnen a través de una plataforma habilitada digitalmente en lugar de reunirse físicamente en persona en un lugar en particular.

Además del aspecto de salud y seguridad de organizar eventos en línea, algunas de las ventajas clave de este tipo de eventos virtuales son:

  1. Son más rentables tanto para los asistentes como para el anfitrión .
  2. Brindan la oportunidad de llegar a una lista más amplia de asistentes (así como de oradores) ya que no están confinados a un lugar físico.
  3. Permiten a los anfitriones realizar un seguimiento eficaz de la participación, la generación de clientes potenciales y el compromiso, entre otras métricas.
  4. Son relativamente más fáciles en términos de logística y planificación.
  5. Pueden promocionarse a través de una amplia variedad de canales digitales .

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¿Cuáles son los tipos de eventos en línea?

En la era digital actual, ¡prácticamente la mayoría de los tipos de eventos se pueden realizar en línea! Desde reuniones hasta seminarios web, conciertos e incluso eventos a gran escala como conferencias y ferias comerciales, la pandemia ha demostrado que la tecnología se puede utilizar para albergar cualquier tipo de evento.

Algunos tipos comunes de eventos en línea son:

  • Conferencias y ferias comerciales
  • Seminarios web
  • Talleres educativos
  • Reuniones de la comunidad
  • Eventos de preguntas y respuestas
  • Conciertos
  • Seminarios

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¿Cuáles son los pasos para planificar un evento en línea exitoso?

La planificación de un evento se puede dividir en tres fases principales: la fase previa al evento, durante el evento y la fase posterior al evento.

Es importante tener un plan detallado que incluya todos los pasos necesarios para garantizar un evento sin problemas y exitoso. Para darle una idea de cómo se verá esto, la siguiente tabla resume algunos de los pasos más importantes necesarios para planificar un buen evento.

Pre-evento

  • Definir metas
  • Planificar presupuesto
  • Decidir sobre una plataforma para albergar un evento
  • Decidir el formato, el tema y el concepto del evento
  • Empiece a hablar con los oradores potenciales
  • Definir la audiencia del evento
  • Promocionar evento
  • Encontrar patrocinadores

Durante el evento

  • Asegúrese de que las personas tengan el acceso necesario
  • Recopile los datos de contacto de la audiencia
  • Fomente el compromiso a través de herramientas interactivas
  • Asegúrese de tener un buen plan de respaldo en caso de problemas tecnológicos

Posterior al evento

  • Recopilar comentarios de los asistentes
  • Enviar enlaces de eventos grabados
  • Tener un plan de seguimiento para la comunicación regular con los asistentes de la audiencia.

¿Qué plataforma es la mejor para eventos en línea?

La planificación de un evento en línea es similar a un evento fuera de línea. Sin embargo, no es fácil encontrar la plataforma adecuada para albergar el evento. Hay varias consideraciones para encontrar la plataforma de alojamiento adecuada, que se pueden decidir respondiendo algunas preguntas como:

  • ¿Cuántas sesiones conlleva tu evento?
  • ¿Las sesiones se llevarán a cabo en vivo, bajo demanda o una combinación de ambos?
  • ¿Cuáles son los objetivos del evento mientras está en vivo y después de su finalización?
  • ¿Qué experiencia de cliente quiere traer el evento?
  • ¿Cuál es el presupuesto del evento?

El costo de cada plataforma puede diferir ampliamente según factores como la escala del evento, el número de asistentes y el objetivo final del evento. Algunas soluciones pueden costar desde $ 500 para todo el evento hasta $ 40 000 para soluciones más caras.

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¿Cuáles son las diferentes plataformas en las que se pueden realizar los eventos online?

Cuando se trata de organizar eventos en línea, cada plataforma tiene sus pros y sus contras, y algunas son más adecuadas para ciertos tipos de eventos que otras. Algunas de las mejores plataformas para realizar eventos en línea son:



GoToWebinar

GoToWebinar es una plataforma popular para albergar seminarios web a gran escala de más de 500 asistentes. Su variedad de características de participación la convierten en una de las mejores plataformas de hospedaje de eventos en línea para eventos a gran escala.

Ventajas

  • Plantillas de seminarios web personalizables
  • Rentable para seminarios web más grandes
  • Herramientas analíticas e informes descargables
  • Variedad de herramientas de participación

Inconvenientes

  • No muy fácil de usar
  • Los informes no se pueden personalizar
  • Pobres capacidades de marketing por correo electrónico
  • Difícil promover un evento en la plataforma

HeySummit

HeySummit es una plataforma menos conocida pero buena que es ideal para albergar eventos de ferias comerciales más pequeñas y eventos de networking. Es una plataforma más básica con menos características tecnológicas, pero hace el trabajo para eventos básicos que deben planificarse en un período más corto.

Ventajas

  • Plantillas de página de destino personalizables
  • Sesiones en vivo y pregrabadas
  • Paneles sencillos de autoservicio
  • Análisis detallado de eventos

Inconvenientes

  • Requiere integración con plataformas como Zoom o BigMarker
  • Sin capacidades de marketing por correo electrónico
  • Difícil de usar para eventos a gran escala
  • No tiene una buena relación calidad-precio en términos de funciones disponibles.

Zoom

Zoom ha ganado una inmensa popularidad como la opción número uno para videoconferencias, especialmente durante la pandemia de COVID-19. Aunque es mejor para reuniones y reuniones de equipos más pequeños, también se puede utilizar para eventos más grandes si es necesario planificar el evento con prisa.

Ventajas

  • Fácil de usar y las funciones son fáciles de entender
  • Funciones para compartir pantalla en vivo para seminarios web
  • Extremadamente seguro y los datos no se comparten
  • Los usuarios pueden hacer uso de un plan gratuito limitado

Inconvenientes

  • Los planes premium son más caros
  • Calidad de audio y video impredecible
  • Difícil de usar para eventos a gran escala
  • Las funciones de los planes premium y gratuitos son similares

BigMarker

BigMarker se considera una de las mejores plataformas para usar en cumbres web, conferencias en línea y seminarios web. Es fácil de usar y tiene muchas características, como páginas de destino interactivas, transmisión de video, integración de redes sociales y marketing por correo electrónico.

Ventajas

  • Acceso a funciones de participación estándar como pantalla compartida, sondeos y encuestas.
  • Los asistentes pueden interactuar sin la moderación del anfitrión
  • Funciones de transmisión de redes sociales
  • Plantillas personalizables para promoción de eventos
  • Funciones de marketing por correo electrónico

Inconvenientes

  • Un software basado en navegador que no se puede descargar
  • Mala calidad de audio y video
  • Depende de una buena conexión a internet.
  • Múltiples funciones complicadas que los principiantes no pueden entender.
  • Es más caro que otras plataformas.

Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es más un software de gestión de proyectos que también tiene capacidades de videoconferencia. Permite que los equipos más pequeños se reúnan, colaboren y se actualicen entre sí sobre el progreso de sus tareas.

Ventajas

  • La interfaz de usuario es fácil de entender para principiantes.
  • Buena calidad de video y audio.
  • Los usuarios no necesitan descargar la aplicación y pueden acceder a ella desde sus navegadores.
  • Mayor productividad y sin límite de usuarios en la reunión

Inconvenientes

  • Las estructuras de archivos para compartir pueden ser confusas
  • No es bueno para eventos más grandes y es más para la gestión de proyectos.
  • Poca o ninguna flexibilidad a la hora de formar el equipo
  • Sin funciones de marketing por correo electrónico automatizadas

Google Meet

Otro buen software de videoconferencia es Google Meet. La mejor parte es que cualquier persona con una cuenta de Google puede usar esta función y conectarse con otros a través de la plataforma. Es fácil de usar y se utiliza mejor para eventos informales como reuniones de la comunidad.

Ventajas

  • La experiencia del usuario es fluida y tiene fallas mínimas.
  • Proceso de registro sencillo y de uso gratuito
  • No requiere tiempo para configurar y las invitaciones por correo electrónico se pueden enviar por correo electrónico
  • La videoconferencia es más interactiva a través de la función de chat

Inconvenientes

  • La experiencia del usuario depende de una buena conexión a Internet.
  • Está basado en un navegador, por lo que los usuarios no pueden descargar la aplicación.
  • A veces, mala calidad de video
  • La característica de complemento de escritorio poco confiable que no funciona

¿Cómo promocionar un evento online?

Promocionar eventos en línea es la mejor manera de crear conciencia y conseguir más asistentes. Hay varios canales para promocionar eventos en línea, desde redes sociales hasta sitios web, marketing por correo electrónico y más. La promoción crea entusiasmo entre su público objetivo, lo que los hace más propensos a asistir al evento. Algunas formas comunes de promover un evento en línea son:

Sitios web de eventos

Ya sea que elija crear un sitio web completo o una página de destino simple, tener un sitio web de eventos es crucial, ya que sirve como un centro de información para sus asistentes. Algunas cosas a tener en cuenta al crear un sitio web de eventos son:

  • El sitio debe ser fácil de entender y de navegar.
  • Debe haber varios puntos de contacto para que los usuarios encuentren información importante sobre el evento.
  • El sitio debe utilizar la marca y los logotipos de la empresa de forma destacada, incluidos los de sus patrocinadores.
  • La página de inicio debe tener un botón de llamada a la acción claro para que los usuarios puedan registrarse en el evento fácilmente
  • El sitio debe estar optimizado para uso móvil, ya que la mayoría de los usuarios de Internet utilizan dispositivos móviles para acceder a sitios web.

Correo de propaganda

Es tan importante llegar a los clientes que ya interactúan con su marca como conseguir nuevos asistentes para su evento. Un método eficaz para ello es el marketing por correo electrónico. Las aplicaciones de software como HubSpot y Mailchimp pueden crear plantillas de correo electrónico rápidas y ayudarlo a enviarlas a las personas adecuadas. Algunos consejos para crear buenos remitentes de correo electrónico son:

  • La fecha y hora del evento deben ser claras y fáciles de encontrar.
  • Vincular una llamada a la acción destacada al correo electrónico
  • Se debe crear una versión de correo electrónico de solo texto para garantizar que los usuarios con diferentes configuraciones de buzón puedan ver la información del evento correctamente
  • Incluir una imagen de cuenta regresiva interactiva puede crear una sensación de urgencia y emoción en torno a su evento.
  • En lugar de enviar el mismo correo electrónico varias veces, tenga una serie de comunicaciones que se acumulen hasta el evento, que cubran varios aspectos que podrían incitar a diferentes usuarios a registrarse.

Podcasts

Hace unos años, el podcasting era un concepto extraño para muchos. Sin embargo, a día de hoy, se estima que para el 2022 habrá más de 132 millones de usuarios de podcasts. A continuación, le indicamos cómo puede utilizar los podcasts como herramienta para promocionar su evento:

  • Reclute expertos de la industria como invitados en su podcast para hablar sobre el evento y el tema relacionado.
  • Promocione su podcast en las redes sociales para que los usuarios sean notificados sobre nuevos episodios.
  • Incluya contenido como concursos y obsequios relacionados con eventos especiales que fomenten la asistencia y la participación
  • Asegúrese de que el podcast esté disponible para escuchar antes, durante y después del evento

Marketing de medios sociales

El marketing en redes sociales es una de las herramientas más sólidas que puede ayudar a aumentar la asistencia a eventos. Con tantas opciones de plataforma, los planificadores de eventos pueden usar páginas de Facebook, cuentas de Instagram y hashtags en Twitter y mucho más para maximizar los beneficios de sus esfuerzos de marketing. Algunos consejos para usar las redes sociales en el marketing de eventos son:

  • Cree una página de evento dedicada en la que pueda mantener a su audiencia comprometida
  • Puede promocionar la página a través de anuncios dirigidos para el evento: considere los intereses de la audiencia y los datos demográficos en lugar de la ubicación como criterios de orientación, ya que se puede asistir a los eventos en línea desde cualquier lugar.
  • Utilice funciones de transmisión en vivo y actualizaciones periódicas en las páginas del evento para garantizar un flujo constante de contenido
  • Genere una combinación de contenido estático y de video en sus páginas, pero intente mantener la coherencia en su marca y diseño.
  • ¡Incluya siempre una llamada a la acción!
  • Cree oportunidades para la creación de contenido generado por el usuario, lo que ayuda a mantener el interés de la audiencia. Comparte y promociona este contenido también.
  • Elija su plataforma de promoción con cuidado. Por ejemplo, un evento de networking empresarial se promociona mejor a través de LinkedIn que de Twitter, que es mejor para eventos como conciertos y reuniones.
  • Cree un hashtag único para el evento y pida a los usuarios que lo usen en sus publicaciones para que el contenido relacionado con el evento sea fácil de encontrar.
  • Comparta contenido como contenido detrás de escena a través de videos y fragmentos en sus plataformas de redes sociales

Comunicados de prensa

Un comunicado de prensa es un anuncio oficial o una grabación que se envía a los medios de comunicación. Los comunicados de prensa han sido métodos populares de promoción durante décadas y pueden promocionarse a través de marketing en línea y canales de redes sociales para que los organizadores de eventos puedan obtener de manera efectiva una audiencia más grande para sus eventos. Los componentes de un buen comunicado de prensa son:

  • Un titular bien redactado que llame la atención del usuario.
  • Fechas y otra información relevante que facilite la promoción del evento.
  • Una declaración de sus ponentes o de un organizador clave
  • Una declaración repetitiva que habla de su empresa, lo que hace, ejecutivos clave, etc.
  • Información de contacto de cualquier persona que pueda ser contactada para obtener más información sobre el evento.

Publicidad pagada

El marketing pago se utiliza a menudo como un término general para el marketing en redes sociales. Aunque están relacionados, la publicidad paga no se limita solo a Facebook, Twitter, Instagram y otros canales de redes sociales. También incluye Google y otros motores de búsqueda en los que los organizadores de eventos pueden crear campañas y anuncios para promocionar su evento. Para tener éxito en la publicidad paga, los organizadores de eventos deben asegurarse de que:

  • Se está apuntando a la audiencia correcta. Una buena forma de hacerlo es crear personas de audiencia y audiencias similares a partir de los datos que tiene de los asistentes a eventos anteriores.
  • Se crea un cronograma para que los anuncios se publiquen, de modo que se puedan ejecutar diferentes tipos de anuncios en diferentes momentos. Esto también ayuda a evitar la canibalización de su presupuesto publicitario.
  • Para los anuncios de búsqueda, utilice extensiones y vínculos a sitios para promocionar más información relacionada con eventos.
  • Use elementos interactivos como temporizadores de cuenta regresiva o la cantidad de boletos vendidos en su creatividad para crear una sensación de urgencia
  • Utilice registros o conversiones como un objetivo publicitario, para maximizar la inscripción / asistencia
  • Recuerde establecer una fecha de finalización para sus campañas publicitarias una vez finalizado el evento.

¿Cuáles son las mejores formas de involucrar a la audiencia durante un evento?

Uno de los mayores desafíos al organizar un evento en línea es mantener a los usuarios comprometidos. Los eventos en línea crean más oportunidades de distracción y puede ser fácil perder la atención de los asistentes. Sin embargo, esto se puede reducir creando oportunidades para que se involucren e interactúen con sus oradores. Algunas buenas formas de mantener la atención del usuario durante un evento en línea son:

una. Encuesta en vivo

Muchas plataformas permiten a los oradores involucrar a la audiencia a través de encuestas en vivo y encuestas breves durante la sesión. Las encuestas en vivo también brindan a los planificadores de eventos datos sobre la participación de los usuarios durante el evento.

B. Sesiones de preguntas y respuestas en vivo

Una sesión de preguntas y respuestas en vivo puede ayudar a establecer una relación entre los oradores y los asistentes y también crear oportunidades para que los usuarios obtengan respuestas a sus preguntas.

C. Oportunidades de establecer contactos

En lugar de conectar a las personas individualmente después del evento, es posible utilizar una aplicación de redes para conectar a los asistentes con intereses similares durante y después del evento. Al segmentar a los asistentes en función de intereses comunes, es posible crear salas privadas en línea para que puedan establecer conexiones valiosas durante el evento en línea. ¡Los rompehielos pueden ayudar a aliviar la incomodidad inicial de los grupos de ruptura!

D. Contenido bajo demanda

Los usuarios que se ven obligados a permanecer sentados durante largas sesiones sin descanso tienen más probabilidades de distraerse. Sin embargo, al acceder al contenido a su propio ritmo, es más probable que continúen asistiendo. Si hay una agenda de eventos específica, entonces también debe tener en cuenta un breve descanso para que los usuarios tomen un respiro.

mi. Gamificación

No todos los eventos deben ser serios todo el tiempo. De hecho, al crear un elemento de diversión, los asistentes estarán mucho más comprometidos. Es posible crear minijuegos en la aplicación de eventos móvil para que los usuarios puedan interactuar con su marca y obtener incentivos para asistir al evento completando desafíos simples y ganando premios.

F. Ejercicios de atención plena

Un buen interludio que se puede incluir en cualquier evento online es el bienestar y el ejercicio. Sentarse en un lugar durante períodos prolongados puede tener repercusiones negativas para el cuerpo, por lo que muchos más organizadores de eventos incluyen una clase de entrenamiento breve durante las sesiones del evento.

El futuro de los eventos online

Si hay algo que podemos aprender de 2020, es que los eventos en línea llegaron para quedarse y solo aumentarán su popularidad.

Organizar un evento en línea tiene múltiples ventajas, como menores costos, mayor asistencia y análisis de eventos. Por otro lado, es posible que no creen el mismo nivel de personalización que los eventos en persona, pero muchos software pueden ayudar con la creación de redes y la participación.

Con más gente entusiasmada con la idea de asistir a eventos remotos, se predice que los muchos cambios provocados por COVID-19 posiblemente sobrevivirán a la pandemia, por lo que es mejor sentirse cómodo con la idea de eventos en línea más temprano que tarde.